时间管理系统:工作表与时间表（一）

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我以时间管理循环系统的概述作为引子，现在继续以接连三章的探讨，来探究从最立即影响的元素到最长期的元素。本章探讨管理“当下的”工作表（to do list）下一章讨论日程表，也就是如何管理即将来临的日子和月份。最后，在第七章将检查长期目标设定。由于循环是个“环”，有些时候我所掩饰的重点看起来不合理，但要读完其他章节才能贯通，所以你可能需要循环阅读这三章不止一次。

所有的系统管理员都有一个共通点：我们有太多事情要做，但是每天的时间总是不够。还好，本章大部分讨论管理多出的工作。先以示范的一天开始，然后一天接着一天，让我们看看时间管理系统如何运作。

示范的一天

让我们做一天的示范，看看时间管理系统如何运作。

当你每天早上进入办公室时，就应该立刻专注和开始这个过程；否则，你将被围绕着你的干扰和分心逮住：你的语音信箱闪烁着、人们来找你、咖啡壶呼叫你，还有你也会好奇呆伯特和对用户友善的团队今天在做什么。你决定先检查E-mail，过了几小时之后，才发现已经浪费了半天的时间。

所以“停！”别查看你的E-mail或阅读新闻网页，取而代之的是关上你的门（如果你幸运地有个房间），然后跟着循环的步骤。

先花时间计划

“我可以先检查E-mail吗？”

不行，先花10分钟计划你的一天，E-mail可以等。

“如果有人寄E-mail要告诉我有紧急亊件发生呢？”

小紧急亊件不差那10分钟。大紧急亊件通常以警铃信号通知，例如冒浓烟和失火，或者人们会跑来找你。

这里有个妥协方法，打开网络监控软件的“仪表板”视图，如果没有任何服务中断，你就不需先检查E-mail。（如果有问题，监控软件不是早就发出警告了吗？）

朋友告诉我说，他很节制地打开他的E-mail软件，只查看重要信息，然后就关闭软件。我无法这么节制，我曾试图只查看重要信息，但是到最后总是把所有的邮件看完，接着才开始做项目，然后突然我发觉从未计划我的一天。相信我，紧急亊件可以等个10分钟。

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