某实业公司OA办系统规划设计及需求方案
1、概述
1.1、编写目的
- 明确软件开发的目标和任务;
- 界定软件开发的功能和性能需求;
- 便于用户、分析人员和软件设计人员进行理解和交流。
本文档内容一旦双方确认,将严格遵照执行,对开发成果交付前出现的新需求或需求变化,如果不属于核心业务流程或关键功能、且不影响项目上线,都必须暂缓处理,待交付后进行补充开发,确保开发计划不受干扰,保证开发工作的连贯性和流畅地执行;对于必须满足的新需求或需求变化,要求必须以PCR的形式进行变更申请和审批,经双方项目经理审批签字后方能提交研发进行开发。
1.2、本说明书预期读者
- 项目经理
- 系统规划师
- 需求设计师
- 系统设计师
- 软件开发工程师
- 软件测试工程师
- 实施顾问
- 相关管理部门的领导
- 关键用户
1.3、需求目标(范围)
本需求说明书。2、整体业务描述
2.1、应用场景说明
1)应用场景在客户日常工作中,主要存在以下两种费用借款和费用报销方式,一种是员工借款及报销,另一种就是供应商预付款及报销(付款)。客户现场办公,相对于其他公司有一个不同之处,虽然他们是同一个财务部,但是他们分别处理两个公司的财务信息,所以,在流程中需要体现两个财务部。
员工在出差、日常办公过程中,会存在临时借款事宜,员工需要通过员工借款流程,进行借款,借款时,需要记录借款财务部、借款项目、借款币别、借款金额,以便于后续进行统计分析。员工借款之后,需要通过费用报销流程进行费用抵扣或者报销。其中,与员工借款相关的流程有:CW05_员工备用金借款申请流程;与员工报销相关的流程有:CW01_业务招待报销申请流程、CW02_差旅费报销流程、CW03_日常费用报销申请流程。
供应商在日常合作过程中,会存在预付款(借款)事宜,此时,需要公司内负责相关供应商的业务员,通过供应商借款流程,进行供应商预付款(借款)事宜,在进行预付款时,需要记录借款财务部、借款供应商、借款工厂、借款币别、借款金额,以便于后续进行统计分析。供应商借款之后,需要通过费用报销流程进行费用抵扣或者报销。其中,与供应商预付款(借款)相关的流程有:CW09_供应商借款申请流程;与供应商报销相关的流程有:CW04_公司统一结算费用报销申请流程、CW06_与订单相关费用支付申请流程、CW07_货款支付申请流程、CW08_进口货款支付申请流程。
2)解决问题
- 规范财务报销相关补贴标准、住宿标准等,直接通过系统进行标准跳转;
- 借款时,记录相关员工、供应商的借款信息,并进行累计;
- 报销时,显示员工、供应商未还的借款信息,并进行扣减。
- 出差补贴,直接通过系统维护的标准进行计算,减少人工输入错误;
- 住宿标准,直接通过系统维护的标准进行自动跳转,作为流程审核的依据;
- 借款信息,通过明细表进行员工、供应商借款信息初始化,通过借款流程进行借款金额累计,作为员工、供应商报销时,进行借款信息显示来源以及流程审核的依据;同时,方便客户财务部随时查看相关人员或者供应商借款金额,并进行相关统计分析;
- 报销信息,通过报销流程进行借款金额扣减,同时,方便客户财务部随时查看相关人员或供应商报销信息,并进行相关统计分析。
2.2、系统现状
1)字段联动系统中自带的字段联动功能,可以实现出差补贴、住宿标准的自动跳转功能。
2)流程出口的附加规则
系统中自带附件规则中,通过二次开发,编写流程提交、扣减、退回等相关Action,并在相关流程出口附件规则中进行关联,可以实现借款信息累计、报销信息扣减功能。
2.3、参考文档
有助于客户化开发的相关参考文档,包括类似相关开发案例等等。3、客户化开发方案
3.1、差旅费报销申请流程开发需求
3.1.1、需求描述
1)、出差补贴根据出差区域自动跳出补贴标准,系统根据填入的出差天数,自动计算补贴金额!出差补贴:
杭州市区 0; 杭州周边 10;省内 20;省外及温州 30;出境(含港澳台) 200;参展 100;
公司福利性活动 0;
2)住宿标准,根据住宿区域自动跳出住宿标准,以供后续审批参考!
