办公OA档案管理具有哪些强大的功能?
归档文件包括:公文、业务、声像等资料和办公自动化系统中其他模块转发归档的文件。管理人员可以对档案进行组卷(将文件组入某一案卷中)、移卷(将某案卷中的文件移动至其它案卷)、移出(将某案卷中的文件移出案卷)。对于档案可以进行封卷、拆卷,案卷或未封卷的案卷可以进行借阅管理,对已封卷的案卷还可以著录标引,这样可提供方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管理功能。
来自流转系统的归档:系统提供与其他办公自动化子系统的接口,可以实时接收公文、会议等流转系统中办理结束的文档。接收的公文内容包括正文、附件、审批处理表(审批内容信息)等。真正实现文件一体化的管理。
手工归档:OA系统办公管理系统可直接附加来自各部门的业务系统电子文档或其他声像文档,提供基本资料、附加资料的自定义功能,实行按“件”归档的新归档方法。
立卷、拆卷等操作:提供立卷归档、卷内文件拆离等工作的电子化操作。
打印:卷内文件目录、案卷目录、归档文档目录等常用的目录性质的资料,可直接进行统计生成标准格式的报表进行打印或套打。
档案销毁:提供档案销毁的审批处理,通过审批设定监销人、销毁时间等信息。
档案借阅与审批:管理员对一般用户提交借阅单进行审批,管理员同意借阅后,用户才可直接在网上查看档案的相关内容。管理员可随时收回借出的档案资料。
档案查询:公司OA系统提供简单、组合、全文检索等查询方式。
权限控制:提供真正的网络化管理功能,档案管理员可通过分配权限将不同类型档案的管理权限下放到单位内部各部门,来协助相应部门档案的立卷归档。
档案管理必须符合国家档案局、广东省档案局的有关规范制度,要求公文处理系统能与现有档案管理系统无缝连接,公文在处理完成后要求自动送入现有档案管理系统进行归档处理,要求完成两系统接口程序的设计。档案系统要和公文管理系统紧密结合,实现文档一体化管理。实现公文归档的自动化,包括著录标引、整理、保管、统计在内的档案管理工作要既规范又灵活。管理与利用并重,提供了简单、组合、全文检索等多种查询方式,协同办公系统提供严格的权限设置及网络化的档案借阅功能。
公文管理与档案管理两套子系统的数据必须无缝连接,既可实现收发文登记或图书资料与档案的分开管理,又可实现两套系统数据的相互传递、共享。
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