二维码电子档案管理系统：功能流程与角色需求全指南

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　二维码电子档案

　　卖方选用成熟的软件产品要求实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、销毁以及档案多库房、架柜管理等业务的全程信息化管理，要求与陕煤集团档案管理风格一致。卖方建成档案管理后与买方一二期档案管理系统实现无缝对接，并充分考虑接入所需的存储容量和用户数量。通过对档案信息化的建设，实现“档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化和信息服务网络化”，为公司档案信息资源共享和利用提供强有力的支持和保障。

　　电子业务文档管理系统(要求系统界面优化、美观大方，功能稳定、快捷高效，兼容性、可持续开发能力强)，并与集团其它系统集成，实现对不同途径形成的各类电子业务文档进行统一管理和存储平台，实现文档的集中管理、全文检索、分类存储、在线查看预览、文档共享、权限控制、版本管理、操作日志等功能。通过对集团电子业务文档管理系统的建设，为公司数据资产的积累、数据资源共享和利用提供强有力的支持和保障。

　　工程管理系统在管理模式上，泛普软件支持多企业、多部门、多层级和多全宗相互结合的模式，档案数据按全宗管理，系统功能和人员可按多企业、多部门、分层级配置和管理，适应集团公司的组织机构的变化与管理。

　　技术要求

　　档案信息化功能需求

　　1业务流程需求

　　依照档案收、存、管、用各业务环节的实际要求，档案信息化管理系统须实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等各项业务的全程信息化管理，至少覆盖以下业务流程：

　　1)收集整编流程

　　档案收集整编工作是档案部门的核心业务，档案管理员定期接收各部门兼职档案人员移交过来的档案资料，进行整编归档。系统须具备编写移交和打回说明功能，支持移交接收过程中的检查功能，支持单份(批量)文件移交和打回功能，支持移交批次的查询功能。

　　2)档案利用流程

　　系统支持电子档案的网上浏览、打印、下载利用和对档案实体的借阅管理。

　　3)鉴定销毁流程

　　系统自动提醒档案管理员，对已到期档案进行鉴定，并基于鉴定的结果对档案进行处置。

　　4)档案统计汇总流程

　　系统支持档案的固定统计和随机统计，即自动定期完成的数据汇总统计和档案员根据需要定制的汇总统计。

　　5)档案编研流程

　　档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持手动编写编研材料，专题可根据需要指定浏览范围进行发布，范围可以是某些部门，也可以是特定的人员。

　　6)赋权审批流程

　　对于没有权限浏览、借阅、打印、下载的档案，查询用户可以在网上提出赋权申请，经过审批后得到使用权限。

　　7)打包推行流程

　　当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对电子档案资源进行利用，也可根据具体情况做驳回处理。

　　支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。

　　2 用户和角色需求

　　用户在整个卖方系统内是唯一的，角色按需要来划分，系统具有：档案管理员、系统管理员，部门兼职档案管理员，各级领导，档案使用者等角色，同时也可以自行建立角色分配权限。

　　1)公司档案管理员

　　公司档案管理员是公司档案的主要管理者，负责档案的日常收集整编和保管利用。包括从档案的产生部门接收档案，整理、打印、装订、归档入库;以及档案的借阅、赋权、编研、推送等利用管理工作;同时负责档案库结构的规划、档号规则设置、报表设计、年报统计等各种档案业务设置工作。档案管理员通常是公司档案部门的工作人员。

　　2)系统管理员

　　泛普软件管理员负责配置各类系统选项，包括组织用户管理、管理角色权限设置、档案利用权限设置、安全管理设置、水印设置、公告发布、流程配置等。系统管理员通常是公司信息化部门的工作人员。

　　3)兼职档案管理员

　　兼职档案管理员负责收集本部门的档案信息，并按要求整理后移交给公司档案管理部门。部门兼职管理员通常是各部门的文员或者行政人员。

　　4)各级领导

　　是公司及各级部门的管理者，除了在线浏览、利用档案外，还可以对所负责的档案的各种利用申请等业务流程进行审批(如移交申请、赋权申请、借阅申请、鉴定审批)，可以查看相关的各类统计信息。领导包括档案部门的领导和业务部门的领导。

　　5)档案使用者

　　公司档案的普通使用人员，可以检索档案条目，可以使用公开以及权限范围内的档案。对于权限范围外的档案，可以提交赋权申请或借阅申请，经审批通过后进行使用。