时间管理系统:工作表与时间表（十）

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同一天有新工作来时

假设你计划了完美的一天。你把每个工作的时间计算得很精准，并且知道可以在一天结束时完成工作准时回家。

当然，这种想法简直就是找麻烦。假如有一天像这样：上司在下午2点左右带着一个“英明的”想法来办公室找你，这个想法需要很多小时的工作来实现，因此而打断你的完美计划。

想当然，这也就是为何我只建议大概地预估工作时间就好。那么，在同一天当有新工作丢给你时，该怎么办？我们已经看过一天安排一小时给干扰的技术，但是如果是更长时间的项目干扰（假设是3小时的干扰），就得重新洗牌了。

计算一下当天还剩多少时间并看一下A和B优先级的项目是否符合在那些时间里处理。如果时间不够，用技巧将它们移到隔日。这种情况下通常B和C优先级的项目都得移动。如果还没有足够时间给人优先级的项目，就需要与期望那些工作能完成的人讨论。他可能是你的上司，但愿他了解并帮你重新安排工作的优先级，也有可能是别人，但至少他们应得到你通过E-mail的解释，告诉他们因为有紧急事件，他们的请求必须到明天才会完成。

私人工作

我也用同样的工作表系统管理私人的待办工作，将从洗衣服到购物的每样事情都记到笔记。这么做，我有更多实施系统的机会，有助于我的工作。

如果我在工作和非工作的活动使用不同的系统,就必须携带着两套不同的笔记——一套就够用了！

由于我使用PAA，可以将项目写在页面的适当位置上，也就是将私人的项目写在每日工作表的最底下。如此可将它在同一个页面上分成两种不同的列表。如果使用PDA，也可以有其他方式表现，像是将工作分派到类别项内。

当我下班时，我总是检查非工作项目，看看回家的路上是否需要做些什么。

设定PAA供循环系统使用

如果你使用PAA（纸张式的笔记本），可以在文具店找到适合下列需要的活页纸，如下：

l? 12张整页的日程表（每个月一张）。

l? 足够一整年每天一页的纸张。文具店有印好从1月1日到12月31日的笔记纸，它通常有每日时间表和工作表各占一边的空间。你需要做的就是每个月装填30天的用纸。

l? 额外的笔记纸放在最后面，记录人生目标的列表、其他列表以及记录你认为合宜的事情（可选）。

l? 把这些页面保存在一起的活页夹或笔记本。

如果是小项目，你可以用合适的小日记簿。较大的项目每天至少包含几行记录，但是无法在这样的日记簿保存太多工作项目。

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