住宿标准:
沿海省会城市 200;内陆县市 150;
3)从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息,借款内容显示如下所示:
差旅费预支信息 | ||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.1.2、实现方式
1)针对出差补贴、住宿标准,分别创建明细表,用来维护出差补贴、住宿标准,然后,通过字段联动的方式,在流程表单中,自动跳出相关标准金额;2)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。
3.1.3、界面示意
标题 | 紧急程度 | ||||||||||||||||||||||
流程编号 | 申请时间 | ||||||||||||||||||||||
申请人 | 费用承担人 | ||||||||||||||||||||||
申请部门 | 费用承担部门 | ||||||||||||||||||||||
大部门 | 发票编法 | ||||||||||||||||||||||
币别 | 报销财务部 | ||||||||||||||||||||||
差旅费报销信息 | |||||||||||||||||||||||
出发 | 到达 | 车船费 | 补贴 | 住宿费 | 其他费用 | ||||||||||||||||||
出发日期 | 出发地点 | 到达日期 | 到达地点 | 交通工具 | 单据张数 | 金额 | 区域 | 日补贴 | 天数 | 金额 | 住宿地 | 住宿标准 | 天数 | 金额 | 项目 | 金额 | |||||||
合计(小写) | |||||||||||||||||||||||
合计(大写) | |||||||||||||||||||||||
差旅费预支信息 | |||||||||||||||||||||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | |||||||||||||||||||
审批意见 | |||||||||||||||||||||||
部门经理审核意见 | |||||||||||||||||||||||
会计审核意见 | |||||||||||||||||||||||
财务经理审核意见 | |||||||||||||||||||||||
总经理审批意见 | |||||||||||||||||||||||
3.2、日常费用报销申请流程开发需求
3.2.1、需求描述
1)、从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息,借款内容显示如下所示:日常借款信息 | ||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.2.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.2.3、界面示意
标题 | 紧急程度 | ||||||||||
流程编号 | 申请时间 | ||||||||||
申请人 | 费用承担人 | ||||||||||
申请部门 | 费用承担部门 | ||||||||||
大部门 | 郭总/陈总/方总/总部门 | 发票编法 | 无/枚举!!!!出纳、会计可修改 | ||||||||
币别 |
RMB/USD/EUR/GBP/ JPA/AUD/CAD/HKD/BDT |
报销财务部 | 翔天实业/中天行财务(互指!!) | ||||||||
日常费用报销信息 | |||||||||||
发生日期 | 报销内容 | 单据张数 | 金额 | 备注 | |||||||
合计(小写) | |||||||||||
合计(大写) | |||||||||||
借款信息 | |||||||||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | |||||||
审批意见 | |||||||||||
部门经理审核意见 | |||||||||||
出纳审核意见 | |||||||||||
会计审批意见 | |||||||||||
总经理审批意见 | |||||||||||
出纳支付 | |||||||||||
3.3、员工借款申请流程开发需求
3.3.1、需求描述
1)、从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息,借款内容显示如下所示:已借款信息 | ||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.3.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.3.3、界面示意
借款人 | 申请部门 | |||||||
用款用途 | 币别 | |||||||
借款金额(大写) | (小写) | |||||||
还款日期 | ||||||||
备注 | ||||||||
已借款信息 | ||||||||
序号 | 币别 | 借款余额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | ||||
审批意见 | ||||||||
部门经理审核意见 | ||||||||
出纳审核意见 | ||||||||
会计审批意见 | ||||||||
总经理审批意见 | ||||||||
出纳支付 | ||||||||
3.4、公司统一结算费用报销申请流程开发需求
3.4.1、需求描述
