成都XX公司协同办公OA知识调研确认版

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知识文档管理
知识库文档需求说明
知识是一种有组织的经验、价值观、相关信息和洞察力的动态组合。在组织机构中，它不但存在于文件或档案中，还存在于组织机构的程序、过程、实践与惯例中。企业中的知识一般包括技术、产品、流程、市场、客户、合作伙伴及竞争者等方面的知识。知识管理是识别组织中的知识资产、并充分发挥知识资产的杠杆作用，来帮助企业获取竞争优势的过程。知识管理一般包括知识的积累、知识的分享、知识的利用、知识的创新的四个过程。
XX控股协同办公OA的知识文档库，根据不同业务，汇集各类有价值的信息，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，达到信息共享、支持管理的目的。知识库在文档分类、文档属性定义等方面具备强大功能，为XX控股提供全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。用户在知识应用层面上，形成如下需求：
 我的知识：提供个人知识门户作为企业知识资产累积、业务创新平台；方便个人对知识的有效管理与贡献，经验分享；
 知识地图：支持知识地图通过表格、图形等多种方式的展现；支持方便快捷的制作知识地图，为各部门、岗位人员日常所用；
 知识发布：支持知识文档依照知识发布流程经审批后发布到系统；支持知识多级、多维度分类，完善的权限控制，支持业务流程与知识的关联；
 知识审核：支持知识发布流程的方便灵活定制，实现对知识发布、评级等活动的全程监控；
 知识查询：支持类似谷歌、百度模式的全文检索；支持对知识的全文、关联、模糊查询；支持组合条件检索，例如通过输入作者、时间、类别得到结果；
 我的订阅：支持按照个人配置的订阅条件，定时将符合条件的文档推送到个人桌面或邮件系统；
 知识排行：系统需要包含一整套的知识管理机制，如：知识的积分、推荐、搜索、收藏、评价、激励等，提供知识的阅读统计、订阅、推送，包括阅读次数，谁已经阅读；可以按人、单位对知识的贡献、浏览进行排名；
 权限管理：不同的权限设置是否具有阅读、打印、下载等，支持文档的下载记录。
用户在文档应用层面上，形成如下需求：
 文件管理：支持各类格式文件上传、修改；与审批流关联，实现自动归档，自动调用。
 档案管理：支持档案立卷、档案修改。
 编码管理：支持档案类别管理。
 系统查询：支持多维度查询。
 表报生成：支持多种表报自动生成。
 系统管理：支持权限设置、修改（根据不同权限设置打印、下载、查询等）；可自由设定授权时间。
针对XX控股对知识文档管理的需求，且应用范围涉及到集团的全部员工，我们通过了解日常处理的知识文档和文件管理的方式、知识种类、格式以及安全控制，在实施方法上由实施顾问和系统管理员共同确定了具体的方法，要点如下:
 文档目录的规划：总体目录规划是集团层面统一设置部分公用的文档目录,将常用的目录分类在集团层面确定,在此基础上,以每个部门级为单位建立一级。
 文档目录的管理：集团层面的公共目录由系统管理员统一管理，部门级的目录由各个部门的关键用户进行管理,由管理员负责对关键用户授权。
 权限分工：系统管理员负责维护集团层面的公共目录，建立及授权部门级的一级目录，部门级的一级目录下的二级和三级目录由各关键用户进行管理。
同时，建立企业级规模的文档管理机制，将目前主要由员工个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。“层次化”管理各种文档，如参考档案管理的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，以及使用关键字或全文索引，方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新和有效的文档。实现文档处理过程的工作流自动化，如自动发送审批请求、自动催办等。更有效地进行安全性控制，在加强制定和实施组织档保密制度的同时，也同时以信息技术的手段对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理。具体实现方案要点如下：
 在知识文档目录中建立案例目录，示例如下：
 
