构建协同办公平台 企业准备好了吗?
oa系统(Office Automation 办公自动化),对企业来说,应该是仅次于财务系统的最早的应用系统。回首历史,在漫漫二十多年的发展过程中,办公自动化基本上没有什么大的变化,他不像ERP那样大起大落,也不像HR(人力资源管理)、crm(客户关系管理)等那样异军突起,办公自动化在企业中始终扮演着关键却默默无闻的角色。
但是,办公自动化的理念也在潜移默化的转变,特别是近几年,随着信息技术的迅速发展,办公自动化也从传统的“文档处理”等开始向“办公门户”、“流程化”、“知识化”演变。
对于企业来说,要不要去追随这股变革的大潮?还是墨守陈规,继续着传统的办公自动化呢?
用的不好,办公自动化就是企业的慢性病
企业信息化从办公自动化开始,然后,渐渐的被各种新的概念与系统所冲淡,一个企业也许很早就上了办公自动化,后来又开始上ERP,再后来开始上CRM、eHR、SCM等等。那么,有没有回过头来看一下,您的办公自动化是否上的成功,现在是否有发挥它应该发挥的效益呢?您的办公自动化系统对企业的发展有没有起到促进的作用呢?据统计,一套办公自动化系统的寿命大都在3-5年之间。如果不能随着企业的需要不断的演进,那么,很可能就像慢性疾病一样困扰着企业,拖得时间越久,造成的损失越大,同时也越难治愈。
在建制办公自动化的最初一段时间,办公自动化的作用是有目共睹的,提升办公效率,降低办公成本。但是,回顾过去,办公自动化最初的目标就是提升办公效率,降低办公成本,可以说,这时的办公自动化是成功的,是有效果的。随着企业信息化的不断提升,更多的应用系统不断的被引进到企业当中,渐渐的,某些原本在办公自动化中的功能,在其他的应用系统中也被引入进来,而且,由于技术先进,往往比原来办公自动化中的功能更强大、更有益于企业。因此,不知不觉,企业中的信息开始出现重复,员工开始不知所措,因为一件事情往往需要他们在几个系统来回穿梭。同时,渐渐的,办公自动化的功能开始被淡化,久而久之,办公自动化就成了我们现在经常看到的代名词:收发文系统、文件审批系统等。
办公自动化要摆脱这种困境很不容易,因为用的久了,就成了习惯,虽然可能是一些不好的习惯,但是想要改变习惯就要花更大的力气。
是什么让企业的办公自动化没有发挥出最大的效益?
办公自动化系统的采购与建制不是困难的事情,因为一直以来,市面上都有数不尽的办公自动化系统供企业来选择。我认为,正是这种绝对的卖方市场,湮没了企业真正的需求。办公自动化系统的提供商可以大致分为两种:一种提供即插即用的办公自动化软件,只要装上,企业就可以使用了,企业用不着根据自己的需求来设计,当然,企业也无法自行设计,因为这样的系统根本就不支持。另外一种是提供一个平台,企业想怎么用那就自己去研究吧,想用好,就要花大量人力来做,否则,你就用来发发邮件就好了。
也正因为这样,最初企业选择办公自动化系统可能只是单单看中了几个功能,能够解决一些问题就上马了,根本没有从内部深层次的需求去分析。不清楚企业到底想通过办公自动化系统实现什么目标,是企业的办公自动化没有发挥出最大的效益的最根本的原因。 为什么要将办公自动化与协同联系起来?
