MIS失败的原因及防止措施

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文章来源：泛普软件 随着企业改革进程的深入和计算机信息技术的迅速发展与普及，许多企业对计算机的应用已不再满足于做一些简单的协助办公。越来越多的企业开始应用各种信息化技术来提高企业的管理水平和竞争实力。MIS建设是发展较早的一种信息化方法。但是，由于开发高质量MIS的能力大大落后于管理体制的变更，落后于计算机软硬件日新月异的进展，加之社会对MIS发展和完善需求的增加以及对MIS开发过程中出现错误的认识和行为而导致MIS开发的失败。   一、MIS的定义及概念   管理信息系统（Management Information Systems 简称MIS）是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息的收集、传递、贮存、加工、维护和使用的系统。它是一门综合了经济管理理论、运筹学、统计学、计算机科学的系统性边缘性学科。它能利用信息辅助企业进行决策、控制企业行为，帮助企业实现规划目标。   回顾MIS发展的历史过程可以知到，第一代MIS是由手工操作，使用工具是文件柜、笔记本等。第二代MIS增加了机械辅助办公设备，如打字机、收款机、自动记账机等。第三代MIS使用计算机、电传、电话、打印机等电子设备。可见，MIS并不能简单地想象为计算机或软件，也不仅仅是计算机人员的工作。只是由于当前计算机、通讯、网络技术的迅速发展和普及，借助计算机及网络可以使MIS发挥更强大的功能，因此我们现今所说的MIS事实上是指计算机MIS。   目前，许多通过上级部门、专家组验收或鉴定的MIS，挂上了验收组的金字招牌。究其实质，大多为失败的MIS。一年半载后，数十万元、千万元的系统被废弃一边，没有了下文，也没有系统失败的说法。MIS的核心——软件系统，就那样悄悄地消失了，留下的多半是办公用高级打字机。这些情况已严重妨碍了计算机信息技术的应用。因此对MIS有关的内容进行深入研究，提高工作效率，提高MIS开发成功率已变得十分重要。   二、MIS失败的原因分析   1、  MIS的不可移植性   MIS的一个显著特点就是MIS的不可移植性。MIS是涉及人、管理、信息、计算机软硬件的系统。对于两个综合了人、管理、需求、信息等诸多因素的庞大系统，它们的MIS是不可能相互通用的，就连修改移植都没有太大的价值。   在现实中，某些单位的领导或MIS主管会在MIS建设前提出两个设想，第一个设想是把某某单位的MIS拿过来修改成自己单位的。第二个设想是指望着自己单位的MIS开发完后封装成商业软件出售。 在96年，某单位曾经为了创一流过程中信息化指标的需要，按照设想，要求开发商把他们在外省开发的一个单位规模相近的MIS拿来，在那个系统的基础上修改为这个单位的MIS。但事实上，在系统开发一开始，开发商就完全把外省的MIS丢在了一边，还是按照自己的开发方法，直接对该单位进行开发。   MIS开发的不可移植性，决定着任何一个单位不可能有一个实现MIS的捷径，不可能购买到一个通用的、成形的系统，也不可能把别单位一个成功的MIS复制为自己单位的MIS,系统开发的整个过程必须遵从，大量系统分析工作、资金必须投入。   2、不按科学的方法来实现MIS   实践证明，在MIS开发中，不可行的开发方法主要有（1）组织结构法，机械的按照现有组织机构划分系统，不考虑MIS的开发原则。 （2）数据库法，开发人员从数据库设计开始对现有系统进行开发。（3） 想象系统发，开发人员基于对现有系统进行想象为基础进行开发。   上述三种方法常常被开发者使用，最终导致MIS开发的失败。当然，如果系统开发人员仅仅是收集系统使用单位现成的报表，把现有表格通过计算机和网络来实现，这还称不上MIS。   3、领导没有真正重视   许多企业在MIS项目上马的初期，还是按照MIS开发的一把手原则，组成了一个开发组，组长由企业的最高管理者担任。