建始县政府办公室公文处理制度

        县政府和县政府办公室公文处理工作由文书科负责。公文统一由文书科收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁。行文应少而精，注重效用，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。公文处理必须严格按程序办理，做到及时、准确、安全，加快运转，保证质量，提高时效，确保国家秘密和工作秘密安全。
        一、请示和报告办理制度
        （一）县政府只接受、办理各乡镇政府和县政府各部门的请示和报告。县政府部门所属二级单位应向其主管部门请示、报告工作。
        （二）县政府部门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得请示县政府转办。
        （三）县政府各部门报送县政府审批的请示公文，如涉及其他部门职责范围，报文部门必须事先征求有关部门意见，有关部门应积极配合，予以支持；部门之间如有分歧，经报文部门主要负责同志与有关部门协商不能取得一致意见的，报文部门要如实上报，并列出各方理据，提出建设性意见报县政府。凡应由部门之间事先协商而未协商的公文，县政府办公室不予受理。
        （四）请示和报告必须严格区分，不得混用、并用。“请示”公文必须一文一事，应署签发人姓名，不得越级，不得多头主送，不得同时抄送下级机关。除领导人直接交办的事项外，不得直接送领导个人。“报告”中不得夹带请示事项。向县委、县政府的“请示”，应当以其中一个领导机关为主送机关，另一个为抄送机关。
        （五）报送县政府的请示和报告，一律由文书科签收、登记、编号，请示为办件，报告为阅件，都应及时分送，急件随到随送。对不符合行文规则的越级请示和无文头、无发文字号、无签发人姓名、多头主送的请示，由文书科退回报文单位。
        （六）报告根据内容及时送有关领导阅知。请示送办公室分管主任批办。应由部门处理的，直接转有关部门处理，并告知报文单位；要求征求部门意见的，转有关部门征求意见，同时注明反馈期限，负责催办；要求请县政府领导阅批的，送领导批示。领导批示后，应及时按批示办理，要求行文的，按程序拟文后送批。
        （七）主管部门对政府办转办的公文，应认真负责办理，不得延误、推诿。属本部门职权范围内的，一般应在收文后10个工作日内直接答复报文单位并将答复告县政府办公室；涉及其他部门的，同有关部门协商办理，由主办部门答复或会同有关部门联名答复，答复时间一般不超过15个工作日；如因特殊情况不能按时答复的，应预告答复期限；对不属本部门职权或者不适宜由本部门办理的，应迅速退办公室并说明理由。
        （八）对各乡镇政府和县政府各部门请示要求以县政府或县政府办公室名义发出的文件，应根据精简公文的原则认真把关，特别是对以下情况要严格控制：
        1、可以当面商谈或通过电话解决问题的不予行文；
        2、纯属部门职责范围内日常业务事项由部门行文；
        3、县级以上政府或其它机关文件确需转发的，由有关部门自行转发；要求县政府制发的文件，如未提出具体措施或新的意见，照抄照搬的，不予行文；
        4、请示省政府、州政府有关部门支持办理的事项，原则上由县主管部门研究上报。重要事项确需以县政府名义报批的，应征求县主管部门的意见并报县政府领导审定后再行文上报；
        5、除省政府、州政府有规定外，今后原则上不再行文成立领导小组等非常设机构。经县政府批准同意设立的非常设机构，由主管部门征求成员单位意见，未征求意见的，不予行文；
        6、领导小组等非常设机构召开会议由其自行通知，所形成的会议纪要等文件，由其自行印发。
        二、公文运转规则
县政府办公室公文运转过程主要包括公文的接收、登记、分办、办理、传批、起草和审核、签发、复核、缮印和归档。
        （一）公文的接收与分办
        1、文书科签收的公文，按以下原则分为：
        （1）办件，即主送县政府、县政府办公室需要执行、办理或审批的公文，由文书科编号、登记，分送办公室分管主任批办，再按批办要求处理。
