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导致OA系统实施项目失败的主要原因有哪些

2019-03-16 17:07:45    来源:泛普软件 · zhangyan

  OA系统的失败案例在网上很少见,但并不能隐藏OA系统相当高的实施失败率。如果将完全废弃和没有产生应有效果的OA系统都算作失败项目,估计这个失败率将高达80%左右。

  一直以来,信息化项目实施失败的主因似乎都归咎于用户,而非产品。比如说用户缺乏一把手推动、用户需求变更太频繁、用户的管理太混乱等等理由……我觉得这对于用户来说是不公平的,因为项目失败他们是最大甚至唯一的牺牲者,再让他们对失败负全责,有点"太不人道了"。

  用户成为替罪羊,往往是厂家推卸责任的后果。厂家是媒体信息的主导者,他们控制着舆论导向,哪个公司会说是自己产品的原因呢?而用户则丧失了话语权,而且他们也不好意思将自己的失败案例拿出来讨论,时间一长,连用户都觉得似乎真的是自己的问题了。

  不否认用户问题是项目失败的重要因素之一,但我们更想让大家全面了解一下导致项目失败的主要原因,并尽量去规避。归结起来有四个主要原因:技术缺陷、功能缺陷、选型失误、管理不善。

  一、技术缺陷

  技术缺陷主要包括以下三种情况:

  1、不支持大规模并发

  这种情况主要发生在大型企业和特大型企业,他们在最初上马OA系统的时候,用户数还不是很多,但用了几年后,用户数剧增,使用用户会达到万人左右,并发数(同时在线的用户)能达到2000-3000人左右。这时候系统的开发架构和运行平台就无法支撑了,系统访问会变得非常非常慢,而且很容易出现掉线或链接不上的现象,自然也就无法使用了。

  XX集团原来花费数百万元上马的OA系统半途而废,主要就是这个原因。伊利集团三次实施OA失败,并发数问题也是一个重要原因。

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  2、服务成本太高

  因为OA系统的服务成本太高而被迫放弃的用户很惨,他们已经习惯了这套系统,但有需求没法做,有问题没法改,只能使用最简单的功能。这种问题是OA系统的先天问题,是无法解决的,出现这种问题的用户大多使用了一些服务成本很高的OA开发技术,如LOTUS、SharePoint等,这种架构的OA系统无法远程服务,而到现场服务的成本远远超过JAVA等技术产品,因为掌握这种技术的工程师成本很高,没办法,物以稀为贵。

  XX集团就是因为采用了Lotus技术,而原施工方又倒闭了导致系统半途而废。不要说软件就是服务,这种服务谁也消受不起。

  3、不能和其他系统整合

  这种情况在近几年内越来越多,因为OA系统涉及面广,包容性强,所以用户需要将OA系统作为企业的中心平台,实现统一入口和整合数据的作用。但一些OA系统因为技术架构不合理或者设计水平欠缺,导致这种需求无法实现,这种问题也属于软件的先天性缺陷,后期是很难改进的。

  这样用户得到的只是一个功能单一的OA系统,而且加重了企业信息孤岛的问题,被废掉就不可避免了。

  二、功能欠缺

  功能缺陷也包括三种情况:

  1、功能不细致

  现在OA系统的功能普遍存在一个误区就是求全不求细,看起来林林总总各种功能都有,但深入的使用后才发现有很多欠缺,比如发送通知时不能设置自动回执、接收文件时不能直接归档、工作流不支持多种类型的跳转、表单不支持交叉汇总等等。

  2、功能不易用

  这个问题一直被厂家所忽略,但却在很大程度上影响了OA系统的实施成功率。OA涉及面广,各类型人员电脑水平千差万别,OA实施是一鼓作气,再而衰,三而竭,如果不能够快速的让使用者产生兴趣,他们的热情就会很快冷却,再好的功能和技术都是空谈。

  3、功能不适用

  OA系统里面的很多功能模块只是做做样子,并不能真正满足用户的业务办公需要,典型如资产管理、人力资源、客户关系、会议管理、项目管理等,用户发现不适用后又不愿意花钱做二次开发,慢慢的也就导致OA系统功能的闲置。

  功能的欠缺可能不会导致用户完全废弃OA系统,但只能勉强的使用一些最基本的功能,如信息发布等,远远没有发挥OA系统应有的价值,无疑也是一种失败。这种类型的客户太多了。

  三、选型失误

  因为选型失误而造成项目失败,这能怪谁呢,厂家?用户?我更喜欢各打五十大板。

  用户在选型的时候一般都是不成熟、不理性的,过于理想化,但几乎所有的厂家为了取悦用户、尽快成单,都在一味的迎合用户的需求,甚至在明知不合理的情况下误导、欺骗用户。比如很多客户在购买时让厂家给自己开发一些业务模块,等实施后,才发现功能不适用,业务部门根本不用,白白花钱了。

  还有很多用户只看重OA系统的表面,过分关注管理理念,以为先进的管理思想必然带来先进的管理工具,于是试用的时候走马观花,不够深入产品的功能和技术,结果产品和理念严重脱节,跟自己的预期落差太大,导致企业内上上下下的不满,OA系统成了摆设。

  产品不对路,实施再努力也是徒劳,所以因为选型失误而导致项目失败的例子比比皆是。华天动力有个观点说:OA系统是七分软件、三分实施,还是有一定道理的。

  四、管理不善

  在五个失败原因中,管理不善的问题确实属于用户自身的问题。软件只是一个工具,不是救命稻草,要服务人的管理,管理是好的,软件可以让你变得更好;管理是坏的,软件就没有用武之地。

  如果一个企业因为职能重叠、工作推诿、人浮于事而导致效率低下,那么首要的任务是先通过组织变革来解决管理问题,当然,解决过程可以借助OA系统这个工具,但不能寄希望于OA系统,它的作用只是辅助性的。管理没有理顺,软件是不可能用起来的。

  最后,选型的时候要关注未来发展,而不是眼前问题;关注综合成本,而不是购买价格;关注亲身试用,而不是厂家介绍。这样,系统的失败几率就会大大降低。

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