福鼎市人民政府办公室公文处理规程

福鼎市人民政府办公室
关于印发市政府办公室公文处理规程的通知
鼎政办〔2013〕16号

各乡（镇）人民政府、街道办事处，龙安管委会，市人民政府各部门、各直属机构，本办各科室：
        为进一步规范公文办理程序，使公文处理更加科学、精简、高效、及时、准确、安全，适应新形势对公文处理工作的要求，根据《党政机关公文处理工作条例》、《福鼎市人民政府工作规则》，结合工作实际，重新修订《福鼎市人民政府办公室公文处理规程》。经市政府同意，现印发给你们。
本规程是市人民政府办公室内部工作规程，各乡（镇）、各部门可参照执行。

                                福鼎市人民政府办公室
                                   2013年1月20日

（此件主动公开）

福鼎市人民政府办公室公文处理规程

一、公文处理原则
（一）市人民政府办公室公文处理工作应当按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准执行。
（二）公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。行文要少而精、注重实效。
（三）市人民政府办公室文电科（以下简称文电科）是本机关管理公文处理工作的内设职能部门，受本机关委托对机关公文处理工作进行业务指导和督促检查。办公室各科室都应指定专人负责本科室的公文处理工作。公文办理人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关业务知识。
（四）进出本机关的正式公文由文电科统一负责收发、登记、分办、传递、复核、立卷、归档和销毁。
（五）充分利用现代办公手段，逐步实现通过计算机网络进行公文处理工作，不断促进公文处理工作的科学化、制度化和规范化，切实提高工作效率。
二、公文种类与发文字号
公文种类主要有：决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函以及纪要等11种。
以市政府名义发文的可使用鼎政、鼎政综、鼎政地、鼎政干、鼎政函、纪要等发文字号；以市政府办公室名义发文的可使用鼎政办、鼎政办函、内部情况通报等发文字号。
（一）福鼎市人民政府文件
1.鼎政：文种一般用决定、意见、通知、通报、通告等。
适用于主动公开的普发性、规范性公文，主要包括：
（1）发布指导全市工作的重要公文，对重要事项作出决策和部署、对下级机关布置工作，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等。文种用决定、意见。
（2）发布经济建设和社会发展方面重大决策、举措的公文。文种用决定、意见或通知。
（3）批转市政府部门事关重大或涉及全局性重要工作的意见和建议。文种用通知。
（4）进行全市性表彰先进、批评错误、传达重要精神和重要情况等内容的公文。文种用决定、通报。
（5）在一定范围内公布应当遵守或周知事项的公文，文种用通告。
2．鼎政综：文种一般用请示、报告、意见、议案、批复、通知等。
适用于以下公文：
（1）向上级请求指示、批准或者要求解决有关事项等内容的公文。文种用请示。
（2）向上级政府汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问等内容的公文。文种用报告、意见。
（3）答复下级机关向市政府请示事项的公文。文种用批复。
（4）按照法律程序向市人民代表大会及其常委会提请审议事项的公文。文种用议案。
（5）对专项工作或者局部区域的工作做出安排或者阐明工作活动的指导原则的公文。文种用决定、意见、通知。
（6）成立由市政府领导参加组成的专项工作机构。文种用通知。
（7）转发上级的重要公文。文种用通知。
3. 鼎政地：文种一般用请示、批复、通知等。
适用于土地审批事项，主要包括：
（1）向上级请示批准土地审批事项，文种用请示。
（2）答复下级机关向市政府请示有关土地事项的公文，文种用批复。
（3）对土地工作做出安排或阐明土地工作指导原则的公文，文种用通知。
4．鼎政干：文种用通知。
适用于人事任免、干部奖惩、退休待遇等事项的公文。
5．鼎政函：文种一般用函、意见、通知等。
适用于以下公文：
（1）恳请省、宁德市直有关部门解决有关事项，以及与不相隶属机关、平级机关之间商洽工作、询问和答复问题等内容的公文。文种用函、意见。
（2）要求下级机关办理，要求有关单位知晓或者执行事项的公文。文种用通知。
