保证办公自动化系统成功与高效实施（二）

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　　如何保证办公自动化系统的成功实施?在中国，很多企业早已经用上了办公自动化系统来帮助企业人员日常办公，从最初的单机版的办公软件到现在的B/S架构，从用办公自动化系统实现简单的文档处理到实现办公流程审批、信息发布、日常办公、移动办公等，随着互联网的发展，办公自动化系统已经实现了一个质的飞跃。各企业为了实现信息化陆陆续续上了办公自动化系统，但是在中国到讲，办公自动化系统的高实施率，低效用率，更上一些中小型企业望而却步。许多企业在上了办公自动化系统之后，确实是实施上了，但是很多模块却成了“聋子的耳朵——摆设”，他们只用到其中的一个或两个模块。如何才能保证办公自动化系统成功实施与高效率实施?以下作几点建议：

　　5. 合理分工，协同实施

　　根据办公自动化系统的特点在实施时需要各方合理分工，协同配合的完成项目的各项工作。

　　其中用户方的技术部门应该做好技术方面的指导和辅助实施应用的工作，而相关业务部门应该努力地配合需求调研和充分试用。

　　开发方则需要做好需求的归纳整理工作，与用户方的业务人员充分的沟通和交流、为系统的开发给出一份好的“设计图纸”。

　　6. 需求建议的民主与集中 一个应用软件开发的基础是“需求”。

　　很多用户对需求的产生都有误区，需求并不是用户单方面提出以后就交给开发者去做的一份要求。

　　一份合理的需求需要用户方与开发方作充分的交流，既最大程度地解决用户方目前的问题，又充分的融进开发方的实施经验，使其最具合理性。

　　同时，由于一套办公自动化系统所涉及到的业务部门有很多，各部门对于同一功能模块有不同的需求，但是作为公司一级的软件平台，需要对各部门的业务需求进行一个归并和整合。

　　7. 开发与实施并重

　　办公自动化系统的另一不同之处是他的实施所占的比重很大。因为办公自动化系统是需要广大的用户使用的一个系统，如果仅有开发，而没有一定的制度、手段促进监督大家使用，技术部门的充分辅导和支持大家使用，则此系统的开发效果也就无法显现出来了，更无法使应用效果显现出来。

　　在此特别需要领导对于推广、实施阶段的工作予以足够的重视，并有相应的人力以及时间的投入，如完善制度，加强培训，做好技术支持工作等等。

　　8. 充分试用，把问题解决在开发阶段

　　办公自动化的开发主体是实施方的技术人员，他们对业务的了解程度不能与目前在岗的各行业的业务人员相比。如果他们开发出来的产品没有用户方的业务人员充分试用，很多问题仍有可能存在于系统之中。

　　所以在办公自动化系统开发出来以后需要用户方的业务人员充分的试用，这部分工作是开发方的技术人员所无法替代的。

　　试用就是以系统设计的需求设计说明书为参考标准，反复的使用，找出软件中的不合理之处，或者不符合业务规范之处，把有关问题提交给开发人员，让其修改。最终，把一份程序设计上没有错误，符合业务规范的应用系统交给广大用户使用。