但实际上，单位领导，特别是最高层领导没有对系统开发负起全部责任，而是由计算机人员单方面建设系统。领导并没有在人员调配、关系协调、提供开发资金等工作上花太多精力或给予支持。   4、只重结果，不重过程，对系统追求大而全   MIS开发中常常会误入多快好省，找近路，只重结果，不重过程歧途。开发商或企业常常对系统追求大而全，追求高深和表面堂皇。譬如，一些委托开发的系统，开发商只注重尽快完成系统的开发，能够验收，并获得开发费。他们并没有投入足够的精力来进行系统规划、系统分析、系统设计，最终导致程序不能方便和满足应用人员的要求。许多开发商动不动就提MRP、ERP等时髦的名词和所谓的理念，企业通过实施EPR等，是否可以找到为企业提高竞争力、提高效益的方法，这还是一个被争论的话题。   5、纷繁复杂的系统接口问题   经过十多年的计算机普及应用，各个单位已经购置了一些计算机，许多单位也建立了局域网。有些计算机的购置可能是以应用某套软件为名的，有些可能仅仅是为了打字购置的，当然也有些地方是为了面子而购置的。在一个中等以上规模的单位，会有这样、那样的应用软件或者小的系统已经被应用。一些单位的上级主管部门为了收集一些信息，会强行要求这个单位使用某个系统。也有一部分系统是在一个小范围内开发的。以某单位为例，现用的信息系统有调度自动化系统、用电MIS、人事系统、财务管理系统、线损分析计算软件、办公自动化系统及其它诸多系统或单机软件。除人事系统可以由新的系统开发公司重新开发外，其它系统、软件只能考虑接口了。如果系统之间独立运行，不考虑数共享。必然会造成应用人员在多个系统之间再次输出、输入数据，一方面增加了工作量，另一方面增加了数据出错的机率，从而没有起到MIS应有的作用，但是要解决各个系统之间的接口问题，又会涉及到多个开发商之间的协调、多种数据格式要提取并统一。接口开发并非新系统开发者一家可以轻易完成的。   6、重硬不重软思想根深蒂固   一个程序员写一个一百行代码的程序与一个一万行代码的程序，从运行界面上可能并不能看出多少区别，但其中包含的劳动量和应际应用能力则完全不同。单位领导或应用人员常常不会看到软件开发艰难的一面，不会预想到开发的工作量。他们一般愿意在硬件上花钱，不愿在软件开发上花钱。一些按费用打造MIS的单位，当整个系统的费用不足时，首先考虑的是削减软件费用。在国外，系统软件的投资是硬件的三到四倍，而在国内，软件的投资往往不足硬件的五分之一。从MIS的定义可以知道，它是一个由人、计算机组成的系统，而计算机如果没软件，则只能是一堆废铁。实际上MIS的重点和难点还是在系统软件的开发上。其次便是应用人员的培训、使用、维护上，即人的成份。   7、虚假数据的存在   我国许多单位的管理现状是，纵向从中央到省到地方，多层控制，横向是地方各种行政部门参与管理，数据流程（Data Flow）错综复杂。这种模式导致的另一个现实是数据存在多个输入、多个输出，并且输入、输出不一致。在系统开发时，应用人员会要求开发人员把统计、计算的结果设计成能够人为修改，有些甚至要求象现实管理模式一样，有多套程序并存，一套输入、输出的是真实的数据，另外一套输入、输出人是虚假的数据。这并非应用人员的无理要求，而是管理上要求他必须这么做。但是却增加了开发人员的难度及工作量，系统运行后增加了应用人员的工作量。系统运行一段时间以后，其中的数据由于“人对计算机说假话（输入不准确的数据）”而导致“计算机对人说废话（输出结果无助于管理）”，最后得出"电脑不如猪脑"的结论，从而导致系统的闲置、失败。   8、从事MIS建设的人员不懂MIS   一些从事MIS工作的人员常有“MIS系统”这种说法，好象很顺口成章。系统全面地学习过MIS的人不会把MIS后再加上“系统”两字，因为“S”代表的本来就是系统。再者，如前所述，MIS的不可移植性常常不被认识，想购买到一个现成的MIS或者想开发一套万能的MIS的大有人在。