 文档安全性设置：通过文档的共享权限，可以设置文档的阅读、编辑与完全控制权限。人员选择可以按照人员名称、行政岗位、部门、通用群组。
 
 知识文档审批：在知识文档目录中，用户提交文档后，系统将根据预先设置好的流程自动通知相关人员进行审批处理，审批完成后的文档自动发布。
2.2 知识文档目录与结构
XX OA知识文档目录结构，以控股公司及各子公司作为主目录进行分类，知识管理需根据XXOA的不断深入应用，以及用户对知识文档管理的更多需求而不断扩展。
知识目录结构如下（以控股公司为例）：
 创建人：对该目录的文档谁具有权限来创建。
 默认共享范围：是指这个目录下的文档默认情况下谁可以看到。可以指定某一个人，也可以指定某一个部门，系统提供多种共享的设置。
 是否有相关审批流程：审批流程根据目录文档的内容设定审批步骤和审批人
主目录 分目录 子目录 是否审批 创建人 默认共享范围
控股公司 集团介绍 集团简介 是 企划部 所有人
  集团组织结构 是 人力资源部 所有人
  

主目录	分目录	子目录	是否审批	创建人	默认共享范围
控股公司	集团介绍	集团简介	是	企划部	所有人
		集团组织结构	是	人力资源部	所有人
		企业荣誉	是	企划部	所有人
		企业文化	是	企划部	所有人
		产品展示	是	企划部	所有人
		员工天地	否	企划部	所有人
	规章制度	人事管理	是	综合部	所有人
		行政管理	是	综合部	所有人
		财务管理	是	综合部	所有人
		安全管理	是	综合部	所有人
		采购管理	是	综合部	所有人
		质量管理	是	综合部	所有人
	通知管理	通知发布	是	综合部	所有人
		新闻发布	是	综合部	所有人
		公告发布	是	综合部	所有人
	培训管理	人事管理	否	所有人	所有人
		行政管理	否	所有人	所有人
		财务管理	否	所有人	所有人
		生产管理	否	所有人	所有人
		采购管理	否	所有人	所有人
		销售管理	否	所有人	所有人
		项目管理	否	所有人	所有人
		市场管理	否	所有人	所有人
		龙工制度	否	所有人	所有人
		作业指导书	否	所有人	所有人
		企业文化	否	所有人	所有人
	采购管理	配套物资	否	供应部	所有人
		钢材物资	否	供应部	所有人
		固定设备	否	供应部	所有人
	合同管理	采购合同	否	所有人	创建人本部门
		销售合同	否	所有人	创建人本部门
		服务合同	否	所有人	创建人本部门
		基建合同	否	所有人	创建人本部门
		租赁合同	否	所有人	创建人本部门
	IT管理	X3	否	信息管理部	所有人
		U9	否	信息管理部	所有人
		K3	否	信息管理部	所有人
		CRM	否	信息管理部	所有人
		OA	否	信息管理部	所有人
		HR	否	信息管理部	所有人
		作业指导书	否	信息管理部	所有人
		PLM	否	信息管理部	所有人
		生产、财务、供应链	否	信息管理部	所有人
		项目管理	否	信息管理部	所有人
		软件工程理论	否	信息管理部	所有人
		系统业务流程	否	信息管理部	所有人
		部门文化	否	信息管理部	所有人
		信息部合同	否	信息管理部	所有人
		通讯录	否	信息管理部	所有人
		会议纪要	否	信息管理部	所有人
		其他文档	否	信息管理部	所有人
		新员工知识	否	信息管理部	所有人
	财务管理	报表	否	财务部	创建人本部门
	销售管理	报表	否	销售部	创建人本部门
	生产管理	报表	否	总调	创建人本部门
	质量管理	报表	否	全质办/质检部	创建人本部门
	产品管理	报表	否	技术部	创建人本部门
	售后服务	报表	否	销售部	创建人本部门
	企业标准	数据编码标准	是	数据中心	所有人
	作业指导书	U9系统操作	否	所有人	所有人
		K3系统操作	否	所有人	所有人