品谈OA办公自动化软件从传统走向世界的历程
提及OA,人们往往会很自然的把它与“档案管理”、“公文流转”等联系在一起,这也是脱胎于政府收发文的OA给人们留下的根深蒂固的印象。在二十多年的发展历程中,OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一个“文秘”――企业需要依靠它来进行一些基本的行政事务处理,但同时却很难从中获得更多的价值,这就是办公自动化系统所处的现实和 困境,也是企业用户对传统OA不满意的焦点所在。
而今天,随着协同软件理论和技术的日趋成熟,协同OA应运产生。它源自传统OA,但又完全摆脱了原有的局限,并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。
回顾:办公自动化的发展过程
第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求,它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办文,并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下,无法很好的支持远程办公和移动办公。
第二代OA是从90年代中期开始,随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础,第二代OA实现了B/S架构,并很好的支持了移动办公的需求,企业资源不再受到通讯技术的限制。同时,OA系统也加入了更多的功能,如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等,但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。
现状:用户面对的OA系统
了解了OA的发展历程和基本特性后,我们不禁要问,那么现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢?
第一类OA:沿袭传统OA,简单和低价
开发和销售这种产品的企业很多,也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低,它的功能主要是以传统的收发文管理,档案管理为主。并加入了一些辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立,其中包含的各种信息依然以“孤立”和“静态”的形式存在。总体上来说,这类OA只能帮助企业迈入“办公自动化”的初级阶段,对希望利用OA提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。
第二类OA:实现了部分的协作,有一定灵活性
第二类OA相对来说是比较先进的OA,它开始纳入一定的协同管理思想,在功能上也进行了相当的改进,除了对工作流程的功能进行了加强之外,还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同,OA的架构也比较灵活,然而它各方面的功能还是相对独立的,尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接,其“办公”涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。
变革:协同OA实现的飞跃
让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公,这里也可以理解为“日常的工作”。这个日常工作的涵义是很广泛的。从人员应用的角度来看,企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况,与各部门保持经常性的沟通和交流,从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策,因此他关注“监控和决策”;部门领导希望方便的分配工作任务,查看下属的工作进展情况,对其做出相应的指导,对业绩进行评价,并与上下级和其他部门建立紧密的联系,因此他关注“管理和协调”;普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度,很方便的利用各种管理工具,例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务,因此他关注“高效和协作”。而从应用内容的角度来看,日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理,并且每个管理的环节都关联紧密,相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围,传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现了“办公自动化”。因此OA应该从更广阔的角度来考虑“办公”的涵义,并与企业的需求进行紧密的结合。
从传统OA到走向世界的OA,OA已经不属于某个企业了,对,它属于全世界。总而言之,只有把OA与企业管理的需求真正的相结合,从而给“办公自动化”带来了更高层面的价值。
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