ERP系统设计中供应商控制要点解析

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      在erp系统中，相关业务基本上是围绕着销售、采购、生产及财务四个环节展开的。其中供应商控制则是采购环节的主要控制点之一。可以这么说，供应商控制好了，采购环节任务就完成一大半。在这篇文章中，笔者就系统开发中供应商控制相关的难点做一些梳理。

      难点一：一个产品多个供应商的控制

    在企业采购业务中，为了控制成本，往往会要求采购员针对同一产品，必须提供多家供应商。只有不同供应商之间相互比价，才能够把价格打压下去。所以在ERP系统中要做好这方面的控制控制。在这个控制中，有个细节需要注意。

      如上图所示，现在有一个产品，其编号为100211。假设其现在有上图所示的两个供应商。那么有一个问题就摆在大家面前了。在根据采购计划来生成采购订单的时候，默认情况下是下给哪个供应商呢？要知道在系统自动化作业中，如何确定供应商可是至关重要的。

    不同的系统在这里设计的思路是不同的。笔者这里就介绍一种相对来说用的比较频繁的思路。基本的流程如下。

    第一步：在产品与供应商的关联中，一个产品可以对应多个供应商。不过这个定义的过程中，需要用户在系统中设置"当前供应商"。即如果存在多个供应商的话，那么系统默认情况下会优先选择这个被设置为"当前供应商"的供应商。在系统设计中，这里就需要有一个条件的判断过程。这是比较常用的一种开发思路。不过也有些系统在设计时，则按其创建时间的先后或者价格的高低来判断。笔者认为这么判断可能都不是很合理。

    第二步：在物料申购单中，用户可以根据自己的需要来进行维护。在ERP系统中，可以根据采购计划或者销售订单来生成物料请购单，然后再根据请够单来生成采购订单。这里需要注意的是，在物料申购单中，还必须允许用户根据实际情况里调整供应商。毕竟根据销售订单来生成物料请购单是系统根据一定的规则自动判断供应商的。到底是否要采用这个供应商，还是需要根据企业的实际情况来判断。所以这中间还需要加一个人工与系统交互的界面。如下图所示。

      在这里用户可以根据企业的实际情况（如考虑运费、交期、质量稳定性等因素）来选择所需要的供应商。不过这里又有一个细节在开发时需要注意。当我们点下拉列表显示可用的供应商时，这里列出的并不是所有的供应商。而只是上面在产品信息中定义过的那两个供应商。这就要在开发设计中，多加一个查询语句，查询出这个产品所对应的供应商有哪些。这么设计的话，不但可以提高用户的选择效率，而且还可以提高准确率。

难点二：供应商的存在性认定

    在企业实务中，某个产品向哪几家供应商采购，一般都需要进行审批过。如有价格审核、验厂审核等等好几道工序。此时系统分析师就需要考虑一个问题，如果用户向没有审核过的供应商采购（有可能是无意，也有可能是故意），此时该怎么办呢？又或者说，如果一个产品在定义时，忘记关联供应商了。此时系统又会如何应对呢？

    这些内容就主要涉及到供应商的存在性认定。笔者认为，系统分析师在考虑这个问题时，至少需要想到以下应对措施。

    第一，某个产品没有指定供应商，或者指定的供应商已经不可用，此时系统该如何应对？通常情况下，笔者认为这应该不要影响到物料请购单。也就是说，从物料请购的角度讲，用户仍然可以创建。因为从管理职责来说，物料请购单是物料需求部门创建的。这个部门的用户，并不需要关心某个产品的供应商问题。到底向谁采购，这是采购员需要关注的内容。通常情况下，物料需求部门建立产品编号时，也确实不知道这个产品需要向谁采购。所以，笔者认为，即使当某个产品不存在供应商时，应该不要影响到物料请购单的生成。这里笔者建议的方案是，在自动生成物料请购单的时候，可以带出这个产品所对应的"当前供应商"。不过如果用户没有设置"当前供应商"，则供应商字段可以为空白。

    第二，在物料申购单审核时，需要去检验"供应商"这个字段是否为空白。一般来说，物料请购单会涉及到两个部门的审核。先是物料需求部门的主管需要审核，然后再由采购经理进行审核。在第二道审核的过程中，就必须要确认其采购的供应商。因为此时如果还不确定的话，那么在后续的作业中，就无法根据物料申购单来生成采购订单了。所以在物料申购单第二次审核时，需要先去判断产品所对应的供应商是否已经确认。如果这个字段仍然为空的话，那么就无法审核。如下图所示，系统会提示"没有选择供应商，请选择"的提示。

      难点三：供应商准确性认定

    在供应商控制中，还需要关注其准确性认定。这是什么意思呢？假设现在物料需求部门提出需要向某个供应商采购。而从提出需求到最终下采购订单往往会有一个时间的间隔，如可能要间隔两天。在这个过程中，如果某个供应商由于某种原因被企业枪毙掉，那又该如何应对呢？

    如假设现在系统分析师采集到这么一种信息。在6月12日企业物料需求部门提出要采购甲产品。在系统中这个产品可以向A供应商采购。此时在物料申购单上，带出的供应商信息就是A供应商。而在6月13日，企业由于发现这个供应商的产品存在以次充好的质量问题，就暂时停止向这家供应商采购。在6月14日，操作人员下这个产品的采购单时，系统需要采取什么样的操作？

    很显然，此时系统在单据审核（包括物料申购单和采购订单），应该再去审核一下跟供应商相关的信息。这里的信息主要包括两个层面。一是采购订单或者物料申购单中所定义的产品，其供应商信息是否与单据上的供应商信息向匹配。如果发现产品定义中这个产品只向供应商A采购，而实际上采购订单上的供应商信息是B，那么两者就出现匹配性问题。当遇到这种情况时，单据的审核作业就无法完成。二是审核这个供应商的状态。假设现在单据上的供应商信息与产品处定义的供应商信息是一致的，系统还需要去判断一件事情，即现在这个时间点这个供应商的状态。如果这个供应商的状态是禁止交易，那么系统就不允许审核这张单据。所以这中间就多一个审核判断的过程。只要能够想到这个问题，具体实现起来还是比较简单的。只需要在代码中通过简短的几句IF语句就可以搞定。

      难点四：供应商所用的交易币种

    跟供应商以什么币种进行交易呢？在国内，大部分企业都是通过人民币交易的。但是在外贸企业中，有时候则会采用人民币以外的币种进行交易。有些比较特别的企业（如哪些外贸企业与加工企业两者合一的企业），其同一个产品针对不同的供应商，其会采用不同的交易币种。为此，在供应商控制中还需要注意这个交易币种的问题。系统分析师只需要记住一个原则，到底以什么币种交易必须预先审批，并在系统中进行指定。在实际单据的操作中，不要忘了加一个判断条件即可。