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电子文档管理系统的基本特征
电子文档管理系统的基本特征
众所周知，档案是人类知识与智慧的结晶，是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料，具有查考使用价值。《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”不难看出，公文是档案的主要来源，档案是公文的必然归宿。二者是相辅相成，互为依存的。
随着信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立，以及为满足向国际化接轨的需求，无纸化办公已成为大趋势。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质(电子化)的质的转换，也就是说档案部门即将或已经面临着接收、整理、保管和利用电子文档的新课题，而且是一个无法回避只能积极应对的现实问题。图文介质载体的转换，给档案这个被动的后道工序带来工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑战。
电子文档相比传统的纸质文档，有以下五个方面的突出优势：一是简化了管理。如传统手段中的专业化人工分类、整理、制卡(目录卡、文件卡)以及保管中的七防工作(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠);二是提高了效率。如通过计算机网络化管理，可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会;三是大大地节约了存储空间与场地;四是改善了档案管理人员的工作环境;五是现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。
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