中小企业有没有必要用OA？

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信息化的今天， “IT” 不再是新名词：电子商务、 ERP 、 SCM 、 CRM 、 EDI…… ，纷至沓来。 “ 万事开头难 ” ！企业 “IT” 的第一步才是最为关键的，一定要慎重走好！而企业办公效率的高低在很大程度上影响着企业的发展，决定着企业的成功与否。 OA 软件能够更好的帮助企业成功，极大限度提高办公效率，能真正实现办公自动化的办公平台。

  一、 OA 是企业实现信息化的第一步

企业在进行信息化建设时，往往一方面深感其必要性、紧迫性，另一方面又感觉基础不足，实施过程复杂，周期长，缺乏把握与信心。而这时企业 OA 正是推动企业信息化的捷径。
以企业办公自动化系统（企业 OA ）来推动企业信息化的优点在于：

1 、效果直接：通过 OA 系统可以直接提高工作效率，加强企业的快速反应能力。这个效果的显现 不象 ERP 系统降低资金占用率、 CRM 系统提高客户忠诚度等需要较长时间、各方面运作顺畅才能体现。

2 、易于理解实施： OA 系统要比 ERP 等系统更容易理解，以企业信息化基础薄弱时更为切实可行。

3 、投资风险小：一方面企业 OA 系统的投资金额相对较小，另一方面 OA 系统的选择比较容易，如果功能齐全、厂商有较强的实力、产品能支持二次开发，就能确保实施成功。而 不象 ERP 系统还有产品与业务模式是否匹配、企业各部门是否能顺利实施等一系列问题。

4 、能有效推动企业整体信息化水平的提升：通过直接见效的 OA 系统，可以有效地提升企业人员对信息化的认识与熟悉程度，从心理上、技能上都能更好地接受信息化，也可以使企业积累信息系统的实施经验，从而为实施更加复杂的 ERP 、 CRM 等系统打下良好基础。

　 因此，当企业在进行信息化建设、特别是应用系统建设过程中出现犹豫时，可以把企业 OA 系统作为一条捷径，来推动企业信息化建设的前进。

  二、企业实现 OA 后具备多重功能

  网络时代，企业管理的重点已从物流、资金流逐渐向信息流转变。信息流更多地体现为电子文档的流转，它的 交互能 有效改善办公效率，而 “ 办公 ” 实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门与部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为来实现企业整体目标的过程。因此，实现办公自动化（ Office Automation ，简称 OA ）正是企业管理信息流最直接的手段。

企业用户更关心的是 OA 软件能为企业办公效率的提高做出多大的贡献，以及各项指标的改善情况，即企业级用户更加关注 OA 软件实施后所产生的实际效果。一个理想的企业 OA 系统具备以下平台：

企业通信平台 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与 Internet 邮件互通。

信息发布平台 为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

协同工作平台 将企业传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的 “ 扁平式管理 ” ，提高企业团队协作能力，最大限度地释放员工的创造力。

  公文流转平台 企业内、外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会 签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。 日常办公平台 改变传统的集中办公方式，扩大办公区域，企业用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。 信息集成平台 现代企业中已存在的 MIS 系统、 ERP 系统、财务系统等，都存储着一些重要的企业经营管理业务数据，但它们往往 是相对独立和静态的。企业 OA 系统应具备数据接口功能，把企业原有业务系统数据集成到工作 流系统 中，使企业员工能有效获取和处理信息，提高企业整体反应速度。

知识管理平台 用于系统地利用企业积累的信息资源，改进企业的创新能力和快速响应能力，以提高生产效率。

  三、企业 OA 的典型功能

  企业办公自动化系统 ( 企业 OA) 通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

  协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的 OA 系统往往以 OA 为核心，在现代以工作流为核心的企业 OA 中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于 Word 的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

  行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。