6．纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。主要有《福鼎市人民政府常务会议纪要》、《福鼎市人民政府市长办公会议纪要》、《福鼎市人民政府专题会议纪要》等。
（二）福鼎市人民政府办公室文件
1．鼎政办：文种用通知、意见、通报等。
适用于以下公文：
（1）经市政府批准，以市政府办公室名义布置工作、协调事项、安排任务的公文。文种用通知、意见。
（2）转发上级政府办公厅（室）的公文。文种用通知。上级部门的公文，原则由各职能部门自行转发。
（3）转发市政府部门涉及全市性事关重大的公文。文种用通知。
（4）调整由市政府领导参加组成的专项工作机构。文种用通知。
（5）以市政府办公室名义就某方面工作表彰先进，批评错误，传达有关精神或者情况的公文。文种用通报。
2．鼎政办函：文种用函、通知、通报、意见等。
适用于以下公文：
（1）以市政府办公室名义在一定范围内传达应当遵守或者周知的事项的公文。文种用通知、通报。
（2）对下级政府及部门办公室进行具体业务指导、事务性工作布置和会议通知等内容的公文。文种用通知。
（3）以市政府办公室名义与不相隶属的机关商洽工作、询问和答复问题的公文。文种用函、意见。
（4）经市政府同意，以市政府办公室名义就市政府所属各单位及下级政府向市政府的请示事项予以答复的公文。文种用函。
3．内部情况通报
适用于以下公文：
（1）印发市政府和办公室领导在重要会议上的讲话和调研材料。
（2）印发市政府部门、直属机构、各乡（镇）重要的典型材料。
（3）对政府系统内部重要工作情况的通报。
三、公文的办理程序
公文办理程序分为收文办理、公文拟制、发文办理和整理归档。
收文办理主要包括签收、登记、初审、分办、承办、传阅、催办、答复等程序；公文拟制包括公文的起草、审核、会稿、签发等程序；发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序；整理归档包括立卷、归档、清退、销毁等程序。
（一）收文办理程序
1.签收
（1）收发室每天要对送达的公文和信件进行清点，办理收件手续。总值班室在双休日、节假日或者正常工作日非上班时间收到紧急公文（含特快专递、明传电报），值班员应认真做好记录，贴“福鼎市人民政府办公室文件呈批单”或“内部传真电报”封面，按办公室带班领导或办公室主任意见送有关领导或科室处理，至正常工作日上班时间交文电科登记、续办、归档；收到一般性公文，值班人员做好交接后，于正常工作日上班时间交文电科办理。密码电报、机要件及政务网上的紧急公文由文电科按照有关规定办理。
（2）收发室对挂号信件、快递应逐一登记；有特急件应立即通知办公室工作人员领取。
（3）收件对象是市政府或办公室的信件，由文电科处理。
2.登记
文电科在正常工作日上班时间对公文随到随拆，拆封后，应分清阅件与办件。一般性阅件直接分发相应的领导及科室；重要阅件和办件应登录计算机，对公文的主要信息和办理情况进行记载，并编收文流水号。省政府办公厅及宁德市政府办公室普通电子公文传输平台上的电子公文也按上述程序登记、编号。
办件指省委、省政府、省直机关，宁德市委、市政府及部门等单位主送市人民政府或办公室需要办理的公文；市直机关，各乡（镇）人民政府、街道办事处，龙安管委会，市属重点企业和重点项目业主主送市人民政府的请示件。重要阅件指中共中央、国务院、省委、省政府（含办公厅）、宁德市委、市政府（含办公室）等单位发送的正式公文。
各科室直接收到上述主送市人民政府或办公室的公文，应及时转交文电科统一初审、登记编号。
3.初审
文电科对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。
（1）除市人民政府领导直接交办的事项和确需直接报送的敏感涉密事项、重大突发事件以及部分涉外事项外，市直机关和各乡（镇）人民政府、街道办事处，龙安管委会不得以机关名义向市人民政府领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”，也不得以机关负责人名义向市人民政府报送公文。
（2）凡不符合行文规则或制作不规范的公文，经文电科初审后，作错情登记，并向来文单位说明原因后及时退回来文单位。紧急或重要的须经办公室分管领导批准方可退文。退文时，要填写“退文单”并陈述理由。不予受理的公文包括：公文内容与国家现行法律、法规及党和国家的方针政策不符的；多头主送、越级上报的；属于市政府部门职权范围可办理的；需与相关部门（单位）协调而未经协调的；反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。
4.承办、传阅