一个企业,无论是金字塔形的组织架构,还是扁平化的组织架构,都不可避免的遇到信息传递的问题。从最典型的金字塔形的组织架构来看,这种组织强调工作的专业化分工,一条是“指挥链条”,由上而下,一条是“责任链条”,由下而上。这种组织架构的弱点在于,会出现“信息截流”的现象。“隔行如隔山”,不同工作类型部门间的信息交流“门槛”较高。这就易出现“信息截流”的现象,造成不协调,效率低落,对外界变化的总体反应迟钝。
要打破这种局面,就要求在组织中强调协同。目前,比较成熟的对协同的理解可以这样描述:
流程协同:强化跨部门、跨组织的流程自动化。依靠全面的协同处理逻辑与相关工具,实现高效的处理工作流程与数据流程,实现企业内部各种业务管理流程,并支持企业内部流程与跨企业的商务流程的交互,实现现代延伸型企业的协同商务。现在的办公自动化流程已经不单单的是简单的公文流转、请假、开会等流程,更多的需求是与企业业务有关的销售、研发、采购、生产的流程。那么您可能会问,我的ERP干什么呢?ERP还是ERP,只是新一代的办公自动化系统应该与ERP整合,让管理者不用进到ERP里面,在办公自动化的桌面上就可以轻松处理ERP中的流程。
人员协同:人员协同的终极目标就是“零距离”。员工之间的沟通越简单、越方便,企业的工作效率越高。通过提供综合通讯、文档交换以及电子会议等群组协作环境,建立虚拟团队管理模式,结合以人为中心的知识应用与流程管理体系,最大限度地强化人员之间的沟通,协调团队的行为,密切人际交往与商务关系。
知识协同:通过提供综合文档管理、动态数据处理与企业信息门户,高效整合分散于企业内外的各类文档、数据资料与其他信息,挖掘信息的内在关联,增加信息可理解性与再加工能力,使之成为高附加值的知识资产。
应用协同:通过提供具有高度扩展能力的企业协同应用平台,可方便快捷地开发、实施与集成各种应用系统,使之相互配合,成为个性化的综合解决方案。并通过不断的功能扩充与系统升级,实现渐进式信息化,满足企业持续发展的要求。
可见,协同办公是办公自动化软件的大势所趋。也正因此,当今的办公自动化软件几乎都开始打协同这张牌。几乎是一夜之间,以前的办公自动化软件都在前面加上了几个修饰词,比如“协同办公自动化”、“知识型办公自动化”、“智能办公自动化”等等。那么,这些软件是否真的是“名副其实”,还是“换汤不换药”呢?企业该如何去选择? 企业是等还是主动出击
任何新鲜事物从出现到成熟,都要经历一个时期。同样办公自动化软件的转变,也要有个过过程。随着企业信息化的发展和成熟,目前很多企业的OA都已经远远超出了传统OA的范畴,这些改变大部分是通过企业自己增加的功能或者整合来实现的。集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源,逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。有些企业使用的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓.
对于正处在新旧办公自动化系统选择的十字路口上的企业,我建议及早下定决心,不要等,如果等的话,企业真的可能患上“慢性病”,病的越久,越难治愈。
我在不同的企业中有遇到一些IT经理,他们都有一肚子的苦水,主要有几种情况:1、集团在若干年以前全部采用了一套办公自动化系统,虽然使用上越来越觉得不方便,但没有办法,要统一行动,虽然看到一些很适合自己公司的办公自动化,但是却不能“擅自作主”。2、已有系统中的流程已经成熟,不敢轻易转换平台。3、技术架构限制,Java还是.Net只能从一而终。当然这里还有许多其他的原因。
是等还是主动出击,只有企业自己决定。如果让我来选择,我会选择主动出击。
构建企业自己的协同办公平台,你准备好了吗?
主动出击做什么?去选一套办公自动化系统来替换现有的这一套吗?当然不是这么简单,如果是这样,那么明年或者后年,你还要面临今天同样的问题。
企业首先要做的是什么?我建议先找一些办公自动化系统提供商来给自己洗洗脑。充分了解市场上各种办公自动化的新的理念。接下来深思一下,自己的企业有什么是要在5年之内要做的,信息系统如何来辅助,能否和办公自动化系统衔接。最后,才是看系统,认真地多选几家。
但是,请时刻的提醒自己,从现在开始,您是要构建自己企业的协同办公平台,不是去买一个现成的软件产品。办公自动化中的流程与功能个性化非常的强,每个企业都不一样,不向ERP中的流程,采购、收货、入库、生产、出货等有一定的标准。因此,无论什么企业采用SAP都可以,只要你有预算。办公自动化系统不一样,它和你的文化、你的组织、你的办公流程紧密联系,因此,你需要一个可自定义复杂流程的办公自动化平台。
信息化的路途很漫长,但是不能一成不变,能够根据自己企业的需求不断更新、完善的办公自动化系统才是企业真正需要的。
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