资料管理软件

资料管理系统加工在操作时的一些基本原则

现在对档案的管理越来越规范化，档案数字化是一个大的趋势，那么档案数字化的建设有什么意义，针对的是哪些对象

档案数字化建设的目标

数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化资料管理软件提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。

档案数字化的前期准备工作

1)确定数字化对象

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。

2)符合国家法律法规

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。

3)价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

数字化加工流程纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等，其加工流程如下图:

档案数字化加工的意义

①、提高工作效率，降低档案利用成本

数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化资料管理软件即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

②、最大限度保管和保护库存档案实体安全

由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

发布：2007-04-15 11:38 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]