工单管理系统中所涉及问题的解决方案

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　最近接到一个客户的求助电话，问我暂估流程在工单管理系统中怎么走，是否有好的解决方法。 　　原来该客户在5月20收到供应商的一笔价值为50万的材料，但是，供应商没有送发票过来。现在的问题是，按照企业会计准则的要求，若在月底没有收到发票的话，则该笔材料必须按暂估处理。因为这家客户是上市公司，在财务管理方面要求比较严格，所以，必须要按照企业会计准则来行事。现在他们的材料会计打电话给我，问我这种情况在工单管理系统中该如何处理?材料该如何入帐? 　　一、　老老实实的走暂估。 　　既然必须严格按照企业会计准则走的话，那只好走暂估流程。还好，在工单管理系统的帮助下，暂估流程还是蛮简单的，就是工作量多一点。这比手工处理相对来说，要方便许多。 　　1、　在月底，把材料暂估入帐。 　　到月底的时候，若企业还可以收到供应商送过来的发票的话，则必须把当月的材料暂估入帐。暂估时，一般按采购定单的价格进行暂估。 　　在系统中，先是开一张暂估凭证。这凭证跟一般的原材料入帐凭证其实没有什么区别。只是单据的名字不一样而已，同时，其生成的会计分录也稍微有点区别。一般通过暂估凭证进行原材料入帐时，其做帐时，跟一般原材料入帐有一定的区别。根据用户要求的不同，可以在会计分录后面加以暂估作为标识。具体会计分录如何设置，用户可以利用默认的会计分录，也可以根据自己的利用习惯，在系统初始化的时候，进行设置。这里只是要注意一点，就是要跟不是暂估的入帐凭证分开。 　　另外还需要注意一个问题，就是税的问题。根据国家企业会计准则的规定，在暂估入帐的时候，一般是不把增殖税额作为入帐的依据。而我们知道，按照我国现在价格处理的习惯，往往在采购价格中包含了增殖税，也几是我们经常说的含税价格。故，我们在做暂估凭证输入价格的时候，要特别注意个税的问题。 　　2、　月初红字冲回。 　　后续的处理方式有两种。一个是在下月初，无论是否收到发票，都在月初的时候，利用红字发票，把这个暂估凭证给冲了。另外一个处理方式是，月初的时候先不冲，等到收到发票以后再冲。 　　现在我先讲一下，第一种处理方式：红子发票对冲。 　　月底，企业材料会计由于没有收到供应商的发票，所以在财务处理的时候，做了一笔“材料暂估凭证”，把材料入帐了。但是，严格来讲，由于企业没有收到发票等有效凭证，还不能确认这笔材料的真正价值，还不能入帐。所以，在下个月初，要通过红字对冲的方式，把这笔会计分录冲掉。 　　手工处理的时候，比较麻烦，需要手工开立单据进行对冲。但是有财务管理软件帮助的话，则会非常的简单。只需要找到原先的暂估凭证，然后，在这张暂估凭证上按一下“红字对冲”按钮，则一切事情都处理好了。系统会自动生成一张红字凭证，对冲这笔分录。 　　有些工单管理系统，还为此设立了批处理功能。在月底的时候，运行一下“暂估作业”批处理程序，则系统就会把当月所有没有入帐的原材料入库单据做一次暂估处理。当月初的时候，再运行一次“红字对冲”业务，就会把这些凭证全部都红字对冲掉。也就是说，暂估业务的话，在工单管理系统的帮助下，就是月底与月初运行一下两个批处理作业就可以了。这跟用户手工的开立凭证、做材料暂估业务，要简单的多。而且，在系统的帮助下，处理暂估业务的话，还不会出错。手工处理这个作业的时候，有时候不小心可能会把数字金额写错。这种失误很多，而且因为其细小，不怎么会被人引起注意。所以，一旦出现这种失误的话，很难查找原因。