泛普OA软件确实让用户当了自己系统的主人
当你终于跨越选型路上的荆棘,迈过实施部署的关卡,迎来上线运行的实操,却突然发现这OA系统好像不是自己的。想做个符合部门需求的流程要费大量精力,处理不好又得求助供应商,一来二去,不仅一个流程费时又费力,各种状况都应付不了,于是各种求助、拖延、低效。系统部署在自己公司,却好像还是OA供应商的。
如何让用户做自己系统的主人,这里面主要涉及三个影响因素:产品易用性、实施方法论、OA厂商角色。
一、产品易用是基本
还是那句话,OA系统的覆盖范围广,几乎涉及组织内的全员应用,因此用户的IT水平必然参差不齐且普遍偏低,这就对OA系统提出了易用性的硬性要求。同时,鉴于激烈的市场竞争以及互联网经济的发展趋势,OA易用性也是适应时代要求。只有在保障OA系统功能顺利实现的基础上坚持易用性原则,才能提高用户体验,提高系统黏着性、使用率,才能提供工作效率,才能让用户成为自己系统的主人成为可能。
举例来说,你想在OA中做个一般费用报销流程,在复杂的OA系统中,你需要先配置好字段数据,在密密麻麻的表单中填写,流程的节点、流转方向首先都是一个个字段的列表显示,并不能直观的看到实际场景。而在易用的OA系统中,比如泛普软件提供的纯B/S图形化流程编辑器中,从设计、应用、优化到门户展现全方位的图形化自定义,双击节点就能配置权限,拖拽箭头就能控制流转方向,所见即所得,事半功倍。
二、实施培训是保障
有了OA系统的易用性做基础,当然还是不够的,厂商的优质实施同样关系中OA系统的主权花落谁家。普通的OA实施,从入场到出厂,从硬件配置到流程制作到文档上传,几乎所有工作都自己完成,这看似负责的工作态度着实隐藏着巨大的隐患:一方面,实施人员的数量有限,所有工作完全依赖寥寥数人必然延长实施周期,实施周期延长便增加用户的资本投入;另一方面,实施人员的驻场时间有限,当实施人员离场后,用户对OA系统了解甚少,稍有问题便需求助供应商,严重影响系统推进;再者实施人员本非用户公司员工,流程设计完全来自需求调研,与用户的实际工作多有出入,影响“纸变电”的平滑推进。
泛普软件是最早提出“让用户做系统主人”的实施理念的OA厂商,基于产品易用性提炼出“授人以渔”的实施方法论。在实施期间,实施人员从各部门分别抽调人员作为应用管理员重点培训,由于对本部门业务的熟悉加上OA系统本身易学、易用,因此设计出的流程往往使用率较高,例如泛普的百合网项目上线短短数月便产生200多条流程、跑过五万多条实例,流程几乎全部由用户自己设计,且值得一提的是百合网的组织架构较为复杂。
除易用外,泛普之所以被称为“中国管理软件项目成功率第一品牌”还得益于其产品的易维护,泛普OA的多数客户除重大升级、开发等问题外,鲜少找上门。这一方面体现出泛普OA的易用,另一方面也体现泛普实施培训得当,还可以看出泛普OA确实让用户当了自己系统的主人。
三、厂商角色定位是辅助
在整个OA项目中,OA厂商的定位是应该随着项目的阶段性推进而发生变化的:选型过程中,OA厂商是个毛遂自荐的角色,尽力向用户展示自己的产品;实施阶段,OA厂商应该是导师角色,指导用户更好地使用OA系统;前期使用阶段,OA厂商应该是顾问角色,随时应对用户使用初期的障碍问题;正式使用阶段,OA厂商应该是小透明角色,只需重大问题时出面解决。
但是对于许多厂商来说并没有适时地扮演好这些角色,导致后来用户几乎等同于被厂商绑架,对于OA系统也是身不由己、丧失主权。
最后来回答一下题目上的问题:OA是谁的协同办公系统?在产品出厂前,它是厂商的,一旦作用于用户,它就应该是用户的。这需要OA厂商理性的角色转换和OA用户的积极争取,你现在是自己OA系统的主人吗?
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