（1）中共中央、国务院、省委、省政府（含办公厅）、宁德市委、市政府（含办公室）等单位来文，省政府办公厅及宁德市政府办公室内部情况通报、纪要按规定贴“文件呈批单”后由办公室主任（或受委托的办公室领导）签呈市政府主要领导、分管领导阅及办公室分管领导阅处，呈送顺序从上至下。
（2）上级党委、政府和省直、宁德市直机关等单位来文，包括内部明电、专项性、有明确办理时限要求的通知、领导批示办理单等办件的，贴“内部传真电报”或“文件阅批单”后由办公室主任（或受委托的办公室领导）提出拟办意见后，呈报市政府分管领导、主要领导审示；涉及特别紧急事项的，可分别呈送市政府主要领导和分管领导，同时复印办公室分管领导和相关业务科室（或跟班人员）办理。
（3）各乡（镇）人民政府、街道办事处，龙安管委会和市本级有关部门主送市政府的请示、报告、通知等，由文电科收文登记后，贴“文件阅批单”，由办公室主任（或受委托的办公室领导）提出拟办意见，文电科应当及时根据拟办意见直接交由跟班人员呈送市政府领导阅批，领导批示由跟班人员及时反馈、落实。紧急公文，应当提出办理时限。阅件直接分送市政府及办公室领导、相关业务科室。本级普发性文件、乡镇及部门一般性抄送件，简报等，由文电科统一整理后，贴“文件传阅单”，分送办公室领导轮阅。
（4）文电科根据办公室主任（或受委托的办公室领导）的拟办意见，将公文装入专用文件夹，由跟班人员负责呈送阅批，紧急公文递交跟班人员送阅。呈送办公室领导的由文电科直接送到领导办公室。
密级公文（含密码电报）呈送市政府领导的，由跟班人员负责签收、传递；呈送办公室领导的由文电科负责传递。密级公文阅后直接退回文电科，由专人专柜保管，跟班人员不得复印、销毁，防止失泄密；因工作确实需要复印的，应按保密工作管理规定由办公室分管领导审批登记后，方可复印，复印件视同原件管理，办结后应及时退回文电科。
（5）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。凡属业务性或专项性的公文，领导阅后送相关科室（或跟班人员）阅知。需相关科室（或跟班人员）及时反馈情况的急件，应在领导传阅的同时，复印给相关科室（或跟班人员）办理。
（6）除分办人标注“先送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，但应备注原因。
（7）公文阅毕后，阅文人应在“文件呈批单”、“文件阅批单”或“文件传阅单”上签署姓名和日期。对呈送的阅批公文，阅文人原则上应当天阅批。市长、副市长阅批后，由跟班人员负责及时退回文电科；办公室主任阅批后由文电科负责收回；副主任等领导阅批后直接退回文电科。
5.分办、催办、答复
需要办理的公文，文电科根据领导批示送有关科室（或跟班人员）办理，紧急公文应随到随送。
（1）市政府领导在上级来文上有批示需办理的，办公室相关领导应视具体情况提出落实意见，由文电科转相关科室（或跟班人员）跟踪承办落实。如有工作交叉事项，办公室主办领导应与协办领导协商办理。需转部门（单位）办理的转办件，由相关科室（或跟班人员）将领导批办意见转告承办部门（单位）。
（2）上级党委、政府和部门的明传电报，因时效性较强，文电科收文后，应立即送办公室主任（或受委托的办公室领导）提出办理意见，文电科或跟班人员呈送市政府领导阅批后，复印转送相关领导、部门及相关科室（或跟班人员）。
（3）省政府督查室、宁德市政府督查室，市委督查室的督办件，人大代表建议、政协委员提案和市政府主要领导重要批示件送市政府督查室办理；其他批示件和上级机关有明确反馈时间的督办件，由相关科室（或跟班人员）负责办理反馈。需转入督查渠道跟踪办理或通报督办的，按督查工作有关程序办理。
（4）市直机关和各乡（镇）人民政府、街道办事处，龙安管委会、市属重点企业和重点项目业主报送市政府公文，需转给市直部门提出意见的或者转给市直部门直接办理的，由办公室主任（或受委托的办公室领导）提出拟办意见，经副主任等领导阅后，通过相关科室（或跟班人员）转出。来文办理过程中，办文科室（或跟班人员）负有催办、查办职责，直至办结。
（5）有关科室（或跟班人员）应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。从文电科收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办，当天办结；一般性公文在一周内办结；重要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当宽限。
（6）若市政府领导或办公室领导出差，急件（密级件除外）由相关科室（或跟班人员）负责传真或电话告知相关领导，并按领导回复意见办理，原则上公文在办公室领导层面上不过夜；涉及有时限要求的公文，由相关科室（或跟班人员）负责跟踪督促，在规定时间内反馈；涉及领导批示后续办理的，由相关科室（或跟班人员）负责跟踪督促，并抓紧反馈，原则上一周内办结。