1)、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息,借款内容显示如下所示:供应商预付款信息 | ||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.4.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.4.3、界面示意
用款用途 | 币别 | |||||||||||||
收款单位全称 | 用款方式 | |||||||||||||
账号 | ||||||||||||||
开户银行 | ||||||||||||||
预付款金额 | 合同号 | |||||||||||||
公司统一结算费用报销信息 | ||||||||||||||
发生日期 | 费用承担部门 | 费用承担人 | 金额 | 备注 | ||||||||||
合计(小写) | ||||||||||||||
合计(大写) | ||||||||||||||
审批意见 | ||||||||||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | ||||||||
部门经理审核意见 | ||||||||||||||
出纳审核意见 | ||||||||||||||
会计审批意见 | ||||||||||||||
总经理审批意见 | ||||||||||||||
出纳支付 | ||||||||||||||
3.5、与订单相关费用支付申请流程开发需求
3.5.1、需求描述
1)、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息,借款内容显示如下所示:供应商预付款信息 | ||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.5.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.5.3、界面示意
标题 | 紧急程度 | ||||||||||||||||||
流程编号 | 申请时间 | ||||||||||||||||||
申请人 | 申请部门 | ||||||||||||||||||
币别 |
RMB/USD/EUR/GBP/ JPA/AUD/CAD/HKD/BDT |
报销财务部 | 翔天实业/中天行财务(互指!!) | ||||||||||||||||
用款用途 | |||||||||||||||||||
收款单位全称 | 用款方式 | ||||||||||||||||||
账号 | |||||||||||||||||||
开户银行 | |||||||||||||||||||
预付款金额 | 合同号 | ||||||||||||||||||
费用支付信息 | |||||||||||||||||||
发票号 | 摘要 | 数量 | 单价 | 金额 | 费用承担部门 | 费用承担人 | 备注 | ||||||||||||
合计(小写) | |||||||||||||||||||
合计(大写) | |||||||||||||||||||
供应商预付款信息 | |||||||||||||||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | |||||||||||||
审批意见 | |||||||||||||||||||
部门经理审核意见 | |||||||||||||||||||
出纳审核意见 | |||||||||||||||||||
会计审批意见 | |||||||||||||||||||
总经理审批意见 | |||||||||||||||||||
出纳支付 | |||||||||||||||||||
3.6、货款支付申请流程开发需求
3.6.1、需求描述
1)、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息,借款内容显示如下所示:供应商预付款信息 | ||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.6.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.6.3、界面示意
用款用途 | 币别 | ||||||||||||
收款单位全称 | 用款方式 | ||||||||||||
账号 | |||||||||||||
开户银行 | |||||||||||||
付款日期 | 合同号 | ||||||||||||
货款支付信息 | |||||||||||||
发票号 | 摘要 | 数量 | 单价 | 金额 | 备注 | ||||||||
实付合计金额 | (大写) | (小写) | |||||||||||
供应商预付款信息 | |||||||||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | |||||||
审批意见 | |||||||||||||
会计审批意见 | |||||||||||||
总经理审批意见 | |||||||||||||
出纳支付 | |||||||||||||
备注 | |||||||||||||
3.7、进口货款支付申请流程开发需求
3.7.1、需求描述
1)、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息,借款内容显示如下所示:供应商预付款信息 | ||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.7.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.7.3、界面示意
