OA提供公文交换解决方案中使用XML文件形式

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权限范围
　　系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限范围内的所有公文，查看公文的具体办理信息。用户可根据公文字段进行查询，或者进行全文检索。
协同管理软件的代拟发文
　　领导或工作人员出差时，为避免公文的积压可授权他人代理自己的公文。可对不同的公文类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。
　　公文授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型公文，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以”XXX（代理XXX）的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办公文中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息。
公文归档
　　系统的公文处理子系统支持与档案管理子系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。归档后的档案记录中可查看到原先公文的文件内容。
定制常用批示语
　　用户在日常公文的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如”同意”、”已阅”、”请速办”等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则费时费力，本系统方案将提供常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理公文时便可用鼠标快速选择这些常用词语，从而避免了重复输入。
　　常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常用词语，方便所有用户在办文时输入；每个用户也可以指定自己的私有常用词语，方便自己的办文。
签名与图章管理
　　每一个用户可以将自己的真迹签名与私章扫描加密存储于办公自动化系统中，然后可以在公文批示时直接调用。调用时需要签章密码的确认，避免用户帐号密码泄漏后，被非法冒签。
公文维护
　　对公文的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护公文的。公文的日常维护功能包括：
删除文件：将无须保留的文件从数据库中删除。
结束流程：对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。
修改文件名称：修改正在流转或流转结束后的文件名称。
将文件归档：将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。
公文交换
　　泛普OA软件提供的公文交换解决方案中使用XML文件形式，对正文和附件的内容经过BASE64的加密方式转换成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解码后得到文件内容。
　　　由协同政务办公平台将公文发送至指定FTP服务器目录；外部系统定时接收在FTP服务器目录中的公文；外部系统将接收的公文处理结果发送至FTP服务器目录；协同政务办公平台系统定时接收公文的处理状态，并在平台中更新公文发送状态；
　　通过泛普OA软件公文交换解决方案，可达到：
当在上下游或相邻单位分别部署两套协同政务平台时，可通过公文交换打通公文 管理中的发文转收文或收文转发文的需求；
办公OA可实现与外部单位的公文管理系统实现文件交换对接。
可实现与本单位的其他系统如档案管理系统实现文件交换。
在公文交换的过程中，及时反馈对接传输的状态，以便快速调整。
　　其总体应用特征如下：
采用安全数据交换技术，实现公文安全可靠的交换
支持同系统或不同系统中不同单位、部门间公文交换
支持公文重发：实现对已发公文的补漏处理。公文交换后，如果有漏发的单位， 可以通过重发功能进行公文补发
支持公文撤销：实现对已发公文的纠错处理。公文交换时，难免会出现文单或者正文填写错误的情况，为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换、但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。
公文接收方签收公文的同时，可以指定公文登记人，使得公文交换与公文收文紧密衔接。
为公文发送和接收双方提供详细的签收回执处理状态信息，并自动显示这些信息。