请正确使用OA系统的功能，包括但不限于：

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相关定义
OA系统
指承载XX公司内部门户、电子流程审批、信息文档及相关办公自动化功能的信息平台；
企业邮箱
指XX自建企业邮件平台，为用户提供内外部Email收发通讯功能并与域、Oa系统进行统一账户和密码验证管理；
部门
本制度中的部门包括指各业务部门、经营门店或独立办公机构，如DC，下文不再单独阐述；
系统用户
上海OA系统的使用者，对系统中的各项操作行为，如功能、单据及数据信息的使用、填写、审批、查阅、传播等承担使用责任；
系统管理员
OA系统的维护人员，负责系统相关的维护支持、培训推广、需求挖掘受理和技术开发跟进等相关工作；
目的
为更好的保障OA上线后相关流程和功能得到有效的应用和执行，上海泛普OA提高公司整体工作效率，降低管理风险，帮助企业员工迅速转变工作习惯，特制订本管理制度。
适用范围
本规定适用于XX公司OA系统的全体用户。
管理制度细则
上海OA系统已上线功能和流程涉及的相关业务，严格禁止再行通过系统外纸质单据或无单据进行办理和审批；
公司所有OA用户须保证在工作时段及时查阅和处理OA系统中发布的信息、电子流程、电子邮件等相关工作（建议每工作日早、中、晚至少登陆系统一次 ）；
当具备处理条件时，流程的提交与审批在相应环节结点的处理时间不应超过次日（以不影响业务为前提）；如有特殊情况（如公出、告假、异动等长时间无法登陆或不再使用系统时）需通过系统【我的流程】下的【流程代理】功能委托他人代为处理系统相关工作，确保流程流转效率正常并避免信息疏漏，授权人和代办人共同承担责任；
流程发起人、审批人须认真的填写表单内容、给出明确的审批意见，以保证流程高效流转；
请正确使用系统的功能，包括但不限于：
为降低企业经营风险、保障各相关部门顺利开展配套工作、提升各信息系统安全性，各部门及人力资源中心应及时、严格、准确的使用【人力资源】下的招聘、录用、转正、调动、晋升、离职等流程来办理人员异动相关手续；
会议邀请和通知应使用【我的会议】模块发起，不允许再使用邮件发送会议通知；会议邀请函应明确告知参会人会议议题大纲，并根据实际情况提供所需附件文档以作会前准备；
读者为全员或多部门多人的信息发布，应使用【公司发文流程】（公文）或【信息发布流程】（通知公告、新闻动态）进行提交、审批和统一发布，不允许使用邮件群发；
禁止在系统内发布与工作无关的信息、邮件、短信；禁止群发单封大容量邮件，以免造成公司邮件服务器和收件人大面积邮件堵塞；上海泛普OA软件为保证企业邮箱公信力和安全性，个人误发邮件，信息中心不负责回收和清理；
公司印制名片申请，Email应印制公司企业邮箱并（申请）开通外网通讯权限；
当系统中涉及的业务流程发生变更时，各业务主控部门应提前联系信息中心、企业管理部及其他相关配合部门召开沟通会议，在系统功能开发调整上线后，方可按新业务执行；同时，各业务主控部门应及时更新相关管理制度；
各部门应及时和不断的完善知识文档；
OA系统管理员和用户不得利用系统漏洞、特殊权限，进行信息隐私侵权、舞弊等违规操作；

违规处罚
1、由于个人用户（不论任何原因）不及时修改密码、告知或被他人取得账号密码而造成系统业务处理不当、信息泄密和存在风险隐患时，用户和密码取得人须承担经营管理责任，直接上级承担连带责任，企业管理部视情节轻重给予相应处理；
对以上管理制度细则未按规定执行的人员（尤其是系统外跑单和审批、不正确使用系统功能等情况），企业管理部视情节轻重给予相应处理；
由于个人原因影响审批效率的，企业管理部视情节轻重给予相应处理。

声明
本制度自OA系统上线日起正式执行；
本制度未尽事宜由企业管理部、流程主控部门和信息中心共同裁定，本制度的最终解释权归企业管理部和信息中心所有。