海南省外事侨务办公室公文处理实施细则

海南省外事侨务办公室关于印发《公文处理实施细则》的通知

中国南海研究院，各处（局）、省安难办、省侨务工会：

为进一步规范我办公文处理，提高办文质量和水平，按照《党政机关公文处理工作条例》，结合工作实际，我办制定了《海南省外事侨务办公室公文处理实施细则》（以下简称“细则”），经办主要领导同意，现印发给各单位并就《细则》实施事项有关要求通知如下：

一、严格《细则》的实施。规范公文办理是保证行政机关高效协调运转的重要基础工作，办内各单位、各部门要从思想上高度重视公文处理，树立责任意识，严格贯彻执行实施《细则》。

二、建立公文审核A、B角制度。目前，部分处室对公文文稿审核不够认真负责，把关不严，敷衍了事以致出现低级错误的现象，要通过建立规范的内部文稿审核审查制度予以整改。

三、建立公文处理奖惩制度。成立办公文评选小组，负责年度公文的综合评选工作，优秀公文入选《优秀外事侨务公文范例汇编》，同时对被评为优秀公文的同志予以一定奖励。年终各处（局）负责向评选小组推荐各类优秀公文1-3篇。

对呈送办领导的公文或已发出的公文发现错误的，要追查出错环节，视情节轻重追究相关处室负责人及经办人的责任：

1.口头批评经办处（局）负责人、经办人及秘书行政处经办人。

2.出现一般差错的，通报批评经办处（局）负责人、经办人及秘书行政处经办人。受通报批评的人员，当年年终考核不得评为优秀等级，同一处室的人员出现三次通报批评的，所在处室主要负责人当年年终考核不得评为优秀等级。

3.出现严重错误的，造成严重后果的，根据有关规定给予行政处分。

特此通知。

附件：1.海南省外事侨务办公室公文处理实施细则

2.公文处理差错界定

海南省外事侨务办公室

2013年7月19日

附件1

海南省外事侨务办公室公文处理实施细则

第一章 总  则

第一条  为适应新时期的工作需要，推进我办的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合工作实际，制定本细则。

第二条  在公文处理工作中，制发的各类公文，其内容必须符合党和国家的外事侨务方针、政策、法律和法规，符合省委、省政府对外事侨务工作的有关规定和要求。

第三条  公文处理必须做到及时、准确、安全。由秘书行政处统一收发、分办、传递、印制、立卷、归档和销毁。

第四条  在公文处理工作中，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  秘书行政处负责本办的公文处理、管理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具有相关专业知识。

第二章 公文和常用事务文书的种类

第六条  行文应当根据隶属关系和职权范围、发文目的、公文内容以及行文关系正确选用公文种类。

第七条  我办常用的公文种类主要有：

（一）决定

  适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告

 适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（三）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（五）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条  我办常用的事务文书种类有：

（一）照会

照会是国家之间和各国外交机构外交往来的一种形式上最郑重的外交文书，分正式照会和普通照会两种。适用于进行外事交涉时表明立场、态度、意见或通知有关事项等，省一级外事部门主要是使用普通照会，用于进行一般交涉、通知事项、办理事务及某些交际酬答，用第三人称写成。

文首写明受文机关全称。正文一般包括照会的起因和目的、照会事项、有关要求等，如果照会的内容较多，可分列条款陈述，尽可能做到醒目、清晰、具体，易于理解和执行。文尾一行书写致敬语。落款处注明发文日期和地点，并加盖机关正式印章。

（二）对外电报、传真

省一级外事部门所发的电报（电文），有明传电报和密码电报，主要对象是中央国家机关和我国驻外机构。遇到紧急事情而又不需保密时发明传电报；遇到紧急事情且内容需保密时发密码电报；答复性电报应视来电形式采用对等形式回电。对外电报一般无致敬语，发电机关应具有全称，发电人应为办主要领导或授权办领导，并署全名，不盖署名机关公章。

对外传真的格式与对外函件大体相同。

第三章 公文格式

 第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关名称、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关名称和印发日期、页码等组成。

