东兴区食品药品监督管理局机关公文管理制度
关于印发《机关公文管理制度》的通知
各监管所、机关各股室(队、中心):
为加强局机关公文管理,提高工作效率和质量,实现机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化。根据局机关实际,现将《机关公文管理制度》印发你们,请遵照执行。
2014年7月2日
内江市东兴区食品药品监督管理局 2014年7月2日印发
内江市东兴区食品药品监督管理局机关公文管理制度
为加强局机关公文管理,提高工作效率和质量,实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化,特制定本制度。
一、上报、下发公文处理程序
(一)起草公文,必须做到观点明确,条理清晰,表述清楚,用语准确。
(二)各股室(队、中心)拟制公文,应由股室(队、中心)负责人审阅把关,然后按公文审批程序处理。
(三)公文审批程序:
1、全局性工作、人事、财务方面公文,股室(队、中心)草拟—分管领导审核—局长签发--局办公室编号、打印、司印。
2、业务性公文,股室(队、中心)草拟--局办分管领导审核—相关分管领导签发--局办公室编号、打印、司印。
3、空白执法类文书,法规股草拟(提供样模)--局办分管领导审核—法规股分管领导审定签发--局办公室司印。
4、业务性报表、资料,股室(队、中心)草拟--相关分管领导审定签发--局办公室司印。
5、信息,股室(队、中心)草拟--相关分管领导审核--局办分管领导审定签发--局办公室承办。
6、空白资料、表格、文书等印刷,股室(队、中心)草拟--相关分管领导审核--局办分管领导审定签发--局办公室承办。
(四)公文打印后,由公文拟稿人负责做好校对工作。公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。
(五)公文寄发,原则上由公文起草股室(队、中心、)负责。
(六)公文印发完毕后,局办公室必须按照规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
二、收文处理程序
所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、销毁、保密等程序。
(一)签收
局办公室文档管理人员每天接收或下载省市局、市区及
相关部门的公文;查看党政网、电子政务外网、市局网站等相关平台是否有上级交办公文;通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记,呈送局办分管领导签批。
凡从上述渠道接收电子版公文后,作为正式公文先行办理;收到正式公文后,再将电子版公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文,继续办理或者归档。
(二)登记
1、凡接收的公文,除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外,统一由局办分管文档管理人员签收、拆封、登记、编号;特殊情况下,由局办分管文档管理人员或局办分管负责人先行签收后转收发人员。
2、文档管理人员按发文机关分类登记,没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人或无工作关系的抄件、或没有保存价值的公文,可不予登记;直送相关股室(队、中心)办理的公文,相关股室(队、中心)先签收后,即转局办公室登记后再行办理。
(三)拟办、批办、分办
签收的公文及简报等,一般应当在30分钟内送局办分管领导提出拟办意见,文档管理人员根据局办分管领导阅批意见,在60分钟内分送到相关领导阅批或承办股室(队、中心)、承办人承办;紧急或有时间要求的公文随到随办,急件公文要及时通知承办人。
(四)承办
文档管理人员将领导阅批的公文,做好登记后及时转有关股室(队、中心)、承办人承办,有关股室(队、中心)签收公文、领导签批件由局办公室文档管理人员传送相关股室(队、中心)、承办人,要保证承办件及时办理,确保工作效率。承办股室(队、中心)、承办人需要原件的,到局办公室办理相关手续后借出,公文办理完毕及时存档。
承办股室(队、中心)、承办人收到承办件后及时进行确认,对不属于股室(队、中心)职责的应迅速与局办公室联系,经局办分管领导确认后转其他股室(队、中心)承办,不得积压或自行转办;各承办股室(队、中心)要按办理时限要求将承办公文的办理情况报相关分管领导,并定期进行自查,防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办股室(队、中心)时,由主办股室(队、中心)负责牵头,相关股室(队、中心)密切配合不得推诿。
(五)督办
局领导批示要求承办股室(队、中心)提出办理意见、落实或研究处理的批示件,由局办跟踪催办,承办股室(队、中心)原则上在2个工作日反馈办理情况。急件急办,领导明确签署时间要求的,以领导签批时限为准。情况复杂的,承办股室(队、中心)应将办理情况及时报告领导。涉及多个股室(队、中心)的,由主办股室(队、中心)牵头、沟通、协调达成一致意见后,在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向分管领导说明并报告办理进展情况,报告结果一般不得超过规定工作日或领导签批时限。
(六)办结
凡请阅知的人员都已签字的,视为办理完毕,具体情况如下:
1、已按领导批示,认真承办,履行了处理程序,并有结果;
2、对上级机关公文,已通过行文或其他方式贯彻执行;
3、对同级机关函件已明确答复;
4、对下级机关请示已作批复;
5、呈阅件在规定传阅范围内传阅完毕。
(七)归档
承办、阅办完的公文要及时退给局办公室统一处理,有存档价值和存查必要的公文,按照《局档案管理制度》由局办公室立卷归档(承办过程中形成的所有文字、音像资料等,原则按谁主办谁负责送归局办公室存档);承办件办结后,承办股室(队、中心)将办理结果和承办件一并送局办公室存档。
(八)销毁
根据《档案法》,对保管期限已满或原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷,由指导科档案管理人员对拟销毁档案提出存毁的初步意见,并对拟销毁档案按类别造册登记,由局档案工作鉴定领导小组鉴定,确定销毁或续存,经审查不予销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明;销毁清册及销毁档案书面报告,必须经分管档案工作的领导签字,方能生效;经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点销毁,不准出卖或做其它用;销毁档案时必须派专人护送到指定地点,由两人以上监督销毁,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人要签名盖章,以示负责。
(九)保密
文件要严格按照传阅范围进行传阅,在传阅过程中,不得从阅夹中抽留文件,不得带回家中。
对秘密文件复印要遵守国家有关规定并注意以下保密事项:
1、复印国家秘密文件,局办公室要指定专人负责,同时建立严格的登记制度并由分管办公室领导审批;
2、“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录,发文部门规定不准翻印的文件,未经原发文机关批准不得自行复印;
3、严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿;
4、严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印;
5、对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。
三、公文处理责任及考核。
各股室(队、中心)负责人为所发公文的第一责任人,具体拟稿人为具体责任人。公文的处理质量列入股室(队、中心)的目标考核。具体为:
(一)违反公文处理程序,越级办文或未经领导签发
办文的,一次扣减所在股室(队、中心)年终考核分值5分。
(二)按公文处理程序规定,所有局发公文必须经领导签发,未经领导签发便编号、印制、司印的文件一律无效,并扣除相关股室(队、中心)年终目标考核分值各2分,造成重大影响的追究有关人员责任。
(三)未经局办分管领导审核把关的文件,一律不得送局相关分管领导审阅、签发,除一些特殊文件有特殊规定外,所有文件须有局办分管领导审核签署意见,局办公室因把关不严造成错件,一次扣局办公室目标考核分值0.1分。
(四)公文打印好后印制前,公文拟稿人要认真做好校对工作,凡在公文印制好后发现错字、别字、病句或其它逻辑、语法明显错误的内容,一次扣减校对人员所在股室(队、中心)年终考核目标分值0.2分,并承担由错件印制所造成的经济损失。
(五)公文拟稿人应对文件拟稿认真负责。局办分管领导在校对科(局)办理公文时,对公文中发现有病句、错字、别字的,一次直接扣除股室(队、中心)目标管理分值0.1分;局办公室司印人员不认真,未经领导签发而司印的,一次扣局办公室目标考核分值2分。
(六)公文的底稿、正文和有关与公文有联系的材料收集齐全,作为追究责任的依据。
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