做好协同管理软件中的审批权限管理
为什么要做好审批权限管理
审批流程是OA系统应用的核心,有的企业每天要在OA系统上流转上百个流程,这些流程涉及几百名审批人员,保证他们审批操作的正确性,对他们的操作权限进行合理的规范,就成为了保证流程顺畅运行的重要工作。
在对审批人的操作权限进行管理的过程中,企业经常问到的问题是:
- 我能够控制不同审批人的操作权限吗,比如加签、回退、上传附件等权限,以规范流程,并防止审批人误操作吗?
- 我需要对个别人开放打印权限,而对其他人禁止打印以保护文档安全,如何实现?
- 我如何能避免审批人对审批文件进行有意或无意的错误修改?
- 有的流程非常重要,只能由本人审批,而不允许让代理人来审批怎么办?
这些需求都可以通过华天动力OA系统审批流程中的操作权限来进行管理。
操作权限管理的内容
操作权限:即节点权限,节点就是每一个审批动作的名称,如校对、会签、分发、审批等。华天动力OA系统的流程管理向来以设计完善而著称,在华天动力OA系统中,每个节点都包含相应的操作权限,如打印、修改、回退、盖章、加签、上传附件、是否允许由委托人审批等,表示审批人在该节点可以进行哪些操作,以便对审批人的操作进行规范。
当然,管理员可以自行设置每个节点(审批动作)所具有的权限,管理员可以根据流程的要求,或者审批人的级别,设置包含不同权限的节点。
比如一个“校对”的节点,则审批人在审批时可以修改文件,但不可以退文和打印,也不可以另存到本地。这样就可以保证审批文件的安全性和规范性。
显然,操作权限管理对审批人的操作进行了细致的管理,是一个非常重要和实用的设置,另外需要注意的是,操作权限管理只是对审批人的操作进行规范管理的一部分,另外还可以通过表单中的权限设置来进行管理,比如管理审批人的读写权限等,相关介绍可以参见《电子表单在协同办公系统中的应用》一文。
操作权限管理的应用案例
自从使用OA系统以后,集团的流程审批变得规范、便捷、高效,也不用到处追着审批人签字了,这让行政总监李国天很高兴。但他最近也发现,审批过程中仍存在一些不规范的操作,比如审批人随意修改文件等。
他希望能够对审批人的操作权限进行一些约束,就把姜程叫到自己的办公室。
姜程说到:“从技术上讲,这个问题很好解决,因为我们使用的华天动力OA系统本来就可以对审批人的操作权限进行管理。在我们的系统中,审批动作和审批权限是分开的,每个审批动作都含有不同的操作权限,如退文、加签、打印、盖章、修改文件等,审批人使用哪个动作,就要遵守相应的操作权限。但具体到使用中,我们应该如何给不同的审批人来分配权限呢?”
李国天说:“那我们就以技术为支撑来规范管理。这样吧,我们重新设置一下各种审批动作,把审批动作细化,这样操作权限也就可以细化了,比如‘会签’这个动作就可以分为‘审批会签’和‘知会会签’,前者可以修改文件,后者不可以修改文件,这样不同审批人的操作权限就会更细致、更规范了。你看可以么?”
姜程:“可以,我们先修改审批动作,然后一起梳理各流程,确定每个审批人应具有什么样的操作权限。”
李国天:“好,今天就开始做。”
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