而现在都是系统进行批处理作业，那这种简单的失误系统是不会犯的。 　　3、　发票到时红字冲回。 　　有时候，我们不是月初的时候就进行红字对冲业务，而是要到收到发票的时候，进行红字对冲。这是因为我们不能保证，供应商这个月一定会把发票送过来。若供应商这个月没有把发票开出来的话，则在月底仍然要做一次暂估作业，那不是画蛇添足吗? 　　为此，有些企业处理这个业务的时候，不是在月初就进行红字对冲了，而是在收到供应商的发票后，再进行红字对冲。 　　具体的处理方式如下： 　　1、在月初的时候，不用进行任何的处理。原来的暂估凭证不用进行冲回，让他放着就好。 　　2、在收到供应商发票的时候，根据发票上的相关信息，找到原先的那张暂估凭证，然后按一下“红字对冲”按钮，系统就会帮助用户完成剩余的工作，包括生成会计分录与相应的帐务处理。 　　3、红字对冲以后，原先的暂估凭证就等与没做一样。此时，材料会计再根据正常的材料做帐作业那样，对这笔材料进行入帐即可。 　　我现在采用的工单管理系统，材料会计收到发票后，是把红字对冲与材料入帐作为两个步骤来处理。我以前还碰到过一个系统，他们在这方面处理的更加方面。在暂估凭证上，他们还加了一个功能，就是“收到发票后红字对冲”。运行这个作业，材料会计只要输入发票的金额与发票号码，那么剩余的工作都不需要材料会计干预了。也就是说，这个功能把原先的两步作业合并成一步。对于用户来说，就显得更加的方便。 　　在利用工单管理系统进行暂估业务的时候，我们需要注意几个小细节。 　　一是在系统进行初始化的过程之中，需要为暂估业务设置会计科目。会计科目具体怎么设置，要根据相关的法律法规及用户的使用习惯来确定。一般的要求就是暂估的业务要跟平时的业务在会计科目上有所区别。 　　二是暂估时价格是否含税的问题。根据企业相关法律法规的要求，暂估时所采用的材料价格是不含税的;而我们现在一般采用的采购定单上的价格一般都是含税的。这就使得我们在做暂估凭证的时候，有一个转换的过程，要把含税的价格转换为不含税的。因为只有不含税的价格才能够作为暂估入帐的基础。 　　三是若我们通过批处理程序来完成暂估与红字对冲业务的话，则在运行这个作业之前，最好能够先核对一下相关资料的准确性。因为这个批处理作业可能一下次就会生成很多的凭证。等凭证完成后，再去核对相关的信息，就显得比较麻烦。而且若有错误的话，还需要修改凭证，这也是一件非常麻烦的事情。所以，我强烈建议，才采用这个批次作业的时候，一定要核对相关信息的准确性。 　　一般暂估业务的话，主要用户分批送货情况比较多的企业。如企业下了一张采购单，让供应商分两个月送货。此时，供应商可能在第一个月不会开发票，等到这批货送齐以后，在一次性开发票。如此，就会有这个暂估的需求了。 　　二、　其他不规范的做法。 　　现在暂估业务主要用于那些财务管理比较规范、比较严格的企业。而对于很多中小型企业来说，遇到当月收不到发票的业务，往往不采取暂估的处理方法，而采取一些跟法规打擦边球的不规范做法。这些做法虽然不规范，但是却是很实用。 　　一是不管当月有没有收到供应商的发票，一律按采购定单的价格进行入帐。为什么可以如此处理呢?其实，采购单的价格现在也比较准确了，一般供应商开发票的时候，也是根据采购定单的价格来进行调整的。所以，在没有收到发票的情况下，以采购定单的价格进行入帐的话，一般也不会发生错误。若万一最后供应商开的发票跟材料会计入帐的价格确实有误差的话，也可以通过成本调整单来进行调整。所以，这种方法虽然跟企业会计准则不符合，但是，因为比较简便，所以，很多中小企业一般都采用这种处理方法。