详解邮件退回的原因及解决方法

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邮件是外贸人员与客户交流的重要纽带，每天，业务员都会发出大量的邮件，来开发客户，但是，邮件被退回的现象十分普遍。邮件到达不了客户的手中，还何谈客户开发，所以，解决的邮件拒收问题显得非常重要。

邮件为什么拒收，这一点，值得探讨一番，只有总结出拒收的原因，才能找到对应的方法。

原因一：群发邮件

在外贸行业内，发邮件，很多时候，外贸人员为了省事，邮件内容都一样，采取群发，这样，很容易被拒收。群发邮件令客户非常反感，这是行业内所共知的事情，很多客户对群发邮件都设置了拦截或退回，当作垃圾邮件处理。

解决方法：尽量不要使用群发，针对不同的客户情况书写不同的邮件内容，这样，容易被客户接受，有很多外贸业务管理系统，可以对内容和发送时间进行设置，提高邮件发送成功率。

原因二：邮箱服务器问题

外贸人员多是与国外客户交流，其邮件亦是发送至国外，邮件发送成功和服务器的关系颇大。有时候会因为网络的延迟导致退信为了使交流通畅，很多大型企业的服务器都设在国外，像阿里巴巴的服务器便设在纽约。邮箱服务器的优化突出表现在外贸业务管理系统上，很多类似的邮箱管理工具，对服务器都有设定，相较于免费邮箱，其到达率要高很多。

解决方法：将服务器进行相关设置，邮件发生退回问题时，及时优化服务器问题。

原因三：容量大

这也是邮件被退回的主要原因，邮件太大，很多时候，外贸人员会在邮件中添加一些附件，这些附件太大，经常会被拒收和退回。

解决方法：邮件退回后，检查下是否是因为附件太大的原因，及时更正。

原因四：违禁内容

客户有的时候会设置，邮件里包含一些敏感的词或者内容，这样，会被过滤掉，这也是经常发生的情况。

解决方法：仔细检查邮件，看是否存在一些敏感的词汇，对于敏感的词汇，去掉之后，再发送，如果不行的话，可以打电话过去进行询问，这样交流的话，会更加好。

最后，再说一句，多使用企业邮箱，企业邮箱的统一域名可以给人一种非常专业的情况，而且，经测试，企业邮箱发送的邮件被退回的机率较平常低，外贸人员可以参考一下。

发布：2025-10-16 04:47 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]