        （2）传阅件，即主送、抄送县政府、县政府办公室不需要执行、办理或审批的公文（包括传真电报），由文书科登记、编号后送办公室分管主任批传，传阅过程中领导对有关事项作了批示的，及时按批示处理。
        2、对报送领导个人且需要审批的公文，文书科收到后按分办原则办理。领导的秘书和其他科室收到的需要审批公文，除领导交办的或特别紧急的公文以外，也应转交文书科按程序办理。
        3、同时报送县委、县政府审批的公文，应先由县委办公室办理。对县委办公室转县政府办公室研办的，由文书科按分办原则办理。
        4、需要县政府或县政府办公室审批、办理的公文除领导交办的外，未经文书科登记、编号的，各科室不予办理，也不得送请领导审批，特殊紧急情况下送批的，应及时到文书科补办登记手续。
        5、报送县政府的简报、资料、信息等，除署名的以外，由文书科按其内容分发有关领导和科室。
        （二）公文办理
        1、对报送县政府审批的公文（即《请示》件），要认真审核，严格把关。文书科主要负责审核公文的文种使用、公文格式、报文单位、签发人是否符合有关规定；承办科室主要负责审核公文内容是否符合国家的法律法规和方针政策。凡明显不符合规定的，由文书科或承办科室写明情况呈分管副主任或主任批示后，填写退文公函，将来文退回报文单位。
        2、对各乡镇政府报送县政府需转县直有关部门研究办理的公文，报经分管副主任或主任同意后，直接转请有关部门办理。其他需审批的公文，按照领导批示意见办理。
        3、对县直各部门报县政府审批的公文，根据其内容采取不同方式办理：
        （1）凡经审核符合规定且相关部门意见一致的，呈分管副主任或主任审批报县政府领导批示。
        （2）对经与有关部门协商但意见仍不一致需县政府领导协调裁决的公文，应将意见分歧、背景材料和提出的倾向性建议一并送分管副主任或主任审核后，呈领导审批。
        （3）县直各部门要求以县政府或县政府名义制发的公文，必须先请示分管副主任或主任是否同意发文，分管副主任或主任应严格把关。同意发文的，承办科室和文书科对部门代拟稿或转发稿（部门代拟稿需附打印软盘）进行认真审核并作必要的文字修改后，再按程序呈批。
对县直各部门要求经县政府同意以部门名义制发的公文，亦比照上述程序办理。
        4、县政府领导批示完毕的公文，需以县政府或县政府办公室行文答复的，按有关规定程序办理。
        5、各乡镇政府和县直各部门报送县政府的“阅件”，分送有关领导传阅。抄送县政府或县政府办公室的公文，送分管副主任或主任阅知，如分管副主任或主任认为有必要，再送县政府领导阅知。
        6、公文办理过程中，涉及县委办公室、县人武部、县人大常委会办公室、县政协办公室、县法院、县检察院等部门工作的，应加强联系与沟通。
        （三）公文传批
        1、传批件按分管副主任—主任—副县长—常务副县长—县长顺序送批；传阅件按县长—常务副县长—副县长—主任送阅。
        2、公文传批过程中，如领导批示送有关部门的，应及时将复印件转有关部门办理。密件复印按保密规定执行，严禁复印绝密件。
        3、收到县委书记批示件后，应立即将原件或复印件分送县长、主任。对县委书记、县长批示的公文，要及时掌握办理情况，并向分管副主任或主任报告。
        4、公文传批过程中，如遇领导出差或因其他原因不能批阅公文时，有关科室与其秘书联系，商定传批方式。
        5、领导阅批后的公文，应按“谁送退谁”的原则及时退文，不得横传，以免泄密和丢失文件。
        6、紧急公文，应在公文右上角醒目地方注明“急件”或“特急件”。
        7、下班后和节假日，除“急件”外，其他公文原则上不要传批。
        （四）公文起草和审核
经县政府领导同意以县政府或县政府办公室名义制发的公文，要切实把好协调会签关、内容和文字审核关、呈批关。
