资料管理软件

资料管理系统过程中存在哪些方面的问题

　　随着社会信息化的不断发展，原有的纸质档案已经越来越不能满足人们的要求，很多企业开始实施档案数字化管理，档案数字化管理可以说是社会发展的必然，档案数字化的发展也已经越来越快速。在档案数字化发展的过程中，也存在一些问题，具体档案数字化过程中存在哪些方面的问题呢?

　　1、加工各个工作环节的资料存留问题

　　为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行，保证纸质档案数字化各工作环节的顺利衔接，我们制定了一系列纸质档案数字化加工流程表，如《纸质档案交接登记表》、《纸质档案数字化加工流程单》、《扫描图像质检单》、《目录录入、校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等，这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后，我们怎样处理它们是废弃还是保留?笔者认为不应废弃，应及时将这些登记表整理、汇总，装订成册，并在此基础上详细编写这批档案或这一全宗档案的数字化加工说明，包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、加工环境、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等形成一套完整、规范的资料，保存起来，以备未来之需。首先它是纸质数字化档案数据有章可循的依据。如果数字化后的数据在验收时或使用时发现问题，它们是回查问题解决问题的最重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录，是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。

　　2、刻录档案数据光盘的的选择

　　纸质档案数字化完成后，为保证数据的安全，光盘大多做为备份的载体之一被使用起来。光盘质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用。目前市场上光盘品牌众多，鱼龙混杂，购买时要注意鉴别。质量好的光盘有正规的包装和防伪标志。最为理想的是，与光盘生产厂家或光盘研究机构建立联系，让其根据档案数据特点专门研究和生产存储档案数据的光盘，为我们所用。但是这种方式不太现实，毕竟一条光盘生产线的投入很大，而存储档案数据的光盘用量又太小，又薄利，亏本买卖没人做。所以笔者认为最合理最现实的办法是档案档案的科研部门设立一个机构，设立一个专门检测光盘质量的机构，对市场上的各种光盘进行检测，有针对性地定期发布一个拥有各种检测数据的质量检测报告，并结合档案电子数据的特点向购买者和使用者推荐可用光盘，刊登在档案报刊上，让购买者做到有的放矢安心购买，让使用者做到心中有数放心使用。

　　3、扫描件和非扫描件的界定

　　目前有一些单位对同时存有正本、定稿、草稿的档案进行数字化的扫描界定范围是只扫描正本，如果没有正本的，扫描定稿，无正本无定稿的，扫描草稿。笔者认为只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该人为割裂档案的前后形成关系，人为造成档案数据的不完整。首先不利于查档利用。其次不符合文书立卷标准。文书立卷要求：“……正本与底(定)稿应立在一起，正本在前，底(定)稿在后，重要文件的历次稿，定稿在前，其他历次修改稿以此排列……”。数字化形成的档案数据是纸质档案存在的一种形式，是一种利用起来更方便、更快捷的一种存在形式，它的内容不应该被人为地简化或割裂开。在已往的工作实践中，我们也曾尝到诸如因人本身主观的认识、人与人的不同认识、不同历史时期的不同认识等人为因素带给我们的苦衷，所以我们一定要慎重行事。

　　只有把以上档案数字化中存在的问题解决好，档案数字化才能够朝着更加高效的方向发展。

　　推荐阅读：如何做好数字化档案的管理

发布：2007-04-15 11:32 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]