听专家为你支招，节前文档管理如何安排

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    天气越来越冷，春节越来越近。恐怖现在大多数企业的员工都早已无心工作，盼望着那即将到来的春节七天假期。现在每天的工作也就是整理整理手头的文件，准备放假回来接着开工。

    但是在这看似平淡无味的时光中，却是暗流涌动。基本每个人力部主管和企业高管都知道，每年春节后是员工离职率最高的时候。在拿到年终奖后，那个早已按捺不住跳槽的心情迸发。碰见素质好的员工会打一份辞职报告，过来做一下交接。碰见不好的，可能直接就变得无影无踪。而且那些对公司有矛盾，早就想走的。更是可能趁机卷走大量的企业信息文件，或是删除许多资料，给企业造成恶劣的破坏、带来重大损失。

    而且据深入调查显示，即使离职员工会做交接，但是新上任的同事往往不能得到全部的信息和方法。不能第一时间完成工作的交接转移，需要一定的时间适应。而且很多工作文档存储杂乱，交接时候很容易遗忘。极易造成工作开展的阻碍。

    为此，我们特意找到了国内专门从事企业文档管理、高效协同办公、办公安全方面的专业团队，泛普专家团。泛普软件的专家针对这类现象，提出了三种较为可行的解决方案。第一种是建立企业共享盘，第二种是用网盘存储，第三种则是搭建文档管理系统。

    第一种：共享盘

    我们首先来看泛普软件团队提供给我们的第一种方法，建立共享盘。实现资料统一存储。统一备份。也方便企业内部资源共享。这样就不易出现因员工不告而辞，而导致无法交接的现象，出现丢失文件的现象。

    这样的方法，在过去十几年间可堪称完美高效。据悉，目前国内最大的电器连锁卖场之一的苏宁电器，就是一直运用这种方法进行文档的管理。但是随着科技进步，企业谍战变多。这种方法虽然能满足共享和备份的问题，但是隐私性一点得不到保护。很多机密文件曝光。让企业赤裸裸的站在那里。而且在很多打开、查找上的速度非常缓慢，加大了企业的时间成本。拖慢了工作脚步。

    第二种：网盘

    网络云盘是一项目前十分高端的技术。而且中国正在朝着云时代发展。云盘的确是未来的大趋势。但是这项技术运用在办公上，是否得体呢？

    云盘最大的优点是随时、随地将所需文件下载到电脑之中。这样的便捷，的确有利于我们外出办公，异地办公的时候。相比共享盘的确是好很多。但是同样没有解决安全问题。文件被谁下载了？都不知道。诚然，像百度、360等网盘现在技术越来越成熟。但是他其实更加偏向个人。我用网盘看个电影、存点东西很方便。但是放到企业办公上，说不定会起到反作用力。

    文件毕竟是存储在他人的服务器之上，很容易暴露信息。安全性完全不由自己做主。这样的方法在高效的同时，亦冒着巨大的风险。

    第三种：文档管理系统

    接着我们来看泛普的专家团队提供的第三种方法，运用专业的文档管理软件。目前市场上存在着很多这样的软件。这类软件最主要的功能是提供高效、安全的办公系统。和共享盘、网盘一样，可以将企业所有的文档集中存储在系统服务器之中。

    同时提供全套的权限，让企业可针对员工按部门或者级别分配各种权限，包括：编辑、阅读、浏览、下载、打印、订阅、删除。。。等。通过各种权限的组合分配，即可让员工方便办公，又可将文档进行周密的保管。

    这种权限设定，可以避免企业非核心员工查看和带走企业机密文档。并且可以防止员工恶意删除企业文件现象。将风险降到最低。面对大批量下载文件的现象，也会是先将文件下载到系统服务器中。阻止那些想临走前带走企业文件的阴谋。将文档保护上升到最高级。

    在系统中，每份编辑过的文件都可以保留之前的版本。这样就可以查看文件的每一步操作痕迹。 支持对每个版本进行属性备注。可以写上当时工作的一些想法和注意事项。在日后翻看的时候可以迅速回忆起当时的思路。也可帮助新接手员工更快的投入工作。在需要查找功能时，也可凭借这些属性进行查找。

    而且，系统中的文件，都是以加密的方式存入服务器之中。服务器也是由你自己进行保管。安全性做到十足。

    这三种方法，都可以起到对文档的管理，加快企业的办公效率。只不过各有利弊而已。第一、二种方法比较简单，方便搭建。但是漏洞颇多，牺牲了很多安全性。第三种方法则需要选择一个好的文档管理系统就可以。需要注意选择上的一些问题。目前市场上品牌众多，顶尖品牌的确是做的十分不错，像泛普文件管理系统协同文档管理系统。他们的各方面数据水平已是达到世界级别的。但是行业中也不乏许多挂羊头卖狗肉的。望大家谨慎选择。

    节日临近，希望各家企业都能尽快将年轻的工作安排妥当。整理好各方面文档。方便节后回来能更快的重新投入工作。减少因节日带来的损失。最后，祝大家新年快乐，马年大吉。祝所有企业马上有效率，马上有安全。