（一）份号。本办所有涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。秘密公文应当在首页发文机关名称左上方分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密时限。

（三）紧急程度。紧急公文应当在首页发文机关名称左上方密级下行分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志。发文机关名称应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关名称应当排列在前，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。包括机关代字、年份、序号。无需注明签发人的公文，发文字号应当在首页文件的正下方标明。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当在首页文件红线右端注明签发人姓名。

（七）标题。一般由发文机关名称、事由和文种组成。便函、事务性通知等公文中也可省略发文机关名称。公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送机关。应当使用全称和规范化简称。上行文主送机关一般只有一个。

（九）正文。公文的主体部分。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。

（十）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十一）发文机关署名。我办发文署名统一为“海南省外事侨务办公室”和“海南省港澳事务办公室”，照会等对外文书用“海南省人民政府外事办公室”，不采用简称。

（十二）成文日期。我办公文成文日期以办领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关主要领导的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准；电报，以发出日期为准。

（十三）印章。我办公文须加盖我办印章，并与署名机关相符。公文除纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印位置应当上不压正文，下“齐年盖月”。

（十四）附注。公文发传范围、公开属性等需要说明的事项。

（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。

（十六）印发机关和印发日期。以本办名义印发的各类公文统一在抄送栏之下标明“海南省外事侨务办公室秘书行政处”字样并标明送印日期。

（十七）页码。在公文右下角须标注页码。

第十条  公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称。公文中必须使用国家法定计量单位。公文的版式严格按照《党政机关公文格式》国家标准执行，对不按格式标准执行的公文，秘书行政处做退文处理。公文用纸一律用国际标准A4型。

第四章 行文规则

 第十一条  制发公文时，应当根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

 第十二条  本办在职权范围内，可以与同级党委政府各部门相互行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的机关。

 第十三条  涉及多个部门职权范围内的事务，本办与有关部门之间对有关问题未经协商一致，不得向下行文。

 第十四条  本办可以与本级政府、党委、军队的部门联合行文，可以与同级人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。

 第十五条  请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除上级领导直接交办的事项外，不得以本办名义向上级机关负责人报送公文。

 第十六条  不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第五章 公文拟制

 第十七条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

第十八条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 

（六）公文涉及其他处（局）职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

 第十九条  公文撰稿人、打印人一般为业务经办人，核稿人、校对人不得为经办人本人，其主要负责对文稿进行校核（包括公文要素、格式、错别字、文字表述等）和审签，以示负责，处室负责人对文稿进行总体把关审核。

 第二十条 公文文稿签发前，应当由秘书行政处进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

 第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回办文处（局）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由办文处（局）修改后重新报送。

 第二十二条  公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发，主要负责人出差期间授权主持工作的办领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联合机关的负责人会签。

第六章  公文办理和管理

 第二十三条  公文办理分为收文、发文和整理归档。收文办理一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序；发文办理一般包括复核、登记、印制、核发等程序。

 第二十四条  本办所有收文均由秘书行政处指定专人负责签收、登记并根据公文内容和性质分发和传递。

 第二十五条  对于收文（包括省领导批办的文件），保密员要及时、准确登记，并由秘书行政处负责人摘录其主要内容并提出拟办意见后送办领导阅示批办或者交有关处（局）办理。紧急公文，由秘书行政处提出办理时限，并负责催办，防止公文因错分、积压丢失而延误审批或者办理。

第二十六条  各处（局）要完善处（局）内部文件管理制度，建立办文和档案登记。在收文后，应指派专人及时办理，不得积压延误上级领导机关或领导人批办、催办的各类公文。

第二十七条  对于涉及其他部门或本办其他处（局）业务的，要同有关部门或有关处（局）协商一致后办理；对于重大问题，要做认真的调查研究，提出处理意见并代拟复稿，经秘书行政处审核后，连同原件送办领导审签。来文如有前卷，应附上前卷处理情况，来文不须复文或可用其他形式办理时，承办处（局）应将办理结果记录在公文呈批表上，以备归档存查。