仅仅从这些方面就可以看出不懂MIS的人在主导着MIS的建设，这也为MIS的失败打下了基础。   一般说来，系统软件设计人员不懂管理流程、工作流程，而管理人员、工作人员又不懂软件开发、理解MIS，这造成了开发人员与应用人员沟通较难。这里面有开发人员的大部分责任。因为，让广大应用人员学习计算机软件编程方法、学习MIS开发的方法显然是不可行的事。但是MIS开发人员可通过对应用人员采取正确的调查询问方式，来掌握管理中的业务流程、数据流程（DF），并得到可以计算机实现的分析报告。   9、只重开发不重维护   不管是从MIS开发的生命周期法或其它方法来说，MIS总是存在一个生命周期。许多管理信息系统花费了巨大的人力和物力，但投入运行后不久就夭折了，原因在于严重忽视软件工程的最后一个也是最重要的一个环节——系统维护，从而导致MIS的失败。   三、防止MIS开发失败的措施   1、MIS立项要有正确的目标和需求   如果一个企业上MIS项目的目的不正确，这样的MIS一般都会失败。管理信息系统的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在正确的系统需求、合理的管理体制、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上，才能开发出成功的MIS。   管理信息系统不允许用计算机完全代替人，也不允许让人、让管理模式完全去适应计算机，在计算机与人之间必须找到一个平衡点。目前，我国大多数企业，并不能单纯追求MIS的应用带来裁减员工、降低人工成本、创造效益。况且，如果在开发初期，为了上MIS项目、为了引起重视，提出上MIS后可减人的观点，恐怕会造成开发过程中相关人员的抵触，从而使调查分析错误、使信息收集不全等问题。MIS也不是用来显耀企业的信息化程度，更不是为了达标、创一流需要而需要上项目的。MIS的立项、研制都应该是本着为管理提供有效信息、用信息辅助企业进行决策、控制企业行为等要求。 MIS的最终目标应该是及时快捷地为人提供决策信息，利用决策信息返回到现实管理中，处理输入端（供方、材料）、处理器（设备、工人）、输出端（客户）之间的问题。   交通运输、金融和电信等行业的MIS成功的案例比较多。主要是因为这类企业原来基础就好，而银行和电信主业务是与数字打交道的企业。这些企业对MIS的需求比较强烈、目的明确。MIS在这些企业的运用能保证企业管理流程高效、安全地运转，减少职工的劳动量、并且规范企业的管理，对企业有着重大意义。   3、选用合适的开发方法   目前使用的正确的开发方法有以下三种：系统开发的生命周期法(SDLC法)、快速原型法以及综合应用法。   (1)系统开发的生命周期法(SDLC法)   这是早期常用的一种MIS开发方法。它要求开发过程必须严格地按系统分析、系统研制、系统实现等阶段进行,只有前一阶段完成之后,才能开始下一阶段的工作。这种方法的优点是阶段清晰，开发过程易于管理，开发的前后阶段依赖关系紧密，缺点是对用户的要求较高，要求用户理解MIS。    (2)快速原型法   它是为了克服生命周期法的缺陷而提出的MIS开发方法论,其特点是:开发人员在初步了解用户需求的基础上构造一个应用系统模型,即原型。用户和开发人员在此基础上反复探讨和完善原型,直到用户满意为止。随着计算机技术、通信技术的发展，管理信息系统也必须要发展。十多年前，由于计算机的存储、运算能力还很有限，许多的程序开发、设计必须考虑存储和计算量。如用第一范式、第二范式来优化数据库结构，减少数据冗余，用精简软件的字节数、优化程序代码加快运行速度等方法。如今的系统开发，开发人员的主要精力应更多地集中在系统设计和分析上，要让程序易开发、易阅读、易修改，尽快地做出系统原型。   (3) 综合应用法   使用快速原型法开发MIS时，工作重点在生命周期中的分析阶段。