华天动力：须做好协同管理软件中的审批权限管理

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为什么要做好审批权限管理

    审批流程是协同管理系统应用的核心，有的企业每天要在协同管理系统上流转上百个流程，这些流程涉及几百名审批人员，保证他们审批操作的正确性，对他们的操作权限进行合理的规范，就成为了保证流程顺畅运行的重要工作。

    在对审批人的操作权限进行管理的过程中，企业经常问到的问题是：

    ?我能够控制不同审批人的操作权限吗，比如加签、回退、上传附件等权限，以规范流程，并防止审批人误操作吗？

    ?我需要对个别人开放打印权限，而对其他人禁止打印以保护文档安全，如何实现？

    ?我如何能避免审批人对审批文件进行有意或无意的错误修改？

    ?有的流程非常重要，只能由本人审批，而不允许让代理人来审批怎么办？

    这些需求都可以通过华天动力协同管理系统审批流程中的操作权限来进行管理。

操作权限管理的内容

    操作权限：即节点权限，节点就是每一个审批动作的名称，如校对、会签、分发、审批等。华天动力协同管理系统的流程管理向来以设计完善而著称，在华天动力协同管理系统中，每个节点都包含相应的操作权限，如打印、修改、回退、盖章、加签、上传附件、是否允许由委托人审批等，表示审批人在该节点可以进行哪些操作，以便对审批人的操作进行规范。

    当然，管理员可以自行设置每个节点（审批动作）所具有的权限，管理员可以根据流程的要求，或者审批人的级别，设置包含不同权限的节点。

    比如一个“校对”的节点，则审批人在审批时可以修改文件，但不可以退文和打印，也不可以另存到本地。这样就可以保证审批文件的安全性和规范性。

    显然，操作权限管理对审批人的操作进行了细致的管理，是一个非常重要和实用的设置，想详细了解的话可以到华天动力的网站www.oa8000.com上去看看在线使用或下载试用。

    另外需要注意的是，操作权限管理只是对审批人的操作进行规范管理的一部分，另外还可以通过表单中的权限设置来进行管理，比如管理审批人的读写权限等，相关介绍可以参见《电子表单在协同办公系统中的应用》一文。

操作权限管理的应用案例

    自从使用协同管理系统以后，集团的流程审批变得规范、便捷、高效，也不用到处追着审批人签字了，这让行政总监李国天很高兴。但他最近也发现，审批过程中仍存在一些不规范的操作，比如审批人随意修改文件等。

    他希望能够对审批人的操作权限进行一些约束，就把姜程叫到自己的办公室。

    姜程说到：“从技术上讲，这个问题很好解决，因为我们使用的华天动力协同管理系统本来就可以对审批人的操作权限进行管理。在我们的系统中，审批动作和审批权限是分开的，每个审批动作都含有不同的操作权限，如退文、加签、打印、盖章、修改文件等，审批人使用哪个动作，就要遵守相应的操作权限。但具体到使用中，我们应该如何给不同的审批人来分配权限呢？”

    李国天说：“那我们就以技术为支撑来规范管理。这样吧，我们重新设置一下各种审批动作，把审批动作细化，这样操作权限也就可以细化了，比如‘会签’这个动作就可以分为‘审批会签’和‘知会会签’，前者可以修改文件，后者不可以修改文件，这样不同审批人的操作权限就会更细致、更规范了。你看可以么？”

    姜程：“可以，我们先修改审批动作，然后一起梳理各流程，确定每个审批人应具有什么样的操作权限。”

    李国天：“好，今天就开始做。”