制造业OA系统

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    生产制造业的竞争表现在缩短研发和生产周期、降低采购成本、实现敏捷制造、按单制造......本文笔者主要介绍了泛普制造业OA系统应用，包括：制造业信息化建设现状、泛普制造业OA解决方案、泛普OA系统在制造业的具体应用效果、泛普制造业OA系统特点。

    一、制造业信息化建设现状

    制造业是公认的数据量大、成本控制严格、受经济形式走向影响程度高的行业，而传统的以纸为载体的沟通方式层次多、效率低、费用高，而且极易因信息沟通失误造成损失。项目成本中的3－5%是由于信息失误导致的，对重要数据的电子化和数据共享的OA系统，以及在此基础上完成各部门之间的协作，成为制造业信息化的重点。

    从企业内部供应链运作和行业特征来看，制造企业的核心问题集中体现在以下几个方面：　

    1.计划管理：外部环境使得需求经常处在变化和波动之中，因此对资源进行配置、业务进行预测的计划的制定就显得较复杂。

    2.成本管理：制造业工序繁多，这些成本信息的时效性、准确性对企业财务核算和经营决策至关重要，目前多数制造企业的成本管理尚处在较粗放的阶段。

    3.库存管理：由于生产计划的不确定性及对库存物料的实时情况把握的缺乏，往往造成库存物料呆滞和生产所需物料缺货、不配套现象同时并存。

    4.物料供应：对制造业来讲，采购成本占整个产品成本的比重很大，因此加强物料采购计划和资金预测，使采购过程透明化，有效地规避采购风险对企业来讲非常重要，也是企业采购管理中较簿弱的环节。

    5.销售管理：制造企业在销售管理中最突出的问题是：客户信息散乱，预测准确率低，价格管理混乱和信用风险管理薄弱。

    6.缺乏有用、可用的信息，难以科学决策：企业内部信息的集成应用程度低，企业信息分散在各个部门，收集维护工作量大，难于共享，而且大量重复，很难实现对生产制造、物流管理及企业资金、成本信息及各种计划执行情况的及时查询，无法对企业决策者提供有效的支持。

    生产制造企业要想在日趋多元化的竞争中立于不败之地，就必须想办法改变传统的管理模式、提高生产管理效率、降低传统的采购、库存、生产、销售以及各环节的办公管理成本等。所以，作为制造业管理信息化的重点，是在意识形态和思想模式上的转变，很多企业家，特别是中小企业的领导对管理的理念并不清楚，进行的都是比较朴素和直观的管理，缺乏科学的管理理念，对数字化信息化的管理认识不足。

    二、泛普制造业OA解决方案

    制造业OA系统管理的主要宗旨是以工作流为中心，通过对流程的管理控制，将日常的业务管理和人、财、物做到协同、动态、和谐的发展，即流程同资源的协同，物流、信息流、资金流和人力资源流的协同；并将信息流与人、财、物组织成一个巨大的企业资源信息网，形成信息联动效应。 

    泛普总结以往的项目实施经验，提出如下制造业OA系统解决方案： 

    1.搭建生产制造企业信息门户 

    为内部不同的用户提供不同的信息门户用于访问各种信息资源的统一的平台入口；它可以整合生产制造企业组织内的各种系统资源，提供日常办公、经营管理、统计分析、知识管理、组织文化的传播。将这些信息整合到不同的门户下去，组织内部的各种管理层、普通员工、决策层等不同角色用户都可以通过这个统一入口获得个性化的信息与服务。如：可以通过多级立体的信息门户，专门为不同部门，不同组织定制提取相关联的信息；为组织内的采购部门提供原材料信息、供应商报价信息等，为销售部门提供销售策略、产品信息等，为供应商提供订单信息，库存信息等，为销售服务商提供产品价格信息，技术服务信息等。从而实现有用的信息自动推送给有用的人；有权限要求的信息自动推送给有权限的人，并保持显示的信息始终为最新最重要的信息。

    2.创建生产制造企业工作流管理平台

    企业在经营和成长过程中，逐步会沉淀下很多规章制度，其中包括各种纸质表单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等，制度的形成、推广和优化过程，也是规范员工行为的过程，是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

    但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋，员工根本没有办法完全学习和掌握；规章制度的优化和调整后，很难实时的将最新版本传达到每位员工，因此制度的形成、推广和优化过程难度很高，使得制度不能有效落地，大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等频繁使用的制度。

    通过工作流软件的实施和应用，可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。

    在工作流的适用性上，不但可以做到表单样式的灵活设计，还可以在表单中实现字段计算、合计、二维表等特殊应用；不但支持流程的刚性规范，还可以支持流程根据职务、天数、金额、字段等各种条件进行流程走向判断；不但支持表单流程的集成，还支持同一流程在不同节点展现不同的表单，支持子流程触发技术。

    泛普OA系统工作流管理平台实现了跨部门、跨单位、多人员、多任务的协同工作，在统一规划统一调度和高效交流下完成，以强大的系统工作流引擎以及自定义、图形化的制作工具为基础，打造高效办公自动化体系，实现共同目标。工作流管理平台通过系统强大数据引擎可以轻松将本系统中或者其他系统中得信息抓取过来展现给用户，从而将其他的各个业务系统紧密地的整合在一起，实现相互之间的权限、信息、流程的交互，实现组织内部运作交流，提高工作流程效率。

