档案管理常规方法
如何精简纸质档案
经常进行纸档案的精简工作十分重要,因为纸档案不断增加会占据办公室太多的空间,如果不作适当的控制就会给工作带来很大的不便。普遍公司会采取以下措施:1.使用悬挂式文件夹和档案袋 悬挂式档案系统不仅使文件井然有序,而且还可以有效地使用空间。
在档案柜上加金属架。如果你的档案不能装进悬挂式文件夹或档案袋,你可以购置一些 能插进档案抽屉的金属架。悬挂式文件夹和档案袋存放非常方便,悬挂式文件夹既可以当导 引卡和文件夹用,还可以当分隔器用。
不要使用太多的悬挂式文件夹。在一个抽屉上使用太多的悬挂式文件夹不会节约空间, 一打这样的文件夹要占去3英寸的地方,这就要占据更多的放抽屉的空间,你还不如不要这样,为悬挂式文件夹装上一个金属架就可以。
使用悬挂式档案袋。悬挂式档案袋可以井然有序地存放单个文件夹,与悬挂式文件夹不 同的是,它可以自由扩展,资料决不会压在其他文件夹下面或者掉到抽屉下面的地板上,文件夹固定在一个地方,决不会掉下来或相互压着。
2.使用专用文件夹 如果有必要把重要资料暂时转移到另外一个地方,使用带扣子或带子的专用文件夹以确保里面资料的安全。
3.使用抽屉分隔装置 在文件抽屉中,你可以使用轻便的抽屉分隔装置来代替笨重的一大堆材料。分隔装置牢固的底座可以使文件夹立起来而不会滑落,它还可以调节,可以随需要加宽或弄窄。
4.清除杂志和占地方的小册子 把旧杂志、旧册子和其他印刷材料清理出去。期刊被感兴趣的人阅读过后,应该用现刊替代它们。如果有必要保留过时的印刷品,你可以把它放在不太显眼的地方。同时,必须保存的资料要尽量放得紧凑一些。
长条型的小册子只需要占据文件夹的一小部分地方,因此应该在文件夹中放两排或者三排。
夹起来或装订好的印刷品必须放得均匀,你可以调整一下文件夹内的资料:边上多出来的部分一半朝文件夹的右边,一半朝文件夹的左边。
5. 清除复制品 把复制品清理出去,它们一般是备忘录、信件、毛条校样的复印件、出版信件和报告的翻印件和小册子的相同版本。
只保留必需的书信或报告的复印件,尽可能压缩和集中档案材料,避免重叠现象。如果你的老板有——份完整的档案,你再为他保存一份“复制档案”和一份“后续档案”,结果你可能事倍功半。
除非你计划把多余的小册子和报告分发下去,不然不要保留相同的材料。许多秘书一般为办公室保留3份,其余的送进公司的储存室。
6.清除剪报和照片的厚背衬 必须保留的照片和剪报需要妥善保管,不能遗失或撕坏。可使用薄背衬或透明胶布。 7.清除不常使用、尺寸特殊的资料 把尺寸特殊又占地方的材料清理出去,如模型、磁带,把它们放在合适的地方,在正式档案中加一张相互参照目录卡就可以了。为了节省空间,把那些不能销毁但不常使用的信件、文件和记录放在贮藏室。不要保留标准调查表和通函的回条,但如果回条代表新的客户和销售,就在销毁回复函之前把里面的姓名和地址补充进邮寄名单。 但是无论纸张档案您再怎么处理,还会浪费更多时间,效率依然低,泛普文件管理系统档案管理系统,解决您一切档案管理问题,提高效率,功能强大,容易安装,可以免费下载使用!
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