律师事务所OA解决方案

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来源:  泛普软件 

     一、律师行业特征

    律师行业有着专业性、独立性的特点，律师事务所每一名律师的手中有多个不同的案件，每个案件互不相关，然而每个案件却又都同时进行着。在复杂的合作办案过程中，某位律师分别牵扯到了与多个不同合作伙伴的关系，再加上他们很可能不在同一个地方办案，因此他们之间共享联系人、互换文件、数据、彼此之间的无障碍沟通协作十分重要。更加重要的是，律师行业十分注重证据的保持，因此，文档、电子邮件在日常工作中占有很大比重。

    二、律师工作中出现办公的困难：

    1.客户资料众多过多，长期无专人管理，造成客户资料分散、凌乱。

    2.随着律师事务所发展，业务的增多，导致案件资料的归类、查找和统计越来越麻烦。

    3.律师事务所处于快速发展中，现行的日常办公，以及传统的手工操作影响律师事务所的发展。

    4.由于事务所平日接触案子及人员过多，使每个案子的支出与收入成本不够明晰。

    5.部分律师、助理的工作量需要手工统计，统计量大且易出错，客户资料等信息极易出现错误和混乱分类。

    6.大量资料的统计过程比较复杂，劳动量大，严重影响工作效率。

    7.跨部门、跨区域部门和人员在工作中沟通极其困难。

    8.协同工作能力差，特别是一些需要多部门协作完成的工作，不能及时沟通或者协调力度不够，导致工作不能很好地完成。

    9.单位领导不知道各部门每天在忙什么，所安排的事情完成的准确进度无法有效的监督。

    10.异地分支机构与总部协调做一件事时，电话、传真不断，造成高额费用。

    三、实施OA系统的作用

    OA办公平台能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。对于律师事务所单位的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。帮助律师事务所单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

    1、 OA系统节约运营成本

    不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

    2、OA系统增强领导监控能力

    强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

    3、OA系统实现工作流程的自动化

    变革了单位传统纸质公文办公模式，律师事务所单位内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

    4、OA系统实现文档管理的自动化

    可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如律师事务所单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，用户进入系统之后就可以看到这个单位积累下来的东西，他自然而然都能看到公司的规章制度、共享文件，这样就减少公司花在别的传播途径上的时间。

    5、 OA系统实现分布式办公

    OA系统变革了律师事务所传统的集中办公室的办公方式，使用者可在地球上有网络的各地随时办公，实现了空间时间上的便利。

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