基于流程的免费日程管理软件及IT实现

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     之前我们在免费日程管理软件专栏中谈论了很多免费日程管理软件在企业之中的问题，但是作为企业管理者一定会更关心免费日程管理软件如何落地执行。要让免费日程管理软件在企业中被应用起来而不是沦为摆设，这就要求企业必须搭建起包含技术平台、流程、制度和知识环境的免费日程管理软件体系，用流程和IT系统帮助免费日程管理软件真正落地。

　　泛普软件总结多年建设免费日程管理软件系统的经验，建设免费日程管理软件系统可以从三个方面展开：

　　搭建可持续、可积累的免费日程管理软件体系；

　　梳理、呈现面向业务价值和人员成长的知识内容；

　　实施“方便易用，有用户粘性”的知识系统。

　　搭建可持续、可积累的免费日程管理软件体系

　　作为国内最早的免费日程管理软件探索与实践者，泛普软件在超过10年的时间里实践过各行业免费日程管理软件。从项目过程中我们发现从免费日程管理软件战略、管理体系、行为举措三个方面能够帮助客户有效地落实免费日程管理软件，通过系统化的免费日程管理软件工作的推进，帮助企业实现知识型组织的目标。

　　免费日程管理软件体系的构建可分以下三步（见图1）：

　　免费日程管理软件的愿景与目标“是什么”

　　通过对于企业愿景、战略的理解，结合企业对免费日程管理软件的诉求以及对免费日程管理软件标杆企业的研究，明确免费日程管理软件的愿景与目标，明晰免费日程管理软件对于战略的支撑重点，把握免费日程管理软件的建设方向。

　　搭建免费日程管理软件体系需要“做什么”

　　在免费日程管理软件的愿景与目标的驱动下，通过搭建免费日程管理软件体系，支持免费日程管理软件愿景与目标的实现，形成持续改进的良性循环。免费日程管理软件体系的建设包括两大部分：第一部分是知识内容体系，包括基于流程的知识梳理、知识分类体系设计、免费日程管理软件工具导入应用等；同时为了保障知识内容体系的运行，需要建立相应的免费日程管理软件保障体系，包括组织机制、绩效激励、技术平台与文化建设四个方面。这两部分是免费日程管理软件体系的主要构成内容。

　　实现免费日程管理软件体系的落地需要“怎么做”

　　通过明确免费日程管理软件建设策略，确定各阶段的建设重点和目标，再根据这些目标制定出具体的行动举措。把行动举措分解成行动任务卡片，将免费日程管理软件体系的落地工作分解为具体的可实施的工作任务，并明确各工作任务的相关责任主体，推动免费日程管理软件体系落地，促进免费日程管理软件的愿景与目标的达成。

　　图1 免费日程管理软件体系构建三步曲

　　梳理、呈现面向业务价值和人员成长的知识内容

　　关于企业免费日程管理软件的实施，泛普软件认为，首先要识别企业需要哪些核心知识，一个完善的知识分类体系反映了该企业业务的内在逻辑和核心知识。我们建议从两个维度进行知识体系的梳理：一是基于企业核心业务流程梳理企业在各个业务环节中存在的知识，形成企业免费日程管理软件体系。二是以人和岗位为核心，基于员工的成长需要梳理出企业知识，从传统的单维度的文档管理变更成多维度的免费日程管理软件，（如图2）展示了免费日程管理软件体系的梳理思路。

　　图2 免费日程管理软件体系梳理示例

　　基于流程的知识梳理

　　通过识别企业的核心业务流程，以其为核心梳理企业在运营过程中的各种知识点。

　　图3 基于核心业务流程的知识梳理示例

　　在基于流程的知识梳理中，流程负责人心中要有 “181”知识梳理模式：即针对一条流程，在流程运作的各个节点上就有1组可以挖据的隐性知识。有8大显性化的知识文档（如模版工具、成果示例、制度标准、工作指引、法律法规、岗位说明、专业知识、经验总计），在流程的各个节点上有1批可以咨询的专家。

　　“181”知识梳理模式

　　基于人才培养的知识梳理

　　在流程梳理的同时，基于人才的培养，梳理形成支持人员成长的“5+5”模式。从新员工刚刚进入公司，需要学习岗位基础知识，到成为老员工后分享经验知识，再到复合技能的发展，到显性知识的贡献及隐性知识的贡献，从而形成从徒弟到师傅，知识需求者到知识贡献者的转变，在实现过程中设计了知识5图及5种工具（见图4）：

　　图4 基于人才培养的5+5知识梳理

　　图5 知识五图的应用

　　为使梳理出来的知识在平台上能被有效结构化管理，设计了“知识分类体系”，其中包含的内容有知识目录及目录基础权限、知识多维分类属性及文档命名规范（如图6）：

　　图6 知识分类体系示意

　　实施“方便易用，有用户粘性”的免费日程管理软件系统

　　在免费日程管理软件建设中，建设“方便易用，有用户粘性”的免费日程管理软件系统尤为重要，在免费日程管理软件系统建设中，基于企业对免费日程管理软件的愿景和目标，制定切实可行的免费日程管理软件系统规划，就能够指导系统建设的进行。目前，在企业里常见的免费日程管理软件系统四大核心需求包括：

　　统一的知识贡献与共享平台

　　建立统一的免费日程管理软件平台，通过对已有平台的信息集成，建立知识主渠道，实现知识有序的积累和共享，并保障信息安全。

　　基于流程的知识平台

　　以流程为主要形式进行知识的积累、展现和共享。

　　专家网络与人员成长平台

　　建立以专家为核心的网络，搭建专家知识积累和共享的平台。

　　以人员成长需要的知识为内容，通过知识地图的形式展现。

　　互动的知识交流平台

　　具备能够进行知识互动交流的功能，如虚拟团队、知识订阅、知识推送、博客等。

　　基于这些核心需求，企业就能够轻松规划出免费日程管理软件系统建设的蓝图，实现知识性组织的建设起步（如图7）。

　　图7 免费日程管理软件系统建设蓝图