江苏XX家用设备集成有限公司协同办公系统实施方案

江苏XX家用设备集成有限公司
协同办公系统项目实施方案

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文档简要信息：
文档主题(Title)			江苏XX家用设备集成有限公司协同办公系统实施方案
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说明 (Comments)			实施方案
文件名称 (File Name)			江苏XX家用设备集成有限公司协同办公系统实施方案.doc
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序号	日期	版本		变更说明	修改人	审批人	注释
	2013-7-17	V1.0		创建		无	无

江苏XX家用设备集成有限公司
协同办公系统实施方案

一、序言

江苏XX家用设备集成有限公司，位于江苏省昆山市黄浦江北路211号，注册资金3020.4万元，是目前国内规模最大、商业模式最成熟的专业家电集成销售服务商。其前身为江苏省五金交电化工总公司昆山公司，2002年成功转制，2004年12月公司再次增资并由“昆山XX电器有限责任公司”升级更名为“江苏XX电器有限公司”，2008年定名为“江苏XX家用设备集成有限公司”。

二、方案整体介绍

(一)项目实施目标

江苏XX家用设备集成有限公司协同管理平台项目实施的总体目标是：在泛普项目经理和项目实施工程师的指导和协助下，应用泛普协同管理平台。根据江苏XX的具体需求，搭建江苏XX协同办公管理平台，并培训指导江苏XX员工应用协同办公管理平台，目的为提高企业工作效率、明确各个职能部门对企业管理的具体职责。

(二)项目实施范围

实施范围为江苏XX家用设备集成有限公司。

(三)方案说明

针对江苏XX的业务模式以及组织结构的特点，THINKONE协同办公管理平台实施方案整体做如下规划：

1、组织结构方案

根据江苏XX的现有组织结构，设置XX集成为OA系统中的总部，江苏XX集成、苏州XX电器、XX汽车服务为分部。分部下设各职能部门。
此方案的目的：

可以清楚的了解公司目前的组织情况，包括分部和部门的情况；
方便按分部进行流程设计，便于管理；
方便按分部进行文档资料查看和共享。

2、人员基本信息方案

通过对整个江苏XX的流程进行调研和分析，对使用协同办公管理平台人员进行整理和安全级别的划分（安全级别对企业人员层级的数字化表现形式），根据流程和文档调研结果，安全级别不单纯的表示人员的层级关系，对于流程中使用到的关键人员也与其他同级人员进行了划分，此方案的目的：

方便和快捷的搭建流程；
更重要的是系统上线使用后，系统管理员能够因公司的组织结构调整对系统做出相应快速的调整；
减少后期管理员对系统维护时的工作量和工作强度。

3、流程统一解决方案

根据对江苏XX的流程进行调研，及江苏XX现有人员组织结构和审批权限的分析后，采用如下方式对整个江苏XX的流程进行规划：
通过系统中的人员职能、安全级别，审批人员以及终止审批人员具有不相同的权限。

4、文档统一解决方案

根据对江苏XX的文档结构进行调研，及现有人员组织结构和对相关文件的查看权限进行分析后，对文档默认查看权限进行规划，采用方案：按照部门、角色和安全级别，对文档创建、编辑及查看权限进行管理，主要目的在于方便以后进入公司的人员对原始文档进行查阅学习，也方便系统管理员维护文档管理权限。

5、流程设置方案说明

该方案中的流程图，全部使用Microsoft Office Visio 2010软件进行编写，现对流程中的流程图做如下说明：

流程图说明

节点说明：该图表示创建类型节点。在所有流程中有且只能有一个此类型的节点
节点说明：方框表示审批类型节点，如果流程中没有特殊说明，则表示流程审批退回到创建人。在具体流程中该类节点的数量没有限制
节点说明：表示执行类型节点，如果流程中没有特殊说明，则表示流程流转到下一节点。在具体流程中该类节点的数量没有限制
节点说明：表示归档类型节点。在具体流程中该类节点的数量没有限制，通常是一个
节点说明：表示需要触发子流程

流程路径说明：

流程图中各个节点间的连接线路为流程流转路线，路线上面的文字和数字表示流程流转路径的条件。

流程附件说明：

所有流程中均可以关联附件，对所有流程关联的流程附件进行统一管理，根据下面文档目录的权限进行分配。

一级目录	二级目录	三级目录	创建人	可否回复	可否修改默认共享	可否修改非默认共享	默认共享范围	是否显示在首页元素中	门户名称	首页元素名称
流程附件	流程附件	流程附件	无	否	是	是	直接上级	否	无	无

