对高校行政管理办公自动化(OA)问题的几点思考

　　1、相关概念界定

　　高等学校的行政管理，是指依靠一定的机构和制度，采用一定的措施和手段，为了实现高校教育工作的目标，从而发挥管理和行政职能，充分利用各种资源，并引导全体师生员工有效完成学校各项工作任务，实现预定组织目标的一系列活动的总称.

　　高校行政管理办公自动化(OA)是以校园网为平台，利用现代化的办公设备、计算机网络技术、通信技术管理科学，使教职工的办公活动由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文管理、内部信息的共享和交换、日常事务管理、办公信息发布等.

　　2电大行政管理办公自动化(OA)的现状与问题

　　福建电大实行系统办学，省级电大、地市级电大分校和县级电大工作站(或分校)，共同构成了远程教育教学管理系统.这个系统实行统筹规划、分级办学、分级管理、分工协作的运行机制，共同完成教学任务.学校现有左海、旗山、桂山三个校区，下辖2所中专学校(福建铁路机电学校、福建广播电视中专学初，设立8个设区市电大分校和62个县(市、区)级电大分校、学院、工作站，形成遍布全省城乡的远程教育系统和办学网络.目前，学校的公文流转还是采用传统的人工传递流转方式为主，效率低下，且系统办公具有如下问题:

　　(1)公文流转速度慢.电大系统单位多且地域分散，这些单位之问还有许多协作关系.学校大部分文件从登记、分类、承办、签批到转发各部门，往往需要办公人员楼上楼下的奔波，花费大量的时问.学校办学系统遍布全省城乡，且分布在不同的地理位置，传统办公方式很难做到公文的及时传递和处理.学校领导和教职工如果外出办事、出差就没办法及时了解公文情况并做出相应的处理，公文流转受阻

　　(2).办公成本高.文件流转过程可能需要多次复印，分发过程需要大量印刷，办公成本高.信息共享难.信息大都存储在纸张中，且分散在不同的部门，查询统计困难.

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