IT企业如何构建高效运行的OA办公系统

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一、 引言

  伴随着项目管理理念的深入和项目管理价值的日益凸现，管理层逐渐认识到项目管理对提高企业经济效益和利润将产生非常巨大的有利影响，越来越多的企业以项目为单元进行企业的战略分解与任务执行。随着专业分工的细化，越来越多的跨职能的项目出现在企业里面，如何在跨职能的项目之间进行资源优化组合、管理好各项目的风险、进度等就变得越来越重要。为了更好地解决资源冲突，复制已有项目的成功经验，规范企业的项目管理标准，项目管理办公室(OA办公系统)应孕而生。

  OA办公系统在企业中日益承担起建立项目管理方法论、总结最佳实践、知识管理、培养项目经理团队以及建设组织级项目管理体系的责任。然而由于OA办公系统在国内发展时间较短，大部分处于初建或成熟度不高的摸索阶段，在OA办公系统的运营与管理过程中，常常遭遇很多问题与困境。下面将从OA办公系统的定义、类型与成熟度、问题与原因分析、对策等方面进行论述，结合国内外先进企业OA办公系统的管理理念与方法，对OA办公系统的高效运营与管理提出自己的建议。

二、 OA办公系统的定义

  OA办公系统(Project Management Office)一般称为项目管理办公室、项目管理中心或者项目管理部。OA办公系统是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门，是提高组织管理成熟度的核心部门，它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系，并结合企业自身的业务和行业特点，为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理等，以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

三、 OA办公系统的类型与成熟度

根据不同组织文化、组织结构、项目管理成熟度，OA办公系统分为三种类型：保证型、控制型、战略型。

(一) 保证型OA办公系统——初始级

  保证型是OA办公系统建立的初始阶段，主要为项目经理提供管理支持(Project Management)、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务，这种角色以低调和辅助者的身份出现，容易得到项目经理的认可，不容易引起太多的反对和权力之争，在OA办公系统的刚刚起步阶段，这种方式容易得以实施和执行，主要向主管副总和项目经理汇报。

(二) 控制型OA办公系统——已管理级

  控制型OA办公系统在强矩阵组织结构中容易实现。在这种情形下，OA办公系统拥有很大的权力，相当于代表公司的管理层，对于项目进行整体的管理和控制(Program Management)，保证项目的顺利执行，以实施项目目标和组织目标。这时OA办公系统的工作可以包括：项目经理任命、资源的协调、立项结项的审批，项目的检查和数据分析、项目经理培训等，可独立向总经理汇报。

(三) 战略型OA办公系统——优化级

  战略型OA办公系统是OA办公系统发展的高级阶段。在这种情形下，OA办公系统承担着企业项目筛选、战略目标确定与分解等任务，具有承上(战略理解)和启下(启动项目)的双重任务。这时进行项目群管理(Project Portfolio Management)，确保所有项目能够围绕着组织的目标，并且能够为公司带来相应的利益，可直接向最高管理者汇报。

(四) 成熟度演进

  在实践中可以发现，很多企业OA办公系统初建期往往采用“保证型”的形式，随着从业人员项目管理知识的丰富与项目管理经验的提升，以及组织级项目管理成熟度的提升，内部职责与权限的明晰，1-2年后OA办公系统逐步将行政的职能分解到行政部门或资源部部门的助理人员，更加专注于多项目的监控与项目分析、项目管理体系的建设与项目经理团队的培养，这标志已进度到“控制型”OA办公系统的阶段。当OA办公系统的数据分析对公司的决策与流程的变革、项目可行性分析、优先级排序、市场的开拓起到重