文档管理系统有哪些使用功能?

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　　现在提倡无纸化办公，所以大部分的企业都在用各种类型的电子文档来办公，虽然电子文档使用起来方便且不占据办公空间，但是如果没有好的文档管理系统来进行管理，公司同样也会受到损失。那么性能可靠的文档管理系统应该拥有哪些方面的使用功能呢?

　　一、泛普软件—文档管理系统有哪些使用功能?

　　1、易展示易搜索

　　使用文档管理系统进行文档管理，添加的内容最终会展示成为网页的样式方便查阅(通过站点权限配置可自由控制访问人群)，在搜索上文档管理系统提供了全局检索和结果高亮的功能，帮助用户快速找寻文档资料。

　　2、数据备份

　　文档管理系统对数据采用了双重密钥加密存储确保数据安全，同时文档发布可历史永久保存确保永不丢失、完整的操作日志方便团队与个人危险操作有迹可循。每一步编辑都实时保存云端，不用担心数据丢失，并且还支持多种格式的数据导出和备份。

　　3、信息整合

　　先进的技术文件管理系统能将各个业务和业务部门整合在一起，将税务、地址、客户信函、供货商等资料集中在一处，一键就能产生需要的报表，这是一种高端技术的强大优势。

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　　二、企业使用数字化文档管理系统的必要性

　　企业对于文档的管理是非常重要的工作，如果一些文档内容得不到妥善的保存，一旦出现信息泄露也会造成很严重的损失。另外对于文档如果规划不完整或者无法做到正确的细分，到时候进行查阅时也是很不方便的，很有可能还会因为太多文件而导致误删。这样的问题都是在企业内部不应该出现的，如果文档实在是太多了，可以借助于相应的管理系统。

　　文档管理系统就是能够对公司各种的行政文书以及电子类的文档进行综合性管理的一种工具，这样的软件既能够对企业的文档管理中所出现的弊端进行规范化的修正之外，还能够简化企业对于文档管理的相关流程，提高了管理的效率。一般企业传统的管理方式是一个人工来进行整理和归档，这样的操作其实存在着很多的弊端，使用文档管理系统就可以解决问题了。

　　综上所述，企业可以选择使用文档管理系统，借助于计算机网络技术，把企业的所有文档录入到一个系统之中，通过现代化的方式来进行储存，能够对文档起到科学管理的效果。

发布：2022-11-25 16:18 编辑：泛普软件 · yelan [打印此页] [关闭]

文档管理系统有哪些使用功能?

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