电子文件泛滥成灾,资料管理系统有何价值?
生活在当今社会,对于电子文件一定不会陌生。时代进步,纸质文件由于存在太多无法解决的缺陷,逐渐被电子文件所代替。相信目前大部分上班族每天打交道最多的就是各种电子文件。
电子文件的定义十分广泛,其中包含:各种报表、多媒体文件、手机数据、账目单等等信息化、电子化的文件。简而言之,就是电脑中一切与工作有关的文件,都包含在内。
根据电子文件的广泛定义,可以肯定的是,每个企业的电子文件一定是多如天上繁星。而且随着每天的工作,还会持续增长。根据调查,电子文件以20%左右的增长率在飞速的增长。企业文档数量不断增加,发展到今时今日,可以用泛滥二字来形容这些电子文件。但是面对这些泛滥成灾的电子文件,很多人手足无措。
大多电子文件都对企业有很大的作用,一定要做到良好的保护。但是面对太过分散且数量巨大的文件,着实不易保护。做不到良好的保管与管理,让企业文件时刻存在着风险。对于企业来说是十分不负责任的事情。
再有,文件太过分散、简单的存储,十分容易造成泄密。面对如今恶劣的环境,层出不穷的泄密事件。使企业不得不提防,一旦自己的核心技术等真贵信息泄露,后果不堪设想。
除此之外,大量的文件资料堆积,电子文件数量过多。在日常的使用与查找中难度也会加大,浪费很多时间在查找上,拉低工作效率。浪费企业的资源,在无用之处。
面对这种种难题,企业也在不断的寻找解决方案。很多人将目光锁定到资料管理系统的身上。与此同时,关于资料管理系统的价值问题,浮出水面。很多企业都自问到底有没有必要为自己添设资料管理系统?
关于此问题,我们特意咨询了国内资料管理专家,泛普软件的专家团队。让他们为我们进行了专业的讲解。
将所有问题归类,总结。其实只有三点,保管、保密、使用。所有电子文件的烦恼,均可归结入这三点之中,只要解决这三点大问题,其他一切问题将会迎刃而解。为此,我们以最新研发的泛普文件管理系统协同资料管理系统为例,看看资料管理系统是如何应对这三点的。
1、 保管问题。
泛普文件管理系统系统采用集中存储模式。将所有文件存入自身服务器之中,进行集中存储,统一保管。此种模式可以弥补以往文件分散 ,不易于管理和管理费时的缺陷。
与扫描仪无缝集成,可将纸质文档直接扫描进入系统管理。并且提供文档属性功能,使之与现实文件相管理。方便双向查找。
定时备份,可以将系统中的文档全部进行备份保存,以防意外的发生。而且可以定时,让系统自动执行备份功能,不用手动执行。
支持外网访问。系统采用B/S架构,可通过外网进行访问。在外办公、出差、分公司等现象,均可不受影响。使用公司的文件资源。
2、安全问题
泛普文件管理系统协同资料管理系统拥有权限管理功能。公司领导可根据部门或是员工职位亦或是文件的重要程度等,进行权限分配。降低核心文件的流通率与曝光率。让文件得到良好的保密。
同时登陆限制功能与加密存储功能的搭配使用,可使文件收到全方位的保护。登陆限制功能可以限制员工只可在单位或是指定地点进行系统登陆。而加密存储则是使服务器中的文件处于加密模式。一旦加密,服务器中的文件只可在系统中或是正常途径下载后才能进行操作。用其他手段得到,是无法打开,进行任何操作的。保护文件安全。
3、使用问题
泛普文件管理系统协同资料管理系统,配备强大的协同办公功能。各种高科技、智能化的功能,让企业办公更加快捷。
例如泛普软件独有的规则功能,即自动处理功能。根据预先设定好的触发条件和执行动作。可以让系统中的文件根据需求自行运作。减少人力操作,减少资源浪费。
高级搜索功能,可针对需要搜索文件的各种信息进行查找,关键字、创建时间、修改时间、类型等。同时搜索深度可达文件正文,不仅是文件名。并且将搜索速度保持在毫秒级别。减少浪费在搜索上的众多时间。
文档关联功能,将所有相关文档进行关联。再次使用时方便查看。多版本管理,对于最终版形成之前的版本进行保存,可以随时退回或者查看,并且可记录想每一版本的独有信息,方便再次使用。定时提醒,对于日后某特定时间需要用的文件,可设置提醒,保证不会遗忘。
根据上述介绍可以得知,一款好的稳定管理系统,足以应付企业中所有关于电子文件方面的问题与困扰。所以引入一套适合自己的资料管理系统是十分必要的。在这个电子文件泛滥成灾的时期,就让资料管理系统来扫清一切电子文件困扰。
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