用款用途 | 币别 | ||||||||||||
收款单位全称 | 用款方式 | ||||||||||||
账号 | |||||||||||||
开户银行 | |||||||||||||
付款日期 | 合同号 | ||||||||||||
货款支付信息 | |||||||||||||
发票号 | 摘要 | 数量 | 单价 | 金额 | 备注 | ||||||||
实付合计金额 | (大写) | (小写) | |||||||||||
供应商预付款信息 | |||||||||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | |||||||
审批意见 | |||||||||||||
会计审批意见 | |||||||||||||
总经理审批意见 | |||||||||||||
出纳支付 | |||||||||||||
3.8、供应商借款申请流程开发需求
3.8.1、需求描述
1)、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息,借款内容显示如下所示:供应商预付款信息 | ||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 |
3.8.2、实现方式
1)针对员工借款信息,创建明细表,用来维护员工借款信息,同时,将明细表与员工借款流程通过Action相关联,每次员工借款之后,将借款金额累计在相关记录中;然后,员工发起差旅费报销时,通过Action及表单信息,自动读取该员工的相关借款信息。3.8.3、界面示意
供应商 | 申请日期 | |||||||||||
出口公司 | ||||||||||||
付款用途 | ||||||||||||
付款金额 | (小写) | |||||||||||
币别 | 汇率 | |||||||||||
付款金额 | ||||||||||||
供应商预付款信息 | ||||||||||||
序号 | 供应商 | 工厂 | 币别 | 预付款金额 | 本次抵扣金额 | 金额小计 | ||||||
审批意见 | ||||||||||||
部门经理审核意见 | ||||||||||||
出纳审核意见 | ||||||||||||
会计审批意见 | ||||||||||||
总经理审批意见 | ||||||||||||
4、开发方案总结
此客户化开发方案作为协同办公系统客户化开发的指导文档,后续将按照此客户化开发方案进行具体的开发工作,当然后续还会有新的需求变动要求,细节的微调可在开发过程中及时纠正修改,其余需求将在系统验收后进一步优化中考虑,以便于后续项目的顺利推进。5、开发工期评估
需求 | 需求概述 | 实现难度 | 实现工期 |
3.1、 差旅费报销申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.2、日常费用报销申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.3、员工借款申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 0.5人天 |
3.4、公司统一结算费用报销申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.5、与订单相关费用支付申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.6、货款支付申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.7、进口货款支付申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 1.0人天 |
3.8、供应商借款申请流程开发需求 | 详见需求分析 | 中 | 0.5人天 |
实现工期合计 | 7人天 |
- 1协同OA软件在企业中的功能需求描述
- 2企业OA软件对流程请购单字段介绍:
- 3OA办公自动化系统的调研成果及需求分析
- 4OA营运管理平台将逐步发展成为以“客户”为导向
- 5生产型企业OA办公系统软件管理以项目为中心的需求分析
- 6OA管理平台建设策略:整体规划、有效推进
- 7OA办公系统的员工离职与离职原因调查表
- 8办公OA软件对XX科技公司的需求列表
- 9OA办公系统对xx集团协同运营管理平台的管理定位
- 10oa办公系统调研
- 11想使用OA办公自动化系统的集团IT规划总体思路
- 12oa办公系统的需求分析
- 13OA协同办公系统的调研结果分析
- 14某五金公司协同OA办公软件系统的实施计划及需求分析
- 15办公oa系统行业分析
- 16协同办公市场分析
- 17oa软件需求
- 18OA系统实现企业档案知识制度新闻目录规划
- 19OA产品流程处理子平台
- 20oa办公自动化系统需求分析
- 21协同OA软件对xx集团管理需求的理解
- 22上海XX股份公司OA办公系统企业信息门户系统二期需求
- 23协同办公OA软件的需求分析都有哪些功能呢?
- 24oa办公系统行业报告
- 25OA办公软件深化体系建设--财务共享管理方案蓝图
- 26OA办公系统实现HR人事管理需求分析
- 27XX公司OA协同系统实施需求与计划安排
- 28某某企业对OA办公系统的IT需求
- 29XXX集团OA协同办公系统门户部分需求调研问卷
- 30OA系统功能需求表