保证办公自动化系统成功与高效实施(一)

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　　如何保证办公自动化系统的成功实施?在中国，很多企业早已经用上了办公自动化系统来帮助企业人员日常办公，从最初的单机版的办公软件到现在的B/S架构，从用办公自动化系统实现简单的文档处理到实现办公流程审批、信息发布、日常办公、移动办公等，随着互联网的发展，办公自动化系统已经实现了一个质的飞跃。各企业为了实现信息化陆陆续续上了办公自动化系统，但是在中国到讲，办公自动化系统的高实施率，低效用率，更上一些中小型企业望而却步。许多企业在上了办公自动化系统之后，确实是实施上了，但是很多模块却成了“聋子的耳朵——摆设”，他们只用到其中的一个或两个模块。如何才能保证办公自动化系统成功实施与高效率实施?以下作几点建议：

　　1. 办公自动化系统的建设，领导要足够的重视。

　　办公自动化系统是一个要求所有员工都充分使用的系统，他并非一个一个专业的，仅属少数人使用的系统，包括公司领导、部门领导、普通员工都要充分的使用，才能显现本系统的优良特性和使用效果。

　　办公自动化系统中大量的业务都是用工作流的方式来实现的，整个流程的重要环节和核心往往是公司领导，如果公司领导没有足够重视，带头使用，则普通员工的使用积极性会大受挫折。无法保证办公自动化系统的使用效果和大家使用此办公自动化系统的热情。

　　办公自动化系统中所处理的事务大部分是人们在以前的手工方式办公时就在做着的事情，但是通过办公自动化系统来实现，手段更加先进，工作效率更高，可是因为少数员工因循守旧，往往放着更现代的工具不用，继续使用传统、落后、低效的手工方式，导致在系统投入使用很长时间以后，大家的普遍变工效率仍旧没有提高。这也需要公司领导对其部属监督、堵塞他们使用落后办公方式的途径。

　　2. 系统的实施，有全面的规划，各系统之间功能定界明确

　　办公自动化系统是一个企业、公司所使用的多个软件系统之一。他所能之处是日常办公业务的电子化。其他如财务、生产方面还有许多专门的软件，他们有着与办公自动化软件各自擅长的不同方面，是相互不可替代的。

　　可利用办公自动化系统来做整合的平台和门户。但是在功能规划方面应该扬长避短，充分的发挥办公自动化系统在工作流和文档管理方面的优势，而不要去生硬的去处理过多的如财务、生产等方面它所不擅长的功能。

　　3. 办公自动化系统实施的过程也是一个内部管理改革和完善的过程

　　办公自动化系统的使用不同于其他一般的软件系统的使用。他本身就是一个管理软件，在其需求调研和开发、使用过程中会发生许多与现有的管理模式和方法相互有冲突的地方。原因既有原管理方式不够科学和合理的地方，也有少量因为软件功能所限不能达到所要求功能的方面。

　　为充分使办公自动化系统推广使用之后，企业的管理水平能上一个新的台阶，需要在开发办公自动化系统的过程中:

　　1.充分的分析现有的管理模式和方法，把优化以后的模型用软件的方式来实现

　　2.在系统使用的同时，要配合的出一些新的管理和规定，同时对原管理制度和体制中不合理的地方做相应的调整，使得管理制度更加完善，而办公自动化系统充当了管理工具的主体，相关的管理制度就是其辅助的工具和手段。

　　4. 分步实施，循序渐进，不急于求成

　　办公自动化系统的建设是一个过程，他不是一个结果性的东西。它是随着大家的管理水平、应用水平的提高、使用效果也逐渐显现的一个过程。而在办公自动化系统使用到一定的阶段和水平之后，新的管理问题和业务需求又成为推动此办公自动化系统进一步前进的重要动力。

　　而一个企业的管理水平的提升、应用水平的提升也是一个不间断的过程，没有绝对的止境，并且他是一个循序渐进的过程，不能要求某一天以后，大家的管理和应用水平就突然来了一个跃升。