协同办公系统密码

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 　　随着公安机关警务办公自动化系统(以下简称OA系统)的不断深入应用，如何推进公安档案信息系统(以下简称档案系统)与OA系统的无缝链接，实现文档一体化管理，是当前公安机关文档信息化建设的一个重要内容。结合在黔南州公安局应用、推广“公安档案信息系统”的经验体会，谈谈对公安机关档案系统与OA系统无缝链接的一点体会。

　　一、无缝链接要“为档所用”

　　“无缝链接”源自信息技术领域，指在掌握不同系统底层协议和接口规范的基础上，开发出兼容不同系统数据结构的中间产品，实现系统间的数据传递和共享。其实现的是数据交互的技术通道，侧重于技术角度，发挥的是技术保障作用。无缝链接要确实“为档所用”，则还应通盘考虑档案管理之需求，对OA系统电子文件从生成至归档全流程进行统一的规划和规范，重组和改造公文管理和档案管理的业务流程。黔南州公安局即在OA系统的公文制发阶段引入了文件归档的规范要求，公文签发或办理完毕之时即可同步完成归档，实现“文发档成”。这种系统间横向的无缝对接，形成了公安档案管理与公安业务工作业务流程的闭环，档案系统既是终点，成为公安文件信息数据的最终汇集地，同时又是服务公安业务工作的起点，二者间良性循环，协同发展。

　　二、要实现公文管理与档案管理无缝链接

　　该局档案系统和OA系统为分头管理，秘书综合部门主管OA系统公文流转业务，档案部门主管档案系统档案管理业务，二者间业务流程相对独立，没有交集。公文管理业务和档案管理业务呈现“分段式”管理模式，“年度归档”成为二者的结合部和分水岭，依赖“归档”环节衔接公文和档案业务。同时，公文管理业务和档案管理业务又为单线程线性发展属性，公文从起草到归档各业务间环环相扣，承上启下，涉及的机构、部门各司其责，档案部门难以“插手”公文流转阶段，也就造成OA系统电子文件管理效率低下，反应迟缓。因此，实现公安机关档案系统与OA系统的无缝链接，关键在于将公安档案管理业务融入OA系统的公文管理中，对OA系统电子公文实行“档案化”管理，将电子公文从起草到归档的整个流转过程全面而系统地管理起来，形成从公文到档案的全程管理模式。该局在公文的草拟阶段，就将制作公文签发单和著录电子文件目录数据融合起来，在签发单上增加“归档年度”“机构名称”“保管期限”“归档部门”等必填项目，公文签发或办理完毕即意味着完成归档和目录数据的著录。

　　三、要实现逻辑归档与物理归档的无缝链接

　　逻辑归档和物理归档的无缝链接，应先对OA系统电子文件进行实时逻辑归档，即在不改变电子文件的存储方式和位置的前提下将电子文件的管理权限向档案部门移交，档案人员把保障电子文件可靠、完整、安全、可读的措施附加于文件的流转过程，这样既能保证电子文件信息内容的原始性和权威性，又能确保档案部门对电子文件背景信息的有效监控。电子文件办理完毕后进行定期物理归档，即将电子文件实体向档案部门移交。

　　四、要实现电子实体与纸质载体的无缝链接

　　在电子文件的原始性、真实性和凭证性尚无明确的法律依据和制度保障的情况下，采取将OA系统电子文件与纸质文件一起归档，并保持电子文件和纸质文件一一对应的“双轨制”，实现二者间的无缝链接，是现阶段电子文件管理的必要过渡形式，这样既可以依靠纸质文件保障OA系统电子文件凭证性的本质属性，又可充分发挥电子文件便捷利用和资源共享优势，达到扬长避短、优势互补目的。

　　五、要实现现行文件利用与库藏档案利用的无缝链接

　　从档案价值理论出发，我们通常认为，公安档案的价值会随着时间的推移不断扩大，由第一价值即对于档案形成者的价值扩大至第二价值即对公众和社会的价值。但实践中笔者发现，公安机关OA系统电子文件从文件到档案的生命过程中，其价值变动规律并不与档案价值理论所述完全相符， OA系统电子文件中一些时效性较强的反而可能随着时间的推移，其价值会逐渐减小甚至消亡。这就产生了OA系统电子文件从生成到归档期间提供利用的矛盾，一方面公安机关各业务部门迫切需求的电子文件可能还处于现行阶段暂未归档，公安档案部门无法提供利用。另一方面公安档案部门可以提供利用的库藏部分，可能由于时效低而无人问津。因此，要提高公安档案服务利用的效益，实现公安档案信息价值的最大化，就必须实现现行文件利用与库藏档案利用的无缝链接，将公安机关档案管理部门提供利用的内容主体从原有的单一库藏扩大至现行文件部分，将服务利用工作提前至OA系统电子文件的现行阶段，把公安档案的服务利用工作贯穿于OA系统电子文件从文件到档案的全过程