流程附件的大小统一设置为10M。

6、文档设置方案说明

一级目录	二级目录	三级目录	创建人	可否回复	可否修改默认共享	可否修改非默认共享	默认共享范围	是否显示在首页元素中	门户名称	首页元素名称
江苏XX	公司文件	发文	XX	否	否	是	所有人	是	公司门户	公司发文

本系统内的知识管理模块是3层结构，分为主目录、分目录、子目录3层结构，具体文档存放在子目录下，对文档的创建，共享范围，也在子目录下进行设置。
相关字段说明：

创建人：在此目录下，哪些人可以创建文档。
是否回复：“是”代表可以对发布后的文档进行回复，“否”代表不能回复。
可否修改默认共享：“是”代表可以对发布后的文档修改默认共享权限，“否”代表发布后的文档不能修改默认共享权限(缩小默认共享范围)。
可否修改非默认共享：“是”代表可以对发布后的文档修改非默认共享权限，“否”代表发布后的文档不能修改非默认共享权限（扩大默认共享范围）。
是否订阅：“是”代表可以对发布后的文档如果没有权限查看，则可以进行订阅，在文档所有人审批通过后，可以查看这篇文档，“否”代表发布后的文档不能进行订阅。
默认共享范围：此处设定文档共享权限范围，被共享范围内的人可以查看当前目录下的文档。
是否显示在首页元素中:该文档目录是否要在首页中显示出来."是"表示要显示,并要首页元素名称中填写元素的名称."否"表示不需要。
门户名称：该文档目录在具体哪个门户中显示。
首页元素名称：在门户中显示对应的元素名称。

三、人员基础信息实施方案

1、公司组织结构图

2、公司人员基本信息

姓名	性别	工作地点	职务类别	职务	岗位名称	分部	部门	安全级别
顾敏	男	昆山	管理类	董事长	董事长	江苏XX集成	董事会	100
周超	男	昆山	管理类	董事	董事	同上	董事会	100
王东明	男	昆山	管理类	总经理	总经理	同上	总经理室	90
严军	男	昆山	管理类	副总经理	副总经理	同上	总经理室	80

其他人员相信信息资料请见附件

四、流程实施方案

人事流程

请假审批流程

流程图：

备注：
用系统自带的请假申请单。

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	人事专员	刘岩岩
3	申请人部门负责人	直接上级
4	申请人部门分管领导	部门负责人直接上级
5	总经理
6	董事长
7	人事行政部	刘岩岩
8	归档

流程表单：

请假申请单

申请日期: 年月日

姓名		部门	职位	工作代理人
请假类别	A、□ 事假 B、□ 病假 C、□ 婚假 D、□ 丧假 E、□ 产假
	F、□ 旺补假 G、□ 年假 H、□ 当月积休调休 I、其它，请说明（）
请假原因	注：请详细说明请假原因，其中B-E需提供相关证明,其他视具体情况。
请假时间	自年月日时起至年月日时止，共天
总经理室		人力资源部	部门审核	申请人
1、根据请假签核权限进行签核，签核完成的请假单和当月考勤表附在一起，作为当月考勤依据。 2、请假流程依员工手册相关规定为准。

人员异动流程

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	申请人部门负责人	直接上级
3	人事经理审核	人事行政部+60
4	申请部门分管领导	部门负责人直接上级
5	总经理审核
6	董事长审核
7	人事存档作业	姜爱华
8	归档

流程表单：
人员异动审批表
填表日期：年月日

说明：
1、异动类型可多选；
2、表单中加条线判断选项（管理、零售、采销、客服）条线审核人为：
管理中心：严军
零售中心：辛志强
采销中心：蒋天宝
客服中心：方筱华
3、试岗期、是否外派为单选。

人员增补流程

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	部门审核	直接上级
3	人事经理审核
4	总经理审核
5	人事作业	人事专员刘岩岩
6	归档

流程表单：

人员增补申请单
申请日期：年月日

行政流程

表单制作流程

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	部门（分部）指定的专人	行政申请专员：凌琳、钱艳、李捷、许铮、顾丽琴、谢文静、高燕、戴益、周萍、黄伟、周翠莲、刘雅男、王英姿、周敏珠、周丽艳、赵娟、孙凤鸣
2	行政经理	行政经理姚慧
3	经办人	行政专员李捷
4	返回申请人
5	归档

