OA办公自动化系统在文书档案文档档案管理中运用的优点

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　　OA办公自动化在文书档案中运用的优点

　　(一)大大提高了办公效率

　　OA办公自动化在文书档案中运用的最大优点是计算机的强大信息处理能力对办公效率的提高。传统的文书档案管理，需要工作人员在纸质材料上进行信息的收集、整理工作，要求材料上信息记录符合规范、字迹清晰、工整，准确进行各类文件信息的分类和统计，浪费了大量的人力物力，得到的结果也不精确。而OA办公自动化，避免了重复性劳动，规范化文档，标准化管理，方便文件收集、存储、分类和查阅等。

　　(二)提高了文档一体化管理水平

　　OA办公自动化利用计算机进行档案管理，文件化的管理形式和体系化的管理手段，方便了文件信息的共享，避免了信息的大量闲置，通过分享可以了解更多其他部门的概况、最新发展、工作重点等，提高了资源利用率，查找起来也更方便，提高了文档一体化管理水平。

　　(三)能很长久的保存文件资料

　　纸质材料都有一定的使用寿命，且容易受到外界损坏，如火灾、潮湿等都会破坏纸质，很难复原，容易造成不可挽回的损失。而电子文件则能保存更长时间，电子文件可以存储在不同载体上，可以根据实际需要选择不同的电子载体。随着读取文件设备的不断进步，更容易实现存和读，存储时间更长，文件受外界影响较小，稳定性强，破坏后也可以进行恢复。

　　(四)提高了文件传递的安全性，缩短传递时间

　　传统纸质文件在传递过程中可能会发生丢失等情况，妨碍了档案归档的顺利进行，检索档案也很繁复、工作量大，且传递是依靠人为传送，受到距离影响，使得传递时间可能会相当长，影响档案归档的及时性。而计算机网络技术的普及，让传递工作变得非常方便和简单，电子文件可以直接通过网络工具传递给需要者，传递速度非常快，提高了文件传递的安全性，缩短传递时间。

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