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资料管理系统要重视哪些问题

　　随着电子信息化的快速发展，不少企业开始重视档案管理工作，也知道了档案数字化的重要性，开始逐步推广档案数字化管理。要想档案数字化管理取得好的效果，就必须重视以下四个方面。究竟档案数字化要重视哪些问题呢?

　　一、要重视档案数字化的成本核算。目前，将室藏传统载体进行数字化的费用较高，并且传统载体档案数字化后必然要支付一定的费用对大量的数字文件进行管理和维护。数字化后电子文件的保存需要进行持续管理，其中包括数据完整性的核对、载体老化的评估和数据的迁移，等等。如果不加强核算，不考虑转换以及后续维护成本而盲目对档案进行数字化，有可能导致数字化成果在若干年后完全无法使用，这将是一笔极大浪费。

　　二、要重视对传统载体档案的鉴选。要充分考虑哪些传统载体档案需要数字化，确保有较高利用价值的档案在数字化后能发挥更大的作用。档案数字化鉴选要考虑三方面的因素：具有较高利用价值的档案应进行数字化转换，以便利用者能得到快捷方便的服务，充分发挥高价值档案的作用;对形成时间早、破损严重的档案应进行数字化转换，防止珍贵档案缺失;企业自身形成的档案应进行数字化转换，为企业未来发展提供更翔实的数据资料。

　　三、要尊重室藏传统载体档案的历史。在档案数字化过程中要特别重视保持传统载体档案的外部特征，因为其包含着丰富的历史信息。要注意不能用现在的管理思维和管理标准将企业各个历史阶段的档案进行数字化，抹杀档案的历史原貌，要对不同历史时期的传统载体档案分阶段数字化，保持数字化前后档案外貌特征的一致性。

　　无论档案分类规定历经多少次修改，数字化后的档案都要体现室藏档案不同阶段档案分类状态的原貌。

　　数字化后的档案不能抹杀了企业发展的历史沿革。例如县级烟草部门取消法人资格前后两个阶段的档案进行数字化时，一定要分两个阶段进行，以清晰呈现立档单位的历史沿革。

　　四、要重视对档案数字化的规划。档案数字化是一个系统工程，必须进行成本核算，考虑投入产出。企业要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近期和远期目标。规划中要明确哪些档案需要数字化以及哪些档案需要优先数字化。

　　确定哪些档案需要优先数字化时，要考虑四方面的因素：与行业职能密切相关、经常查用的档案应优先数字化;在档案短期内不能实施数字化、不能提供全文检索的情况下，应该优先对目录进行数字化，建立目录数据库以满足检索、查询需求;对于有迫切利用需求的档案可打破原有的规划先行实施数字化;由于存放时间长、载体老化等原因已出现不同程度损坏，并且保存价值、利用率较高的档案应优先数字化。

　　只有重视到以上四个方面的问题，才能够确保档案数字化过程稳步有效的进行下去，取得很好的效果。

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发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]