文书档案整理方法

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　　档案的种类有很多，按照不同的种类划分规则又可分为不同的类别。在中国，常见的档案种类划分为文书档案、科学技术档案和专门档案三大类别。其中，文书档案又是最为常见的一类。今天泛普软件就重点来介绍下文书档案整理方法。

　　文书档案整理方法又包括以下三个流程：

　　(一)收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

　　以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

　　(二)归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限规定》的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

　　(三)装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

　　1、整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件;来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

　　2、文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来复在后;汉文在前，少数民族文字在后;不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后;有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

　　3、装订的部位与对齐方式及注意事项：?文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。?装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订(注意：采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾)。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

　　文书档案的整理方法就是以上三点。

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发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]