        1、准确使用文种。《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）规定的公文种类共13种，即：⑴命令（令）；⑵决定；⑶公告；⑷通告；⑸通知；⑹通报；⑺议案；⑻报告；⑼请示；⑽批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。必须严格按规定的适用范围准确使用。不得在规定文种之外自立文种；不得用“令”的形式发布文件；不得滥用“公告”；请示和报告不得混用、并用；不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准等一律用“函”。
        2、规范公文格式。公文格式即公文的样式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。在一份文件上，必须正确使用和标注。发文字号中的机关代字和年份、密级、急缓、标题、主送、抄送、主题词等栏目由文书科制文人员填写，拟稿栏目填写拟稿人或拟稿单位，核稿栏分别由改稿人、核稿人签署姓名。签发栏由领导签署意见和姓名等内容。文件签发后，由办文人员填写发文字号中的顺序号和份数，交打印人员打印。
        3、认真起草、修改文稿。
        （1）符合法律法规、方针政策和有关规定。如提出新的政策性规定，要切实可行，并加以说明。
        （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
        （3）人名、地名、数字、引文准确；引用公文，应先引标题后引发文字号；必须使用法定计量单位；文内使用简称应先用全称，并注明简称；日期应写具体的年月日。
        （4）文件的批语，除特殊情况外，一般不要写“参照执行”，应写“遵照执行”或“贯彻执行”。
        （5）文件中一般不引用领导个人讲话，不得出现对地方党委作指示、交任务的字句。
        （6）下发规范性文件用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题。标题中除法律、法规、规章名称加书引号外，一般不使用标点符号。
        (７)技术性、专业性较强的文稿送审之前，还要通知主管部门负责人阅看，进一步增删、补充、修改，并签署姓名，再送分管副主任、主任、分管副县长审阅。
        ４、严格审核文稿，确保公文质量。文稿在送领导签发之前，必须认真审核。审核的重点是：是否需要行文，以什么名义行文；内容与国家法律、法规和上级有关方针、政策及规定是否一致，与县委、县政府已有的规定是否矛盾；要求和措施是否明确具体，切实可行；涉及几个部门职权范围的问题是否协商一致并经过会签；文字表述、文种和标点使用、文字书写是否准确规范；公文格式是否符合规定。凡未经审核的文稿，不得送领导人签发。
        规范性文件由县法制办公室审核，一般情况下，县法制办应在收文后10个工作日内审核完毕，签署意见送文书科按规定程序办理。
        （五）主要文件及其适用范围
        １、《建始县人民政府文件（建政发）》主要适用于部署全局性工作，发布比较重大的对全县有普遍指导的文件；施行行政措施，发布重要决定、命令、指示、通告、通报；下达全县国民经济和社会发展计划；批转县政府职能部门或乡镇带有普遍指导作用的重要请示、报告、意见等。
        ２、《建始县人民政府文件（建政文）》，用于向省、州政府报送请示和报告。
        ３、《建始县人民政府文件（建政任）》，用于下发县政府在法定职权内任免干部的通知。
        ４、《建始县人民政府（建政函）》，用于向县人大报送议案；以县政府名义就某一重大事项对有关乡镇和部门下发通知，或对某一重要请示作出批复；同省、州直部门、其他平行和不相隶属单位商洽、询问、答复问题等。
        ５、《建始县人民政府办公室文件（建政办发）》，是县政府文件的补充形式，主要用于传达县政府关于某一个方面工作的决定，传达县政府领导对全局性工作的批示或指示，下达需要各乡镇、县政府各部门周知和办理的事项，转发上级、同级或不相隶属机关的公文等。
        ６、《建始县人民政府办公室（建政办函）》，用于答复个别乡镇或部门的一般请示事项，传达政府领导对个别乡镇、部门的批示，征询有关乡镇或部门意见，以及同平行或不相隶属单位商洽工作等。