（7）紧急程度为特提的明电，随到随办，不得延误，特别是在非上班时间由值班人员收到的紧急明电应立即送带班领导或办公室主任阅批并办理；紧急程度为特急的明电，3个工作日内办结。
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
公文办结后，有关科室（或跟班人员）要及时将完整的来文原件退还文电科归档，同时将“文件呈批单”送文电科归档。
（二）公文的拟制程序
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
1.起草
实现计算机起草公文。以市人民政府及办公室名义制发的公文，由科室（或跟班人员）负责拟稿。遇有分工交叉的，由主办科室（或跟班人员）牵头，会同有关科室共同拟稿；需由有关职能部门代拟稿的，主办科室（或跟班人员）应进行核稿，主要是核查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精练、语气得当；结构层次序数、标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
起草公文应当做到：
（1）符合国家法律、法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（4）文种正确，格式规范。
（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（6）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（7）应根据《中华人民共和国政府信息公开条例》，准确确定公文的公开属性。属于不予公开的，应当注明不予公开的依据。
2.审核
公文送市政府领导审批、签发前，都应当经过办公室主任或分管副主任等领导的严格审核。上报上级的公文，市政府的重要公文、常务会议纪要、市长办公会议纪要等在呈送市长签发前，送办公室主任审核。
审核的重点是：
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（5）是否按《中华人民共和国政府信息公开条例》准确确定公文的公开属性。
（6）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
审核的程序：
（1）一般公文：科室（或跟班人员）拟稿，由该科室负责人核稿，送分管副主任等领导审核后，呈分管副市长审批。部门代拟的文稿，由拟文单位主要负责人审核，相关科室（或跟班人员）核稿后，送分管副主任等领导审核，再呈分管副市长审批。
（2）重要公文：由科室（或跟班人员）稿或核稿，分管副主任等领导审核，送办公室主任统筹把关后，呈分管副市长审阅，再呈市长审批。
（3）规范性文件：以市政府办名义制定的规范性文件，由科室（或跟班人员）核稿，科室（或跟班人员）对规范性文件制定的必要性、文字表述等内容进行审查修改，形成草案，并附起草说明和部门征求意见及相关依据转市政府法制办审查把关，由科室（或跟班人员）送副主任等领导签批后，呈分管副市长和办公室主任审定后发。以市政府名义制定的规范性文件，由科室、市政府法制办、办公室副主任等领导把关后，送分管副市长（或者办公室主任）审阅，再呈市长审批。重要的规范性文件要提交市政府常务会议研究决定。
审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
3.签发
（1）以市人民政府名义发文，属日常工作的或已经市人民政府常务会议研究同意的，由市长或分管副市长签发。涉及几位副市长分管范围的，经有关副市长会签后，送市长签发；但在时间紧急等特殊情况下，经办公室主任审核后，可直接送市长签发。涉及重大问题，或涉及机构、编制、人事、资金、资产及规划、政策和管理权限等调整利益和职权关系的，由有关副市长审核后，送市长签发。
市人民政府向市人民代表大会及其常务委员会提出的议案，由市长签署；市人民政府报送省政府、宁德市政府的公文，由市长签发。
市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要由市长签发，专题会议纪要由市长或副市长签发。
（2）以市政府办公室名义发文，一般公文可按工作分工，经有关科室拟稿和核稿后，由分管副主任等领导签发；重要公文经分管副主任等领导审核后，由办公室主任签发。
以市委办、市政府办名义联合发文的，经分管副主任等领导审核后，由办公室主任会签。