 第二十八条  本办代省政府草拟的公文，由有关处（局）按规定起草，经秘书行政处审核送办主任或副主任审签后，报省政府办公厅按有关程序办理。

 第二十九条  凡以本办或办党组名义发出的公文，拟稿一律使用我办统一印制的发文稿纸，经处（局）负责人核稿签名并打印后，送秘书行政处审核，秘书行政处审核后退回承办处室（局）修改打印。在呈报办主要领导前，承办人、处（局）负责人和秘书行政处须对审签稿再次复核，确认无误后再报办主要领导。原件（含正件和修改件）送保密室归档。以省外专局名义发出的文件，由其编号、打印、分发和归档，办文程序按原有规定运作。

第三十条  凡以本办或办党组名义发出的公文，均由秘书行政处审核、编号、盖章、登记, 承办处（局）负责呈送、跟踪。

第三十一条  各处（局）须建立公文审核A、B角制度，对公文要素不齐全，未按公文格式要求操作的文件秘书行政处退回承办处（局）重新办理。

 第三十二条  已经办领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。对复核印发的公文，秘书行政处应当确定发文字号并详细记载。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十三条  各处（局）负责查办、催办其起草发出的文件及办领导批示其承办的文件，并按有关规定完成归档工作。秘书行政处负责主任办公会议纪要事项的查办和催办。组织人事处负责党组会议纪要议定事项的查办和催办。

第三十四条  公文付印之前，有关处（局）要认真校对；印制完成后，经秘书行政处核对无误才能分发。公文发出后，发现错误，应当及时更正。

 第三十五条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经办主要领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

 第三十六条  不具备归档和保存价值的公文，经秘书行政处批准报办领导同意后方可销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

 第三十七条  公文的立卷、归档和销毁办法分别按本办《关于建立档案工作制度的管理规定》执行。

第七章  附  则

第三十八条  本办所属事业单位公文处理工作，参照本细则执行。

第三十九条  本细则由秘书行政处负责解释，从印发之日起施行。2006年海南省外事侨务办公室发布的《海南省外事侨务办公室公文处理实施细则》停止执行。

附件2

公文处理差错界定

公文处理中，工作人员因未认真履行职责，导致公文处理的质量、效率受到影响的，均属差错范围。根据情节轻重、损害程度和影响大小，其责任行为可分为一般差错、严重差错。

 一般差错是指情节轻微，造成不良影响，后果较轻的。具体包括：

1.文件审核中把关不严，导致发出的文件在格式不规范、人名（职务）和单位等固定信息写错、装订页码颠倒、夹带空白页、前后两页脱节、串行、字句重复、行文关系混乱等方面存在错误。

2.文件收发中错签、错登或错发、漏发、迟发，未及时发现并纠正。

3.上报公文不符合规定程序。

4.外单位来文和领导批示办理中错办、漏办、迟办，造成工作被动和不良影响。

5.文件管理中擅自扩大秘密文件的阅读使用范围；擅自复制、汇编秘密文件造成泄密情况；应清退的文件未及时清退。

6.档案管理中应归档的文件收集不齐全；归档文件整理不规范。

7.其他一般差错。

严重差错是指情节较重，造成较坏影响，后果严重的。具体包括：

1.文件审核中把关不严，导致发出的文件内容存在明显政治、政策错误，造成较大负面影响。

2.文件收发中错签、错登或错发、漏发、迟发，严重贻误工作。

3.请示性公文办理违反规定，造成工作被动和严重不良影响；提出错误的拟办意见和提供错误的背景材料，影响领导决策，对工作造成严重不良影响；领导批示办理错误，造成工作被动和严重不良影响。

4.未经批准，擅自扩大秘密、机密、绝密文件阅读使用范围；擅自复制、汇编发至市地师级以上的中央文件、发至县级的省委文件、绝密级中央和省委文件；应当清退的文件没有清退；涉密文件丢失，发生失泄密事故。

5.因主观原因，导致档案丢失；对借阅的文件、档案未及时催还，造成文件、档案无法收回。

6.不按要求及时签收或报送电子公文，造成工作被动和严重不良影响；在电子政务内网未配备加密设备情况下通过网络传输涉密电子公文。

7.其他严重差错。