分析阶段得到的各种对象模型也适用于设计阶段和实现阶段。通过对一些企业MIS的调查，证明两种方法的结合是一种切实可行的有效方法。   由于国内外失败的MIS很多，许多人也在研究MIS开发的新方法，但是新方法是否可行，还需考虑。   2、选用合适的开发方式   MIS的开发方式有自行开发、委托开发、联合开发等几种形式。一般来说根据企业的技术力量、资源及外部环境而定。但从我个人所了解到的情况，我以为联合开发较好。这是因为：   （1）自行开发在很多单位会存在本单位开发力量不强的问题。即便是有一定的开发人员，开发人员往往不能对主管领导提太多要求，如加班费、奖励、设备等，造成MIS开发人员走国有企业的通常道路，即“干多干少一个样、干与不干一个样”，仅仅是拿工资干活，不能调动开发人员的主观能动性、积极性。   （2） 委托开发又会有开发完后本单位无法对系统进行维护，系统运行中大大小小问题只有等开发商来解决等弊病。而我国目前大部分开发商都不会愿意在系统维护上花太多人力，甚至一些开发商不要开发的尾款，另找一家单位去做一个新的系统。   3、企业和开发商需要真正懂MIS的人员   管理信息系统是一个用户——机器系统，为了设计好这个人机系统，系统设计、开发者不仅要懂得计算机，而且要懂得人。这要求系统管理员需要学习管理信息系统这一门学科，掌握较为全面的系统知识，具备统筹考虑、系统组织开发的能力，而不仅仅是一个计算机应用或程序开发高手。开发人员至少要清楚如何进行系统调查、系统分析，如何用专业的、系统的方法迅速掌握用户的需求。   4、坚持第一把手原则   MIS的开发必须坚持第一把手原则，因为单位的第一把手最了解自己企业的目标及主要问题，他们有权决定对MIS的投资，有权组织人员。在坚持第一把手原则的条件下，最好让第一把手能够了解MIS的一些知识。有了第一把手的参与和重视，各种系统之间的接口问题、人员组织和协调问题才能有效地解决，一些管理流程在经过主管认同后才可以按计算机可实现的方式做一些合理的变更。通过懂MIS的开发人员与MIS主管沟通，可避免一些失败的因素，便于采取好的开发方法、方式，最终保证MIS的成功。   四、成功案例借鉴   我单位去年投入运行的变电MIS取得了成功，得到了广大应用人员和上级主管部门的认同和好评。回顾开发的整上过程，大致有以下几个重要因素保证了系统开发的成功：   （1）领导高度重视。从系统立项、人员配合、人员分工、资金投入、问题协调等工作，领导都亲自参与，并给予巨大的支持。   (2)系统开发使用了快速原型法。开发人员先向变电运行人员调查、询问。借助原来使用的CS模式（Client Server,即客户服务模式）的MIS，初步开发出一个不太可用的系统，再用这个系统（即第一版本）与变电运行人员探讨其中问题和一些实际需求，此后开发出第二版本。在第二版运用的基础上修改并深化开发各模块和细节。   （3）管理模块相对较小且功能相对独立，直接反映出的是业务流程、数据流程相对简单，降低了实施的繁杂程度。另外，通过MIS的运用，可以解决管理中许多实际问题，即需求明确。   （4）采用较新的BS模式（Brows Server,即浏览器服务器模式）。BS模式的开发工作量不比CS模式小，难度也大一些。但是BS模式避免了胖客户端的CS模式一些缺点，如CS模式每修改一部分功能,就需要到客户端安装新改的程序，既增加了开发人员的工作量，又让应用人员对开发人员产生不信任感。另外，BS模式对系统功能分模块、逐阶段开发提供了方便。   （5）开发人员和应用人员投入大量精力，使得整个系统能用、好用、实用。   （6）不放弃系统维护工作。   以上是从我所了解到的情况谈谈MIS失败的原因及一些对策。对不同时期、不同的企业，MIS失败还可能有其它的原因。如何防止MIS失败，并非一件简单的事，这涉及到我国的管理体制、人的因素。但是，通过分析失败的或成功的MIS，我们可以得到一些促使MIS开发成功的经验。   来源：CCW