如何启动和开展项目办公室的工作

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    1.概述

    由于一些不通用的、不规范的项目管理方法在满足产品迅速上市的目标方面越来越缺乏效率，越来越多的组织开始关注“项目办公室”方法。本篇提出的方法不仅着眼于满足组织的短期需求，同时还对项目管理改进提出了长期的解决方案。读者将会明白如何迅速获取短期价值，同时在运营过程中又保持明确的定位。“项目办公室”方法是基于一些组织的成功经验，并运用咨询经验和行业研究加以提炼而成。

    2.面临的问题

    项目人员努力再努力，项目仍旧不能按时完成，其中最糟糕的是没有人知道造成非预期的工期拖延和成本超支的原因。每个部门用不同的方式来讨论进度只会使项目更糟糕；缺少一致性使沟通陷入彻底的混乱。这时显然需要一个合理的、结构化的项目管理方法，可以考虑实施“项目办公室”来保持项目管理活动的一致性。但实施该方法会带来另外一个问题――时间和资源都很有限，因此只能通过改进原有的项目管理来解决。这样做压力很大，况且由于希望集中精力考虑如何开发产品，而会无暇顾及其它过程的变更。那么，如何实施“项目办公室”方法提高项目管理水平，同时兼顾产品开发和业务运营呢？

    3.解决方案概览转贴于：http://www.leadge.com

    问题的答案就是：主动地做好计划，以满足短期利益和业务需求。关键是要保持实施起来简单、关注价值实现、按计划组织。开始“项目办公室”方法的实施，要在战术上集中，从关注短期影响、业务需求以及最小需求开始。

    在开始阶段采用的这种战术集中属于短期行为，同时应该考虑长期解决方案，并采取一些预备步骤使隐藏的工作明朗化，以解决更为复杂的问题。长期解决方案致力于培养持久的组织成熟度，为组织带来长期的利益，借助可重复性的过程保证每一次都能够满足产品迅速上市的需要。

    推荐一个四阶段的方法来达到上述目标：
    阶段一：基础建立
    阶段二：执行短期计划
    阶段三：实施长期解决方案
    阶段四：支持与改进

    4.解决方案细节讨论

    4.1.阶段一：基础建立

    在这个阶段，给“项目办公室”下定义，并确定好短期目标和长期目标。恰当地评估现有能力和目标。基于项目管理成熟度模型，确定组织内部的项目管理基准线，并计划将来的任务和活动。举行一系列的由关键项目干系人参加的会议，专门分析组织现有的能力、面临挑战、问题和目标。在讨论的基础上形成一份评估报告，确定当前组织所处的状态以及未来的远景，同时起草一份说明短期计划和长期解决方案的发展计划。

    开发完上层的发展计划，接着就是确定“项目办公室”的职能和人员，识别干系人（包括关键点管理、指导计划和预备项目），准备沟通策略。阶段一的结束标志是“项目办公室”具备了开展工作的资金和已获批准可以立即到位的人员。

    4.2.阶段二：执行短期计划转贴于：http://www.leadge.com

    在这个阶段，启动“项目办公室”，实施短期计划，并开始项目指导。启动“项目办公室”包括根据近期需要确定人员，开始沟通活动，并促使组织关注“项目办公室”及其职责。

    短期计划和项目指导两项工作可以向组织显示“项目办公室”带来的、立竿见影的价值。短期计划是为满足当前需要的解决方案，专门解决关键干系人相关的问题。可以立即实施这些工作，它们能够满足组织较高优先级的利益。短期计划举例如下：

    项目清单（包括新产品开发项目，信息技术项目，业务增长项目等）
    项目管理方法体系的配置
    总结报告和度量体系
    项目回顾
    自带午餐的培训会
    对新项目和紧急项目的支持
    项目控制组的项目计划
    一个或多个预备项目的确认和配置
    模板

    与短期计划相联系的第二项工作是项目指导。项目指导是一个能