金和协同办公平台奥瑞金种业公司应用案例

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 　　公司简介：

北京奥瑞金种业股份有限公司（以下简称奥瑞金公司），是由一批留美归国学者于1997年创立的，专门从事农作物新品种选育、生产、加工、销售及服务的民营新技术企业。公司总部在北京中关村发展大厦，下设临泽、河南、铁岭、成都、长春5个分公司，1个棉业控股子公司，1个新品种研发中心。在甘肃临泽、河南郑州、吉林长春和辽宁铁岭建立了国内一流的大型种子加工生产线，产品全部细加工、全包衣、精包装。2003年被农业部认定为中国种业五十强企业。

奥瑞金高度重视科研育种，投巨资在河南郑州、辽宁铁岭、四川成都、黑龙江哈尔滨及海南等不同玉米生态区建立了多个育种站，在北京建立了拥有分子生物学技术育种的新品种研发中心。

项目背景：

随着社会主义市场经济体系的建立和完善，种子市场的规模也进一步扩大，在社会经济环境一片大好的形式下，奥瑞金公司不断研发新品种以满足市场发展的需求，公司拥有一批专业素质较好的科研育种人员和遗传背景丰富的种质资源。每年都有一批玉米新组合进入国家和有关省（市）组织的区域试验，在甘肃临泽、河南郑州、吉林长春和辽宁铁岭建立了国内一流的大型种子加工生产线，产品全部细加工、全包衣、精包装。公司注重产品质量、推行品牌战略，产品畅销全国20多个省（市）。在企业蓬勃发展的光环笼罩下管理上的问题不断的显现出来：北京总部和各子分公司、研发中心、生产基地的信息沟通不畅，沟通费用高；工作流机制不健全，文件传输不及时；内部人事调动，工作转交困难，交接不顺畅等几方面的大问题。

客户需求：

经过金和公司的方案工程师与奥瑞金的企业领导共同探讨后，将企业的大问题进行了深入细致的分析，得出以下结论：

1、公司信息化水平目前还处于手工作业时期，各分公司员工间主要通过电话、传真、Email等传统方式进行交流和文件的传输，这样，安全性、可靠性无法得到保证，大大降低了工作效率，提高了公司运营成本，奥瑞金公司需要新的系统来提供安全快速的信息传递功能。

2、奥瑞金由于处于种子研发这个特殊的行业，种子在每小时的变化数据都要求各部门实现数据的共享，而往往这样的数据又分散于各个分支机构。而分支机构间数据汇总速度慢，常常影响了关键时间决策的速度。因此，信息化系统具备数据整合能力和决策能力，提高公司整体的效率。

3、目前公司各分部和各级领导都存在被动管理现象，对管辖范围内的事件运行过程掌握的不完整、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的。奥瑞金公司的领导多数情况下只知道新产品研发的始末，而对过程的了解不是很清楚。对此，奥瑞金需要建立的是一个灵活、安全、可以随时跟踪文件、监督处理过程，解决领导被动管理、员工工作无痕迹问题。

4、奥瑞金公司总部与分支机构的位置分散，公司与公司之间、部门与部门之间缺乏实时性管理，因此，需要通过系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起，提供统一的沟通和共享平台，规范各种管理流程，明确分工，为各层次的有效控制提供依据，从而达到提升管理水平的目标。

实施系统：

通过对奥瑞金具体问题的分析，金和公司决定实施根据独创的精确管理模式，结合现代企业管理的应用特点及管理瓶颈，设计出的专门解决企业协同管理问题的软件系统――金和IOA企业协同管理系统。

系统简介：

一、个人事务管理模块

1、网络寻呼功能：

网络寻呼是一种比电话还方便的异地沟通及管理工具。它既具有电话的即时性，又克服了电话的不可重现性，还带有与邮件同样的附件功能，比邮件又简单易用。可以说综合了三者的优点。它以组织机构图的形式显示寻呼列表。不论对方在何地，数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口，显示寻呼内容，如对方不在系统上，则可以同时发短信息到对方手机上，对方可以像回复普通手机短信一样直接回复短信，回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。寻呼还具有对话功能，类似聊天室，适合召开异地的多人小型会议，最后可以方便的整理出会议纪要。

2、工作日记：

用户每天可以随时把需要记录的事情记录到日记里，以后需要时可以方便的查询出来。有权限的领导能查看他管辖员工的日记并做出批示。系统会自动以寻呼的形式通知员工领导对其日记进行了批示。

二、工作流程管理模块

1、收文管理：

实现了单位内部发文起草、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文会审、来文登记等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。

2、发文管理：

根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。

三 、公共信息管理模块

可以发布新闻、通知和内部期刊等企业内部信息，方便各地公司实现信息的交流。而发布的信息是要通过规定的审批流程进行审批，才能显示的。

客户收益：

1、通过网络协同办公系统把各种信息孤岛集成起来，实现全面数据共享，提高数据的利用率；通过协同办公系统向各部门和管理层次提供共享、准确、及时的信息，为公司各种资源的统一规划、合理调度、综合利用提供依据和保障。有了这套系统奥瑞金的领导切实的感受到员工的工作效率每天都在稳步的提升，资源的共享达到了内部信息的整合化，为研发新品种提供了可靠的数据来源；在管理上，使总公司与分公司达到了有效的统一，整个公司的管理也迈上了一个新的层次。

2、奥瑞金公司通过网络寻呼功能，大大提高了沟通的及时性，降低了企业运作的成本；对员工沟通记录的查看和对工作日记的审核，解除了领导管理的被动，让领导清晰掌握所有员工的工作过程，及时纠正工作过程中的方向，避免了员工重复性的工作，大大减少了企业运营成本不必要的浪费。

总之，随着奥瑞金公司信息化的不断深入，实现了整个企业信息化的管理手段，降低了成本，提升了员工工作业绩，提高了企业的生产效益。奥瑞金公司的领导深深的体会金和公司信息化整体解决方案为他们企业带去的实实在在的好处，现在觉得没有了这套系统整个企业的员工都没法工作了，已经离不开这套系统了。