保定市财政局协同OA办公软件系统项目实施需求分析

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　　1.1.1 保定市财政局协同OA办公软件系统项目实施需求分析

　　办公自动化建设是一种“三分技术、七分管理”的系统工程项目，信息技术是手段，解决管理问题是目的。因此，除了对本项目进行上述技术需求分析外，还必须针对保定市财政局的管理现状与项目建设目标，对项目实施进行需求分析，找出确保项目成功的管理实施路径(而不仅仅是技术路径)，才能真正实现信息化促进管理变革的目的。

　　根据保定市财政局管理人员的总结、我们前期的调研，结合大型单位集团建设办公自动化项目所遇到的共性问题，我们认为本项目在实施过程当中主要将遇到以下问题，必须提出针对性强的切实可行的实施解决方案：

　　u 本项目协同OA办公软件系统根据实际情况合理安排实施、推广、培训工作是项目能否按时按质按量成功实施的关键。

　　u 虽然本项目已经有了明确的建设目标，但由于筹备时间较短，尚未对单位内部进行广泛的民主的需求调研，因此项目在实施过程当中必然遇到大量的需求变更问题，如果有效解决需求的变化问题，是项目建设目标能否达到的关键。

　　u 下属各单位信息化水平参差不齐，各部门的信息化观念、重视程度同样也参差不齐，需要一把手在人力、财力、物力上的支持，需要一把手的亲自参与，否则解决管理问题的办公自动化项目很难推进。

　　u 系统上线以后的正式运行阶段是协同OA办公软件系统真正发挥价值的时候，但目前保定市财政局信息中心没有充足的IT技术力量与管理力量，系统运行的管理、维护工作难以保障。

　　在以往同类大型单位办公自动化项目的实施经验以及智慧的基础上，为了帮助保定市财政局项目成功，泛微公司针对上述问题将采取以下解决方案：

　　n 统一认识，制度保障

　　建议保定市财政局在单位内部做好统一认识、统一思想的培训宣传工作，让各部门、领导层充分认识到信息化对单位内部工作效率提升的必要性、重要性。建议保定市财政局指定信息化管理制度，并将信息化工作纳入单位各级管理人员的绩效考核体系中，使全省信息化工作得到制度保障。

　　n 优先解决迫切需求

　　协同OA办公软件系统建设过程中，优先解决电子信息产业各部门与各厂的迫切问题，例如各类审批申请流程，充分考虑各级管理人员的切身利益，同时不断调动更广泛的积极性，让项目快速见效的过程中也让广大用户快速从传统办公模式转变为电子办公模式，对信息化工作有了更直接的体验，继而提出更多更广的信息化需求，推动办公自动化滚动发展。在这个过程当中发生的需求变更，将发起需求变更流程，由双方共同组成的需求变更管理委员会进行统一评估，筛选真实有效的需求，确保不偏离项目建设目标，确保系统开发实施工作的有效性。

　　n 多种培训策略相结合

　　项目培训工作应该与系统开发实施工作同步进行。首先对各级管理人员的信息化技能进行摸底调查，提前进行“扫盲”培训并狠抓考核，确保在系统上线之前，广大用户具备基础的计算机操作能力，如Windows、Office以及上网操作。对于广大用户的办公自动化培训工作，我们将采用理论与实践结合、现场与远程结合、共性与个性结合、培训与考核结合、自助与他助结合的培训策略，一方面系统自身的人性化易用性设计将大大降低学习难度(一部分计算机操作熟练的用户无须培训)，另一方面系统提供网上培训、自助功能，让每一位用户随时进行学习，并能在系统提供的学习论坛上进行经验交流。特别地，必须加强对各部门与领导的培训，尤其对位于流程的关键节点的领导与管理人员进行重点培训，确保流程畅通无阻。

　　n 提供无须技术人员维护的后台工具以及运维服务

　　系统后台管理维护是协同OA办公软件系统的稳定运行与发展的坚强后盾，因此泛微公司将选择成熟的技术路线，并提供一整套能够让非IT专业人员维护的易用的后台工具。系统后台采用分级管理，即由熟悉各自业务的各级管理人员维护本部门、本厂的管理流程，无须电子信息产业总部专人负责。不但系统后台要能够让非IT专业人员维护，系统前台更要作大量的人性化设计，充分尊重用户原有的工作习惯，才能帮助保定市财政局尽快过渡到网上电子办公，降低前台维护工作量。根据本项目的要求，泛微公司还将派驻技术专家到保定市财政局现场提供长期运维服务支持，实现运维过程的自动化，所有IT资源都在自动监控之下运作，发现问题能提前报警、智能分析、提前排除隐患，确保保定市财政局业务顺畅运作。