协同OA软件的工程文件电子化管理：

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各部门现状及需求
 工程部
部门职能：在订单导入到生产部门进行大规模生产之前，要在工程部进行订单的试产，工程部这边会有各种工程技术文件需要存储。
工程部现状：
工程部的各种技术文件，都是纸质材料，存储于专门的文控室。文件要打印多分分别给需要审批和取阅的人员，造成纸张的浪费，效率也不高。
工程部对一个工程项目的进度情况，了解不及时，每个项目进展到哪一步，不能很方便的查询了解。办公OA导入大批量生产前，物料准备情况、机器设备情况信息资料没有进行统一的管理，公司的erp系统不能管控到这一块，从而影响工程项目的进度。
协同OA主要需求情况：
工程文件电子化管理：工程技术文件通过各级审批，最终归档到电子档案，同时要自动发到需要查看工程文件的人员手中。其中对工程文件要有“打印”“复制”“阅读”等权限的控制。以及对工程文件“查看”“打印”等都要有时间及人员记录。
关于工程项目管理：主要应用于有新订单以后，在开始导入大批量生产之前的辅助作用。工程部会有专门的状态表单，由工程师进行填写，然后通过上级领导进行审批，每个进入一个阶段都要进行审批，才能进行下一步，直到最后能进行大规模生产为止，工程师要对各阶段所发生的问题进行记录。这里会涉及到多个部门同时审批的会签流程。另外，这个阶段所产生的物料等是不计录成本，不在ERP系统里产生数据的。

研发部
部门职能：研发部属于公司的一个技术部门，负责新产品的研发工作，同时也根据客户提出的技术需求，研发客户所需产品。
被调研人：李萍/何经理
研发部现状：
　　每次获得客户研发需求资料后，会开始一个研发计划，经过各级领导的审批立项后，会指定项目负责人，然后由项目负责人进行组织项目小组成员，并安排成员的工作，制定研发周期，并通过开会讨论等形式来了解研发项目的进度情况。此过程中，产生的技术文档为第一版本，并存储起来。出样品后会给客户检测，如果客户有新的需求，就会再立项并组织第二次的开发，从而产生第二、三版本资料等。因为各种版本资料都是纸质的，存储和查阅及管理不方便；另外研发进度情况不能及时了解；可能造成因为跟某个员工沟通不及时而影响整个研发的进度等情况发生。
OA办公自动化系统主要需求情况：
    希望能将研发部的产品研发项目通过信息化手段进行优化管理，实现研发计划的审批、研发小组的成立、研发小组成员工作分配、项目的进度管理，包含小组成员研发的进度以及各个项目的进度统计，实现项目负责人对项目的监督、回复等功能。同时，项目负责人能够根据项目的情况对研发项目进行修改、增加人员、提前和置后计划等操作。整个项目研发过程中，所产生的技术文档，要根据版本为目录，进行有序存储，并通过权限的控制来管理到项目内容以及技术文档的查阅及修改。