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办公oa系统软件公文管理模块详细介绍

更新:2019-05-16 14:12    来源:泛普软件 · lyl

   办公自动化(0fficeAutomation,0A)系统,是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统,辅助管理人员进行各种办公活动。办公自动化系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络环境、办公信息等几个基本要素构成。

  1.公文管理子系统

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  通用办公自动化系统中,公文管理是最复杂也是最重要的一个子系统。公文系统的复杂度体现在两个方面:

  一是公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统。从纵向看,公文系统为多级组织共同使用;从横向看,公文系统为同级的多个职能部门共同使用。不同组织级别的公文系统具有不同特点,不同的效力,甚至各个部门的公文也带有自己部门的特点。

  二是公文流程的多样化。一般来讲,不同级别组织的公文流程不同。公文流程由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。例如,在手工方式向电子化方式转变的过程中,流程是不断变化的;组织机构的变化,管理方式的变化会影响公文流程;即使是同一级公文,由于地理位置上的差异如本地机构和远程机构的差别会影响公文流程。另外,公文流程还受组织规模的大小的影响。比如大组织(有三级组织单元)和较小组织(有二级组织单元)的公文流程也不尽相同。正是由于以上原因,公文系统是很难实现的一个系统。

  一个大的组织或部门,往往具有多级组织机构,其下级组织单元分布在广大的地域范围内,公文流程是复杂多样的,组织结构也是复杂多样的。如果根据每一级组织或每个分支机构的情况设计不同的公文系统,不但投资巨大,还会带来系统维护问题和上下级公文接口问题。一旦发生变化,如果系统不能适应,必须修改所有的系统程序,使系统变得不可维护。另外,还必须考虑上下级组织之间的公文传递的接口问题。因此,对一个大的组织或部门,必须设计一个灵活、扩展能力强、与组织机构无关、对变化具有较强适应能力的公文系统,使整个组织和部门共用一套公文系统,通过配置而不是通过修改程序以适应于组织内的不同要求,从而大大降低成本,大大简化维护工作,使上下级公文的传递畅通。显然,可配置的公文系统是大组织和企业的最佳选择,这也是通用办公自动化系统的主要特点之一。

  公文管理子系统的特点:

  1、能按不同单位的实际情况,定义不同的公文类型及公文级别。

  2、对于每一个级别的每一类型的文件都能按实际情况灵活的增减文件的流转环节,并且能够配置不同的人员在不同的流转环节中对文件的操作处理权限。对文件流转环节的控制能够定制出适合单位特点的公文流程,保证公文流转的合理性、安全性。

  3、支持全文检索和多条件模糊查询,快速准确的查到所需数据。

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  4、归档文件自动生成档案条目,实现文档电子一体化。在公文系统中的文件处理完毕后自动转为档案系统的内容,大大减轻档案业务的工作量。

  5、严格的安全控制,提供多级安全控制,只有获得相应权限的人员才能看到或处理文件,同时对每一个文件的流转都自动作详细的流程跟踪记录。

  系统提供一个通用的和灵活的收、发文的流程定制功能,在用户定制了流程的基础上,不同的公文处理者根据定制的流程进行不同的处理。如:发文的起草、审核、签发、会签、核稿、否决、缮印、封发,收文的登记、拟办、分办、阅文办理、领导批示、填写批阅意见、阅示等。文件正文的处理过程,提供改稿的痕迹保留与版本保存功能,提供对公文文件的处理过程进行自动跟踪的功能;公文流程流转完毕后,根据公文的文件号自动将公文归档;提供发文稿纸、收文登记单及文件的打印功能,打印单样式可自已定制;提供按多种条件组合查询,支持模糊查询、多条件统计公文功能。

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