文中注明“经市人民政府同意”的，应报市长或副市长审定同意；文中注明“经市人民政府研究”的，审核人在“公文处理单”上要备注“×年×月×日市政府××会议研究”的。
因工作需要写入市人民政府及办公室公文的单位和人员，一般应是副科以上的单位和人员。
（3）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
（4）拟稿、核稿、会稿、审核、签发公文时，用笔用墨必须符合存档要求，不使用纯蓝水笔、圆珠笔、铅笔。
（5）公文底稿如有多处修改的，应当由主办科室（或跟班人员）清稿后再送审核、签发。
（三）发文办理程序
1.复核、编号登记
（1）经领导签发的文稿由经办科室（或跟班人员）将文稿送至文电科核稿。
（2）印发前由文电科复核公文的审批手续是否完备、发送单位是否准确，主、附件是否一致等；如有不符合要求的文稿，应退回有关科室（或跟班人员），补办有关手续。
（3）文电科应根据《党政机关公文处理工作条例》、《福鼎市人民政府公文格式细则》对文稿的格式进行把关，复核拟定的公文文种、标题、主送抄送机关、密级、紧急程度、公开属性、发文机关、成文时间等格式是否符合规定。
（4）需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（5）符合要求的文稿由文电科根据领导签署的意见或文稿的内容，确定是否编号，并办理发文登记、编写发文字号、确定份数。
2.印制、盖章
（1）文电科负责公文的电子版录入、印制。一般公文应在2个工作日完成印制；急件按要求的时限完成印制。
（2）市人民政府及办公室所发公文的体例格式按《福鼎市人民政府办公室关于印发福鼎市人民政府公文格式细则的通知》（鼎政办〔2012〕121号）办理。
（3）印制的公文由文电科盖章。
（4）印制的文稿如确需更改，应当报原签发该文件的领导签署明确意见后交由文电科重新办理。
3.核发、分发
（1）公文核发实行“第一读者”办法，即公文印制完毕，由文电科专人会同经办科室人员（或跟班人员），分别对印制好的公文再读一遍，并对公文的文字、格式和印刷质量进行核查，确保无误后分发。
（2）分发
①印成的公文由经办人员装订并送文电科及时分发。分发要求：以市人民政府及办公室名义发的普发性公文，呈送市长、副市长、副主任等领导并分发各科室，以及公文主送、抄送单位；其他公文根据工作需要，按业务内容，呈送有关领导并分发有关科室以及公文主送、抄送单位；规范性文件送市政府法制办10份备案。
②文电科负责分发的公文是经正式编号的发文代字为“鼎政”、“鼎政地”、“鼎政干”、“鼎政综”、“鼎政函”、“鼎政办”、“鼎政办函”、内部情况通报、会议纪要等文件。未经正式编号的公文，如简报、便函及特殊格式公文等由各主办科室（或跟班人员）自行印制分发。市直部门以办公室明传电报形式发的会议通知、检查或调研通知，由市直部门负责分发到位。
③收发室负责将装订好的公文发往各乡（镇）和市直有关部门。发往各乡（镇）人民政府的公文，通过指定的邮政专递邮寄。
④公文分发后，文电科应及时将正式公文连同公文底稿整理归档；纪要应同时保存会议签到表、会议原始记录。
4.传递、公开
（1）发出的公文由收发室负责传递。
（2）传递密级公文，必须采取保密措施，通过机要渠道进行传递，或者通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，确保安全。
（3）属于主动公开的公文由信息公开科通过政府网站等便于公众知晓的方式公开。
（四）整理归档程序
1.立卷、归档
（1）公文办结后，有关科室（或跟班人员）应当根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和相关要求，及时将有关领导批示，能反映公文办理全过程的材料包括来文原件、公文底稿、正本、“文件呈批单”和有关材料退还文电科，文电科按要求立卷、归档。
（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
（3）联合办理的公文，原件由主办单位存档、立卷，其他单位保存复制件。
（4）公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
（5）案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交档案部门。
2.清退、销毁
（1）中共中央、国务院、省委、省政府及办公厅，宁德市委、市政府及办公室的密级公文，按有关规定，由文电科办理清退、销毁手续。
（2）没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。