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如何使用OA系统降低管理成本

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大学毕业第一份工作是在国企,当年我们工厂近三千职工,国家二级企业,直属国家机械工业部管辖。我记得很清楚有一年的报表显示一线生产工人只有873人。二线的包括技术人员、门卫、检验员、仓管、维修人员等,大概是1200人左右。三线是纯管理职能人员大约800多人。人均产值约2.5万元。而当时浙江的同行业私企,约500人能创造过亿的产值,人均产值近20万元。撇开国企、私企运营上的差别,单从我们工厂自身来看,两千多二三线职工,如果能精简管理,砍掉一半是完全可以做到的,这一千人成本多少?单纯从工资成本上算,平均500元一人,一月就是50万,一年就是600万。如果再算上其它支出,肯定一年超过1000万支出,这就是管理的成本。试想,一个产值只有不到8000万的工厂,仅管理成本的浪费就超千万,这样的企业如何存活?


各位老板们,你们是否认真算过自己企业的管理成本,据业界测算,降低10%的成本可以增加20%的利润,您可测算过要是通过OA管理系统砍掉多余的管理成本将为您创造多少利润?


也许您要问,怎么通过OA系统降低企业管理成本?正常的部门总要有吧,就算合并部门,最多也只是砍掉一两个官职,但总要有人来管理各类事务吧?在回答这个问题之前,我们不妨一起来回顾一下您创业之初的情形。请问您公司成立之初有HR经理吗?有采购经理吗?有仓库主管吗?有行政部吗?有品管部吗?有销售部吗?那为什么后来全有了呢?


印象中有个豆腐厂的故事应该能说明这一切,起初只是一个豆腐作坊,老板既是生产工人又是销售员,还要兼采购和财务。慢慢生意好了,于是老板忙不过来了。于是,他请人帮他卖豆腐,他只管采购、生产、财务。接下来,生产跟不上了,于是又扩大作坊,请人来做豆腐,他管采购和财务。量上来了,销售点增加,生产员工增加,他精力不够用,于是又请了生产主管和销售主管帮他管理这两个部门……。接下来,扩建仓库放原材料、成品,又成立仓库管理部门……。再接下来,采购部、财务部、行政部……,该有的全有了。而这些增加的背后,就是为企业套上了沉重的管理成本枷锁。不管公司是否有利润,这些成本的支出是固定的。


看上去,这一切的一切都是理所当然,企业规模大了,自然机构增多,管理人员必须增加。但是,我想起前些年年热播的《我是特种兵》中的一句对白。班长说:现在的兵真是不好管。指导员的回答:你为什么老想着要管他们?


为什么老想着要管他们?我想这也是所有企业老总们应该认真思考的一个问题。


现在流行的OA办公系统管理思维对这个问题有一个很好的诠释。互联网思维不是把您的产品摆上网卖,也不是建个网站宣传公司,也不是通过互联网去做品牌推广。互联网思维的核心是去中心化,组织扁平化,商业民主化。在这“三化”的基础上,对员工充分授权,鼓励员工的创新思维,打破传统的“人治”“法治”约束,充分发挥员工的主观能动性,实现员工的自管理,最终演变成公司“无管理”。


传统的管理模式下,任何一项工作可能都需要上级做出计划,下达指令,下属才能执行。或者某一项工作需要进行时,首先要层层请示汇报,然后才执行。而计划、下达指令、请示汇报背后就是等待,就是成本,就是浪费。


在全新的OA办公系统管理思维下,可能大家只要明确一个问题:客户的需求是什么,我们的目的是什么?在统一思想之后,公司充分地授权团队,团队发挥自己的活力,来解决遇到的问题,而不再是层层请示、逐级汇报,这就是效率与民主的高效结合。这就是所谓的OA办公系统“无管理”模式。“无管理”不是指公司不需要管理,而是将职能管理无限弱化,公司所有的职能机构将不再是管理机构,而是服务机构。这时,管理机构要做的是给团队配备资源、提供支持和服务。而不再是发指令、监督进度、考核的监管机构。


这将是一场真正意义上的变革,许多优秀企业的老总也正在尝试这种变革并已经取得成效。比如,马化腾、史玉柱。他们做为最高管理者,只决策这个项目要不要做?一旦OA管理系统决策做,他们的职能就转化为一个服务者,为项目团队提供资源、提供支持,而项目团队进行自管理,最终一起分享项目成果。微信、征途的成功就是很好的证明。

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发布:2007-11-05 11:08    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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