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OA办公软件系统

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水利工程行业办公OA系统解决了哪些问题

更新:2019-05-14 18:33    来源:泛普软件 · zhangyan

   公司领导为了进一步提高公司办公能力、工作效率以及公司信息化水平,决定于启动办公自动化项目。经过1年多时间,历经需求调研、系统搭建测试和试用,系统二次调整,OA系统现已进入稳定运行阶段,在公司总部及下属3个水厂正式使用。

  1 系统实施过程中遇到的问题

  XX有限公司是有悠久历史的供水企业,在公司实施OA系统之前,完善了企业的各项规章制度,规范了企业的流程以及标准化了相关的表格。这些都为OA系统的建设提供了很好的基础,但是也存在员工习惯于纸质办公现状、员工年龄偏大等问题。

  2 水利OA系统主要模块介绍

  OA系统总共有6大模块,分别是企业信息发布模块、公司办公流程模块、人力资源模块、企业知识管理模块、公司内部邮件模块和管网部工程管理模块。

  2.1 企业信息发布模块

  企业信息发布模块实现了企业知识文档、人力资源、业务流程、公司管网工程管理等各种企业应用系统的有效整合。

  无论是普通员工,还是公司领导,OA系统都能让其迅速获取公告、流程和邮件等方面的信息。通过搭建OA企业信息门户系统,提高员工的业务处理效率,使信息的时效性更强;合理整合公司资源,实现系统互联和信息共享。最终实现最大化节省企业成本,利用企业资源,提升企业综合竞争力的目标。

  2.2 公司办公流程模块

  公司办公流程模块是OA系统实施的最重要的内容:共分成8个类别50余条工作流程,完成公司各种行政类、采购类、人事类、施工类流程的审批,同时完成流程监控、流程效率统计、流程督办以及相关报表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效,指明了工作事项的活动流向顺序,使企业内部发生的某项业务从开始到归档,由多个部门、多个岗位、多个环节协调及顺序工作共同完成,提升了企管理的规范性和效率。同时,在流转的工作流中,我们按照公司同事的要求,提取相关流程的字段形成报表,以便同事按照搜索条件查询相关数据,导出Excel表格定期备份数据,为员工整理报表工作提供了极大的便利。

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  2.3 人力资源模块

  人力资源模块也是使用较多的模块,我们通过与人事科的积极合作,整理出一套比较完整的公司组织架构,把每个公司员工职责、权利、层次、岗位、电话号码等信息都录入到系统中,方便了大家的日常沟通,管理员可以根据公司人事科提供的信息,及时调整上下级关系,同步企业通讯录。个人用户查看、编辑、导出通讯录可进行权限范围设置;支持公司领导联系方式查阅授权,支持多种检索查询方式。

  2.4 公司内部邮件模块

  公司内部邮件模块满足了企业内部沟通的需要。公司以前的邮箱无法做到人员信息的同步,每次增加一个用户,就需要员工自己把新的通讯录同步到邮箱。新的OA系统与人力资源模块联动,每次在人员管理模块中添加一个用户信息,用户的邮箱也自动生成。这样,既减少了邮件平台的软硬件投资问题,又兼容了各种版本的浏览器,让收发邮件简单、易用。同时,与工作流程模块的结合使工作效率更高,随着OA移动端的部署,公司员工还可以在手机、ipad或者平板电脑上浏览邮件信息,更加及时地为大家提供信息。

  2.5 企业知识管理模块

  企业知识管理模块可以解决知识共享和再利用的问题。以企业信息发布模块为载体,把企业通知、公告、规章制度、各种类型文档等快速推送出去;提供一个功能区域,供员工上传资料并收集企业在流程中形成的各类信息资源、文档资料,形成内部的知识库,实现知识的快速传播与共享,从而提高企业的学习能力、快速响应能力,提高员工的技能素质。更重要的是,为每个员工提供一个个性化的知识信息门户,在这个个性化的门户中,员工能找到与他职位和权限相关的知识,并且每一个员工在自己的门户中积累知识,并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

  2.6 管网部工程管理模块

  管网部工程管理模块是使用OA的表单建模功能开发的基于现有公司管网部流程的新的功能模块。按照管网工程的基本工作流程,划分了项目前期阶段、合同签订阶段、施工准备阶段、施工阶段、项目验收阶段、项目完结阶段。以表单的完成情况驱动项目阶段的更新。

  一方面,公司领导能够了解每个项目的进展情况;另一方面,公司员工能够根据项目进度安排好自己的工作。当然,在实际使用中,还存在着很多问题,是在设计时没有考虑到的,随着OA系统的深入使用逐步暴露出来,我们又进行了相应的调整,最大限度地与实际工作相符。

  3 加强宣传和培训顺利推动OA项目部署

  不断加强宣传和培训,使员工转变思路,同时制订合理的OA使用规范。针对OA的使用,我们多次组织使用培训会,给员工讲解发起流程、转发流程、审批流程、退回流程,更新知识文档,查找报表等内容。这些细致的讲解使员工逐步了解OA系统的使用功能,同时,公司员工还能够提出很多新的建议,我们再加以改进。这样渐渐就消除了员工对新事物的恐惧感,大大提高了系统的可用性和实用性。

  要形成完整的OA使用规范,需要根据流程走向,定义出员工的工作岗位和内容,同时需要不断制度化,最终实现各个科室的协同办公,提高工作效率。

  4 增强系统安全性,确保系统连续工作

  OA系统集成了金格电子签章,电子签章是按照《电子签名法》的要求,实现业务系统中的文档防抵赖,防篡改。保护文档合法可信,同时OA系统审批程序有手写批注审计流程具有可溯性。

  在OA的服务器上,系统管理员及时更新操作系统补丁,安装杀毒软件,防止非法入侵和病毒感染,对系统进行备份,确保数据备份的完整性和准确性,在遇到非正常停机和病毒感染时,我们可以快速恢复数据

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