        ７、《传真电报（建政办电）》，用于县政府和县政府办公室通知召开会议、时效性较强事项、政务活动安排、处理突发性事件的措施等。
        ８、县政府会议纪要包括：《县政府常务会议纪要》、《县长办公会议纪要》、《县政府专题会议纪要》，分别印发县政府不同类型会议研究决定事项。
        ９、《政府情况通报》，刊载县长、副县长等领导在县政府会议上的重要讲话和县政府重大工作部署及重要活动情况等。
        （六）公文签发
        １、以县政府文件发布规范性文件和重要行政性措施、决定，向县人大或县人大常委会提出议案，人员任免，报县长签署。县长因公外出，由县长委托常务副县长签署。
        ２、以县政府文件下发通告、通知、意见、通报以及批复，向省政府、州政府报送请示和报告，以分管副县长或主任审核后，报常务副县长或县长签发。以县政府名义致函不相隶属机关相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准，报分管县长签发。其中，重大问题由常务副县长或县长签发。
        ３、以县政府办公室名义下发文件，由主任签发；文中如注明“经县人民政府同意”，应报常务副县长审批。以县政府办公室名义联系商洽一般事务性工作的函件，由分管副主任或主任签发。
        ４、县政府常务会议纪要、县长办公会议纪要，一般由主任签发，必要时报常务副县长或县长签发。县政府专题会议纪要经相关部门会签后由有关副主任或主持会议的副县长、县长签发；会议议定事项超出主持会议副县长分管的范围，应经主任签署意见呈相关副县长，报常务副县长或县长签发。
        ５、县长、副县长的讲话需要发政府情况通报的一般应经本人审定，由参加会议的副主任或主任审核签发。
        ６、县政府办公室承办的以县委、县政府（包括两办）名义联合下发的文件（包括上报州委、州政府的文件），应将起草或修改的文稿先经分管副主任或主任审核后，报分管副县长或县长签署意见，再送县委办公室。
        （七）公文复核和缮印
        １、公文经签发后，办文人员应对文稿进行清理，连同文稿形成的背景材料、领导批示、部门代拟稿和转发稿原件、有关部门意见和会签意见资料一并送文书科。
        ２、文书科要对公文进行最后复核。复核的主要内容是：文件的体例、格式是否完整、统一、规范；文种使用是否正确；行文规则和密级、分送范围是否恰当，是否符合国务院办公厅、省政府办公厅公文处理有关规定；传批手续是否完备。复核中发现文字、内容等方面的问题，要及时解决。
        ３、对打印清样要认真校对。校对中发现文字方面的问题，可作技术处理，如改动较大应请示领导审定。急件和特急件应随到随印随发。下班后和双休日，承办科室需打印文件材料，要在上班时通知文书科，以便作好安排。
        （八）公文归档
        １、县政府、县政府办公室及各科室所有档案资料，必须交文书科档案室集中归档和管理。下列公文办完后，应立即送档案室。
        ⑴国务院、国务院办公厅，省政府、省政府办公厅、州政府、州政府办公室各类文件、电报。
        ⑵县政府、县政府办公室各类公文的底稿、正本及相关的背景材料。
        ⑶县政府全体会议、常务会议、县长办公会议、专题会议，以及办公室主任办公会议的记录、纪要、备忘录。
        ⑷县政府领导参加会议带回的会议文件。
        ⑸县政府向省、州政府的汇报稿。
        ⑹县政府提请县人大或县人大常委会审议通过和批准的文件。
        ⑺县政府领导批示、修改的文件及有关办理结果报告。
        ⑻县政府主要领导的手稿、讲话稿。
        ⑼县直各部门向县政府的请示、报告。
        ⑽省政府、州政府各部门主送县政府的公文。
        ⑾主任和副主任批示办理的文件及附件。
        ⑿其他有保存价值需要存档的文件、资料。
        2、县政府领导和办公室主任、副主任批示的公文，原则上将原件留存归档，将复印件转部门。
        3、各科室当年应归档的公文，应于次年第一季度送档案室办理移交手续。绝密文件办毕后必须即时送档案室，由档案室负责保管，按期归档。