    例如将原先孤立的档案管理系统与公文管理、工作流程等模块关联起来，实现公文、流程信息的自动归档；同时用户在档案管理系统中就可以提交档案借阅申请，系统自动调用OA系统中的档案借阅流程来完成审批的过程，然后以消息的方式通知申请人，经过审批后

    3.实现生产制造企业知识管理和共享 

    通过协同知识管理平台将组织日常工作中各环节积累的各类技术信息、营销信息、管理信息等经验知识进行收集、整理、沉淀、创新和利用，并快速地传递给新人、合作伙伴等，确保企业不会因人员的流失而丢掉相应的经验及方法。

    通过组织结构对功能访问权限、角色以及数据权限的控制，结合知识管理系统，使生产制造业可以有效地对产品生命周期数据的安全存储、共享和统一进行管理。如：质量文档管理可以作为知识管理的一个栏目进行管理。ISO9000:2000，ISO14000，BS7799，QS9000等诸多的质量标准体系已成为企业竞争力的最重要指标。对于制造业而言，产品的品质是企业的生命，所以通过强大的知识管理体系，建立一套质量文件管理系统，落实文件制定、核准作业，严格管制文件发行与变更流程，是公司质量控制的基础。

    二、泛普制造业OA系统具体应用效果

    1.泛普OA系统利用技术的手段提高办公的效率，进而实现资源管理决策的应用。从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

    OA系统解决了企业的日常管理规范化、增加企业可控性、提高企业运转效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的办公、以及各种信息的沟通与传递。

    此外，从更高层面上说，企业资源决策系统是一种承载企业领导的管理思想的工具，它一方面使领导的管理思想和意图尽快通过软件的功能传递到员工之中；另一方面收集企业内部各种信息来反馈给领导以辅助领导决策。从而成为使整个企业良性运转的纽带。

    2.极大的提高工作效率

    泛普OA系统的上线运行，可以使工作人员不用拿着各种文件，申请，单据在各部门跑来跑去，等候审批,签字,盖章。这些都可在网络上进行。此外，各种事务的处理可以完全脱离地域空间的限制，只要有网络，我们的企业领导可以随时随地的进行企业内部事务的处理，真正逃脱办公室的桎梏。

    节省运营成本最主要是时间成本，此外还有纸张，电话，传真等等，此类成本的节省率会随着企业规模的增长而提高。机构越庞大，所产生的节省效果越明显。

    3.规范企业管理

    最主要是把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如:公文会签，生产排产，用款报销等工作流程审批都可在网上进行。

    4.提高企业竞争力,凝聚力员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企业的内部的凝聚力将大大增强。

    5.使决策变得迅速科学    高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以报表数据和三维图表为依据做出的科学的决策。

    总之，对于企业的高层领导者来说，泛普OA系统是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者来说宇博OA是信息管理系统,而对于基层员工来说，泛普OA系统又是事务业务处理系统。泛普OA系统能够为企业的管理人员和普通员工提供良好的办公手段和环境,使之准确,高效,愉快的工作。

    三、泛普制造业OA系统特点

    办公自动化的应用已经多年，在行政事业单位和企业都有着广泛的使用。但是和行政事业单位的应用不同的是，企业是以赢利为最终目标的，信息化建设必须服从和服务于这个目标。因此，在企业中建设企业资源决策系统，应将企业资源决策系统建成一个为企业全面信息化管理服务的平台。具体到制造业，这样的平台应具有以下几个特点：

    1.功能多样性

    制造业企业OA系统所具有的特性，要求它至少应包括以下的功能：

    办公管理：包括工作流程控制，文件管理，档案管理，会议管理，日程安排，信息发布，即时通信等；

    办公管理增强功能：计划管理，安全管理，质量管理，工程、维修管理，车辆管理，招投标管理，人力资源管理，采购管理，考勤管理等；

    与其他业务管理系统的集成：包括与成本管理系统等系统的集成应用； 

    系统公共平台：在这个平台上，各独立的业务子系统能够有机地联系起来，实现信息的高度共享和各类数据的分类、汇总、统计、分析等功能；    远程办公系统：随着互联网技术的应用和发展，企业资源决策系统系统应该具有开放性和互联性的特点，支持决策者的异地远程办公，支持集团化制造业的异地信息共享。

    2.泛普OA统是联接其它各个业务子系统的纽带

    企业资源决策系统以加强管理，实现制造业企业内外信息的高度共享和合理有序流动为核心。通过对工作流的分析，将其它以核算为核心的业务系统有机地结合起来，利用即时通讯在各部门之间进行联系。在保证信息的安全性、一致性、及时性的基础上，最终使信息在各个业务子系统之间安全、顺畅地流动，达到提高工作效率，优化管理，节约运营成本的目的。

    3.泛普OA系统是整个信息系统的决策中心

    通过企业OA系统所建立起来的开放性平台，可以方便地获得其他管理系统的数据，并通过企业资源决策系统特有的数据分类、汇总、统计、分析等功能，对这些数据进行加工和处理，使企业的管理人员和决策者能够及时准确地掌握企业各个环节的变化情况，为科学决策提供充分的依据。