流程表单：
表单制作申请表

表单名称		尺寸
申请分部		申请部门
共几联
是否需重新设计	是；否	使用时间
印制数量（按一年的需求量计算）
备注
附件上传

工作服申请流程

相关说明：
明细表单备注：
姓名：浏览按钮
性别：选择框（男女）
申请属性：制作或者借用单选
西服：CHECK框
衬衫：CHECK框
衬衫（尺寸）：单行文本框
领带：CHECK框
司徽：CHECK框

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	部门（分部）指定的专人	行政申请专员
2	部门（分部）负责人	分部：总经理总部：部门负责人
3	总部人事专员	总部人事专员：姜爱华
4	行政经理
5	经办人	行政专员李捷
6	返回申请人
7	归档

流程表单：

序号	姓名	性别	联系电话	申请属性（制作或借用）	西服	衬衫	衬衫（尺寸）	领带	司徽










备注：1、此表由申请人于转正后填写由各部门主管批准后，方可领取。（请以部门为单位进行申请） 2、实习生、未转正人员参加各大型活动也可临时申请衬衫、司徽、领带，活动结束需归还人事行政部。 3、每月15日～20日可至人事行政部申请，平时不予受理。 4、配发标准：2套西服+长短袖衬衫各2件+司徽1枚+领带1条（男）+裙子或马夹1件（女）。

会议室申请流程

相关说明：
采用系统自带的会议室表单

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	部门（分部）指定的专人
2	信息部/行政部	信息专员（许峥）、行政专员
3	申请人
4	归档

流程表单：
会议室申请

会议名称		与会人数
地点	会议室选择	会议起止时间
设备需求（信息部）	电脑、投影、音响、话筒、幕布、录音笔、白板
会务需求等级（人事行政部）	A、B、C	在员工食堂用餐人数
其它个性需求（如住宿、订餐、拍照、横幅、参观安排等）：
其它个性需求（如住宿、订餐、拍照、横幅、参观安排等）：
备注：
A级：一楼电子欢迎牌；鲜花、绿化；茶歇；茶水；专人倒水；（接待高端客户）
B级：一楼电子欢迎牌；绿化；茶水；专人倒水；（公司重大会议）
C级：茶水；（一般的会议、培训）
会议室（22M²）A：10人以内；会议室（30M²）B：15人以内；多功能会议室（70M²）：48人以内；培训室（175M²）：100人以内；董事长会议室（80M²）：20人以内；

办公用品申请流程

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	部门（分部）指定的专人	行政申请专员
2	经办人	行政专员
3	申请人
4	归档

流程表单：
办公用品申请表

申请部门
申请日期

序号	品名	数量












合计	*

用印申请流程

相关说明：
开票清单--财务审核确认；      （财务经理陈全辉）
对经销商的费用---财务审核确认；（财务经理陈全辉）
促销政策--采销中心负责人；    （蒋天宝、丁雪华）
收入证明--人事经理确认；      （人事经理）
涉及资产--分管副总；          （资产管理严军）

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	部门负责人	直接上级
3	相关部门负责人	参考相关说明
4	行政经理
5	归档
6

流程表单：
用印申请流程

日期
申请人
申请部门
分类	开票清单、对经销商费用；促销政策；收入证明；其他
盖章内容（请注明金额与对方名称）
印鉴名称	众茂机械；XX集成；明信投资；单选
份数
部门负责人
相关部门人员的审核
备注

携带公章外出申请流程

相关说明：
1.需要确认流程和表单

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	财务部门人员	财务部门0-100
2	财务经理	财务经理 60
3	行政经理
4	归档

流程表单：
携带公章外出申请流程

申请人
申请部门
去向与办理事由
外出日期
外出时间
返回日期
返回时间
印章名称	众茂机械；XX集成；明信投资：单选
部门负责人
备注

资产申请流程

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	部门（分部）指定的专人
2	部门（分部）经理	直接上级
3	行政经理
4	分部综管/总部行政专员	分部到分部综合管理人员、总部到行政专员
5	归档

