文件管理软件软件对企业的价值

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

       现在越来越多的企业上线文档管理软件系统，那么文档管理软件系统能给企业带来怎样的价值呢？具体说来，文档管理软件系统可以给企业带来以下三大价值。
       1、提高效率、科学管理
       文档管理软件系统给企业用户带来最明显的价值就是提高了文档管理软件的工作效率，降低了人事管理部门的工作强度，这也是最直观的。从深层次来看，文档管理软件系统给企业提供了一个规范化的人事管理平台，有利于管理者对企业全局的掌控；其次，文档管理软件系统也给企业一个标准和模型，有利于管理者对所有的管理进行规范化操作，有利于管理者预测或把握未来。
       首先，企业通过文档管理软件系统，起码是数清了人头、看清了家底，尤其对于大中型企业。企业导入文档管理软件系统，用不同工种、年龄结构、知识结构、履历结构等划分标准录入员工信息后，一切都清清楚楚。
       当文档管理软件系统应用到一定程度之后，文档管理软件的工作就上升到流程管理阶段，此时文档管理软件系统给我们带来的就是规范行为和管理。通过文档管理软件系统能准确把握企业人员的动态情况。从宏观层面来看，文档管理软件系统能起到监控的作用，文档管理软件一看数据库，就能掌握现有人员动态，比如有没有足够的项目经理和骨干技术人员，如果没有该如何调整，等等。这些问题都可以模式化地去解决。再从微观层面看，企业可以将全体员工按核心人员、骨干人员、年龄层次等不同的要求进行分类分析，招聘多少人，培养和提升什么样的人，等等问题都可以从分析报表中找到答案。
       2、文档管理软件管理流程化
       文档管理软件系统就可以有效规避人力资源管理中“人治”的随意性。文档管理软件系统是一个工具化、流程化的软件，可以说毫无情面可讲。所以文档管理软件系统可以给人力资源管理系统带来规范化、效率化，以及避免随意性。这在我国企业的人事管理常常只讲究人情而不讲究职业规则的背景下，文档管理软件系统更显其优越性。
       从文档管理软件系统中的开源、节流特征来看，利用文档管理软件系统加强管控、规范业务，其实是人力资源管理的节流表现。而且，文档管理软件还能够帮公司控制内部的风险，降低风险造成的成本增加。比如《劳动合同法》实施后，如果企业能够在业务上规范好，加强人力资源管理的上下管控力度，注意总人工成本、编制控制、用工管理等的规范性，就会避免许多用工风险问题，也会节约许多风险管理费用。
       另外，文档管理软件除了具有信息共享、流程监控、管理标准化、辅助战略决策等功能外，作为一个员工自助服务的平台，还能够起到加强内部沟通，提升员工满意度的作用。
       3、文档管理软件管理战略转型
       文档管理软件系统之于企业的重要性，最重要的就是可以推动企业文档管理软件管理的战略转型。
       从发展趋势上看，文档管理软件管理者将从行政事务处理者向企业战略伙伴方向发展。对文档管理软件部门而言，企业管理者和员工就是他们的客户，如何为这些客户实现增值是文档管理软件部门面临的重要问题。如：如何根据企业战略进行人力资源规划、如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才、如何通过工作分析技术及相应的绩效考评体系来提升组织与个人绩效、企业领导如何能方便地了解员工的各种状况等等。
       注意事项
       文档管理软件系统自带了强大的报表生成器，企业管理者可以根据需要自定义生产文档管理软件报表，通过报表数据分析，透析企业人事发展的规律，为企业决策提供数据支持。文档管理软件系统可以推动和支撑人力资源管理的变革，从粗放式管理向精细化管理转型。