流程表单：
资产申请流程

申请人
申请部门
资产来源
资产品名	型号	数量	推荐

计运流程

订货单流程

相关说明：
金额单位为元，小数点后2位。
数量为小数点后2位。

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	申请人部门负责人	直接上级
3	申请人所属的分部财务（自己选）
4	对应的采购人员（自己选）
5	反馈申请人
6	归档

批准申请流程

相关说明：

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	所有人
2	申请人部门负责人	直接上级
3	申请人所属的分部财务	自己选择
4	申请人对应的分部总经理
5	总部财务（商务）	政策、费用、返利：梁艳
6	总部三大中心负责人（零售苏海生、分销丁雪华、客服方筱华）
7	总部分管副总（分：蒋，零：辛，管理：严）
8	总部总经理
9	董事长
10	返回申请人
11	归档

流程表单：
批准申请流程

调货申请单流程

流程图：

相关说明：
转仓单号用户自己写

节点操作者说明

节点	节点操作者	备注
1	计运部人员	选择转出库人员及转入库人员
2	转出库物流人员
3	转入库物流人员
4	反馈申请人

流程表单：
调货申请单

人事流程（苏州XX电器）

人员入职流程

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	人事专员（苏州XX）	人事专员（苏州XX）谢雯
2	用人部门负责人	部门+60
3	总经理	部门+80
4	人事专员（苏州XX）
5	归档

流程表单：

转正人员姓名
任职部门		任职岗位
入职时间		按期转正时间
转正后薪资		备注
人事意见
用人部门负责人意见
总经理意见
人事备案

员工离职申请流程

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	员工申请
2	人事专员（苏州XX）	人事专员（苏州XX）谢雯
3	用人部门负责人	部门+60
4	总经理	部门+80
5	人事专员（苏州XX）
	归档

流程表单：

申请人
任职部门		任职岗位
入职时间
申请离职原因
人事意见
用人部门负责人意见
总经理意见
人事备案

请假、调休流程

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	综合管理部员工
2	综合管理部	部门+60
3	总经理	部门+80
4	行政办理（苏州XX）	行政专员谢雯
5	归档

流程表单：

申请人		申请部门
费用用途
申请金额（小写）	￥	大写
付款方式	银行转账、现金
收款单位
开户行及账号
综合管理部意见
总经理意见

办公用品申请流程（固定资产）

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	申请人
2	行政专员	行政专员
3	综合管理部	部门+60
4	总经理	部门+80
5	行政	行政专员
6	归档

流程单：

申请人		申请部门
申请物品		产品型号
申请数量		单位
行政意见
综合管理部意见
总经理意见

办公用品申请流程（低值易耗品）

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	申请人
2	行政专员	行政专员
3	申请人确认
4	归档

流程表单：

申请人		申请部门
申请物品		产品型号
申请数量		单位
行政意见

用印申请流程

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	申请人
2	行政专员	行政专员
3	综合管理部	部门+60
4	行政用印	行政专员
5	归档

流程表单：

申请人		申请部门
申请盖章文件名称
用章种类	公章、合同章、财务专用章、法人章
行政意见
综合管理部意见

财务流程（苏州XX电器）

费用申请流程

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	申请人
2	部门负责人	部门+60
3	财务审批	财务部门+60
4	总经理审批	部门+80
5	财务办理	财务会计
6	归档

流程表单：

申请人		申请部门
申请金额（小写）	￥	大写
用途
部门负责人意见
财务部意见
总经理意见

返利申请流程

流程图：

相关说明：

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	申请人
2	部门负责人	部门+60
3	财务审批	财务部门+60
4	总经理审批	部门+80
5	财务办理	财务会计
6	归档

流程表单：

申请人		申请部门
申请金额（小写）	￥	大写
用途
部门负责人意见
财务部意见
总经理意见

资金申请流程

流程图：

相关说明：
备注：应付会计项目为单行文本框，客户自己填写。
支付方式为单选。

节点操作者说明

节点（常用）	节点操作者	备注
1	部门负责人
2	财务会计	财务会计：刘飞
3	财务审批	财务部门+60
4	总经理审批	部门+80
5	财务办理	财务会计
6	归档

流程表单：

申请人				申请部门
申请金额（小写）	￥			大写
支付方式	转账支票	银行转账			承兑汇票	其他
用途
应付会计	库存金额		前60天销售				资金占用
	可用返利		应付金额
	其他意见
财务部意见
总经理意见